Wfm: Планирование Рабочего Времени И Управление Персоналом

Одна из проблем, свойственных заведениям сферы ХоРеКа (рестораны, фастфуды, кафе и гостиницы) и Колл-центр/контакт-центр , это планирование расписания.

Проблемы с планированием, прежде всего, возникают из-за плавающих графиков, различных видов их совмещения и построения графиков работы на основе квалификации (компетентности) сотрудников.

Особенно остро этот вопрос стоит в крупных сетях с большим оборотом, где правильная организация смен определяет качество обслуживания, оперативность и, самое главное, влияет на выручку и прибыль заведения или всей сети.

В свою очередь, решение задач с планированием смен позволяет минимизировать ситуации, когда в тот или иной момент на объекте оказывается недостаточное количество сотрудников (или их избыток), а также, как следствие, увеличить прибыль заведения.

сеть.

Для решения этих вопросов были придуманы многочисленные системы планирования, учета и оптимизации рабочего времени сотрудников (управление персоналом, ВФМ ), которые уже несколько лет пользуются популярностью за рубежом (и не только).

Основные проблемы, которые должны решить системы WFM:

1. Определение количества смен в зависимости от потребностей (загруженности, текучести кадров в определенный период времени).

2. Варианты распределения сотрудников по сменам и должностям.

3. Возможность гибкого изменения графика работы персонала.

4. Контроль рабочего времени.

5. Создание единой экосистемы для сотрудников и администраторов.

6. Аналитика эффективности работы персонала.

7. Подготовка данных для расчета заработной платы.

Определившись с необходимым функционалом, мы проанализировали, какой функционал у нас уже есть.

То есть в начале разработки система уже могла охватывать следующие моменты:

1. Контроль рабочего времени.

   Этот момент был охвачен базовым функционалом программного обеспечения.

2. Формирование табелей учета рабочего времени.

3. Аналитика эффективности работы персонала.

   Это было охвачено базовым функционалом (стандартные отчеты) и интеграцией с другими системами.

   То есть с помощью API можно получать любые цифры и строить необходимые диаграммы, графики и т. д. для аналитики.

4. Подготовка данных для расчета заработной платы.

   Т.

   к.

   система учитывает ставку сотрудника, отработанное время и размер оплаты труда, то этот вопрос вообще не вызвал никаких затруднений.

   Также благодаря API вы можете загрузить все данные в ERP-системы, например 1С.

1. Расписание .

   На момент разработки система имела графики работы, но их изменение и формирование было недостаточно гибким.

2. Прогнозирование .

   Система должна была на основе исторических данных (например, загруженных графиков или текучести кадров за год) понимать, сколько смен нужно в данный день и какие должности эти смены должны охватывать.

3. Распределение смен .

   Помимо прогнозирования, необходимо было правильно планировать смены, исходя из наличия кадров и их квалификации.

4. ? косистема .

   Все процессы, связанные с учётом и планированием рабочего времени (планирование, распределение и т. д.), должны выполняться в одной системе.

5. Уведомления.

   Необходимо было обеспечить своевременное оповещение сотрудников об изменении графика работы, публикации незанятых смен и т. д. В свою очередь, администраторы должны были иметь возможность получать уведомления о создаваемых заявках сотрудников.

Принцип действия

Было решено оптимизировать работу с графиками работы, передав часть возможностей обычному пользователю системы, то есть линейным сотрудникам.

Стандартные графики работы в TARGControl То есть после построения графика административным персоналом линейным сотрудникам необходимо было разрешить:

1. Отказаться от смен .

   В случае возникновения каких-либо непредвиденных ситуаций у сотрудника должна быть возможность отказаться от смены, чтобы можно было быстро найти замену на данную должность.

2. Позволять запросить события календаря ( больничный, отпуск и т. ).

   Это позволило бы оперативно решать ситуации, когда сотрудникам, ушедшим в отпуск, не была вовремя предоставлена замена.

3. Выполнение заявок на незанятые смены .

   Сотрудники должны иметь возможность оперативно получать информацию о доступных сменах и, при их наличии, иметь возможность подать заявку на работу.

В свою очередь, необходимо было разрешить администратору контролировать изменения графиков работы путем подтверждения запросов.

Всего у администраторов будет:

1. Постройте график работы (при наличии достаточного количества исторических данных сделайте прогноз).

2. Планируйте – распределяйте смены между сотрудниками.

3. Своевременно подтверждайте запросы пользователей (сотрудников).

4. В случае возникновения непредвиденных ситуаций иметь возможность корректировать график.

Он был разделен на 2 части: Назначенные смены И Открытые смены.

Меню WFM в системе TARGControl Назначенные смены - уже закрепленные за сотрудниками смены.

Открытые смены - смены, которые не закреплены за сотрудниками, но должны быть назначены.

Сотрудники имеют возможность создавать заявки на эти смены.

Кроме того, эти сдвиги могут быть впоследствии план .

При этом руководитель в любой момент может создать открытую или закрепленную смену, установив ее характеристики и принадлежность.

Создание открытой смены После сохранения смены она будет создана в режиме черновик .

То есть этот сдвиг они не смогут ознакомьтесь с персоналом и отправьте запрос на него до его публикации.

После нажатия на «Опубликовать» эта смена станет активной для сотрудников и они получат уведомление о ее публикации (подробнее об этом позже).

Однако одной из основных возможностей WFM является планирование смен (распределение).

Для планирования смен введены следующие характеристики смен и сотрудников:

1. Должность - смену с определенной должностью следует планировать только для работника определенной должности.

2. Теги - должности/квалификация персонала.

