Как проводить совещание

Я предлагаю простой способ - еженедельную планерку.

Итак, 1. Планерка не должна быть долгой, максимум - 30-40 минут.

2. На планерке ведется журнал, в который записывается все то, что руководители собираются достичь в течение недели.

3. Планерка начинается с того, что зачитывается Цель компании.

Имеется в виду Большая цель.

Например: "Поднять конкурентоспособность Российских компаний, через ...". После этого зачитывается текущая цель, например: "Поднять доход в 5 раз в этом году".

4. После этого ведущий планерки (как правило, это или учредитель, или исполнительный директор) просит руководителей подразделений рассказать по очереди о том, что они сделали на прошлой неделе для достижения цели.

При этом основной функцией ведущего собрания является контроль того, чтобы выступающий руководитель не "лил воду" и не допускал фраз типа "мы увеличили эффективность отдела продаж на 15%". В таком случае он просто спрашивает вежливо, какие конкретно были сделаны шаги и какой получен результат.

Ответ, например, может быть таким:

Мы провели тренинг для продавцов.

разослали более 500 писем нашим потенциальным клиентам.

В общей сложности было принято 118 звонков от заинтересованных клиентов и было выставлено 53 счета на общую сумму 3 млн.600 тыс.

Общий доход по отделу составил на этой неделе 1, 8 млн.

рублей.

что на 15% больше прошлой недели. Такой ответ является приемлимым.

Ведущий планерки может инициировать короткие аплодисменты от других руководителей. Если руководитель пытается "лить воду" или "наводить тень на плетень", задача ведущего заключается в том, чтобы другие руководители это увидели.

Подойдет, например, такая фраза: "Это была непростая неделя.

Мы много думали..." При продолжении таких попыток ведущий планерки прерывает выступающего и говорит, что сейчас планерка и если нет конкретных результатов, то переходим к следующему отделу.

Или может попросить зачитать секретаря записи с прошлой планерки, а что именно планировалось достичь на этой неделе в этом отделе. Например: 1. Провести опрос по поводу нового продукта у 400 клиентов.

Сделано? Нет. 2. Выставить счета на общую сумму 2 млн.800 тыс.

рублей.

Сделано? Выставлено на 17 тысяч рублей. 3. Провести тренинг продавцов.

Сделано? Нет, мы были перегружены. Понятно, достаточно.

Переходим к следующему.

Хочу отметить, что на такой планерке вскрывается и делается видимым всем остальным руководителям, кто добивается результатов и действительно помогает компании двигаться к цели, а кто искусно изображает из себя гибкий шланг и имитирует полезную деятельность.

5. После того, как все рассказали о результатах, ставится цель на следующую неделю для всей компании, и ведущий достигает согласия у участников с этой целью.

Ведущий просит руководителей по очереди сказать, что они собираются сделать для достижения этой цели в своих областях, и это записывается в журнал.

6. Руководители могут просить что-то дополнительно сделать других руководителей, если их подразделения связаны и им нужны совместные действия.

По поводу этого достигается согласие и фиксируется в журнале. После всего этого ведущий планерки спрашивает, готовы ли они по-настоящему достичь цели на этой неделе, и объявляет СТАРТ! Эта простая и эффективная форма проведения планерки позволяет добиться интересных результатов.



Руководители либо начинают по-настоящему производить и добиваться результатов, либо сбегают из компании под разными предлогами, освобождая место новым руководителям, которые действительно хотят вносить свой вклад в команду, а не просто изображать видимость полезной деятельности, находясь в лучах славы и почета, получая не зарабатывая.

Ну и самое главное - эта форма позволяет даже очень продуктивным руководителям достигать ещё большего, чего я вам откровенно и желаю.