   Например, сотрудник одной должности может занимать несколько должностей.

   В данном случае действует та же логика – смену можно назначить только тому сотруднику, который соответствует определенным должностям (тэгам).

3. Доступность - наличие персонала в тот или иной момент. Доступность задается персоналом в мобильном приложении и влияет на приоритетность назначений смен.

   Если сотрудник указал, что конкретный день желателен для работы, то при распределении будет действовать приоритет. Это актуально и в обратном случае.

4. Настройки планирования - планировщик можно настроить так, чтобы он работал в рамках ваших правил или законодательства.

   Этот инструмент поможет предотвратить переутомление персонала.

Как вы можете видеть на картинке ниже, смены распределяются в зависимости от приоритета.

В ячейку, отмеченную красной полосой (сотрудник указал, что он не сможет работать в этот день), смена не назначена.

В свою очередь, смена распределялась в тот момент, когда сотрудник указывал, что расставит приоритеты в работе.

Процесс распределения смен После назначения смен останется лишь опубликовать их, после чего сотрудники, которым будут назначены смены, получат соответствующие уведомления.

Дальнейшая работа с графиком будет осуществляться по запросам сотрудников.

Это работает следующим образом:

1. Сотрудник через личный кабинет (WEB) или через мобильное приложение выполняет необходимый запрос:
   1. Открытая смена - смены , не закрепляется за сотрудниками.

      Размещается в верхней части диаграммы.

   2. Событие календаря - отпуск, больничный и т.п.

      Сотрудник также может приложить документ, например, справку.

   3. Отмена смены - заявление, разрешающее работнику отказаться от смены.

      При этом он может выбрать себе на замену коллегу, параметры смены которого позволяют ему взять на себя эту смену.

      Если сотрудник не выберет замену, после подтверждения администратором смена станет закрытой.

2. Администратор/ответственное лицо получает уведомление о запросе сотрудника на конкретное действие.

   Уведомление можно получить как через мобильное приложение, так и через почту/мессенджеры (Telegram, Viber).

3. Ответственное лицо может только подтвердить или отклонить запрос.

   Также при необходимости запрос можно скорректировать.

ВЕБ-версия	Приложение для Android/iOS

(ВЕБ и приложение ), через который выполняются все запросы.

Также одной из важных функций стало добавление аналитики личной эффективности (вкладка «Сводка» и «Отчет»).

Как видите, все процессы с графиками работы, запросами, а также учётом рабочего времени были помещены в одну систему, что соответствовало нашему исходному техническому заданию, но вы можете спросить: а как же быть? прогнозирование графики? Для создания инструмента прогнозирования было решено проанализировать 2 набора данных:

1. График работы - обязательные данные для прогнозирования.

   Для корректного прогнозирования необходимы графики работ (желательно на годовой период, если характерна сезонность).

2. Товарооборот (или другой фактор, коррелирующий с загруженностью персонала) - Дополнительная информация.

   Благодаря интеграции с кассовым ПО наша система может периодически получать данные от кассовых систем (оборот, количество чеков в час и т.д.) и использовать их для улучшения прогнозирования.

Также на этом графике мы видим оборот (прибыль) Имея большие объемы данных, мы могли их проанализировать, чтобы оптимально спрогнозировать необходимое количество смен и их характеристики (метки).

Количество транзакций за период. На этом графике можно заметить определенную цикличность.

Подводя итог, наша система может:

1. Благодаря синоптик реализовано определение количества смен и их параметров в зависимости от потребностей предприятия (оборачиваемости, сезонности и т.д.)
2. Использование функции распределение смен появилась возможность формировать график исходя из наличия и загруженности персонала, а также его квалификации.

3. С внедрением системы Запросы Добавлена возможность гибко менять график работы персонала без особых усилий.

4. Благодаря собранным данные в режиме реального времени и с помощью инструмента планирования смен вы можете контролировать рабочее время сотрудников и предотвращать сверхурочную работу.

5. Создание одного экосистемы для сотрудников и администраторов.

   Доступ в личный кабинет стал доступен со всех устройств (даже с некоторых холодильников).

6. Аналитика результативность работы персонала - отчеты, сводки и т.д.
7. Подготовка данных для расчета заработная плата - сбор данных об отработанном времени для дальнейшей загрузки в ERP-система -системы.

Однако всегда есть куда совершенствоваться, особенно в прогнозировании расписания, которое заслуживает особого внимания и статьи.

Поэтому, если вам интересно, в следующей статье я более подробно расскажу о принципе работы» синоптик », какие библиотеки использовались и как они рассчитывались.

Если у вас есть какие-либо вопросы или критика, пишите в комментариях для энергичного осуждения обсуждения! Теги: #облачные сервисы #Разработка веб-сайтов #Большие данные #аналитика #анализ данных #веб #ERP-системы #интеграция #приложение #1c #wfm #управление персоналом #urv #учет рабочего времени #системы учета

• Солитон

  19 Oct, 24

• Как Заработать Блоггеру-Фрилансеру

  19 Oct, 24

• Отечественный Процессор «Эльбрус-4С» Скоро Поступит В Серийное Производство

  19 Oct, 24

• Атс. Установить

  19 Oct, 24

• Быстрый Взгляд На Async-Await В Android

  19 Oct, 24

• Nand: Три Бита На Ячейку

  19 Oct, 24

• Люди Против Pvs-Studio: Первый Дубль

  19 Oct, 24

• Хакатон Hackcv, 7-8 Октября

  19 Oct, 24

• 2 Миллиона Точек На Карте? Легко!

  19 Oct, 24

• Катастрофа Unicode В Python3

  19 Oct, 24