Сколько раз вы посещали собрания, на которых решалось только одно — дата следующего собрания? Или где один человек доминирует на собрании? Или встреча завалена пустяками или несвязанной информацией?
Широко распространено мнение, что председательство на собрании – это просто вопрос оглашения повестки дня – то есть при условии, что повестка дня существует и что дополнения действительно охватывают темы, которые наиболее важны для рассматриваемого вопроса.
Проводить эффективное собрание – это навык. Тот, которому можно научиться. Ниже изложены некоторые простые принципы; если им следовать, это может привести к целенаправленным эффективным встречам, на которых каждый чувствует, что его мнение ценят и работа выполняется.
Правило номер 1 – нет места эго. Как председатель вы являетесь координатором, и наиболее эффективными являются те, кто слушает, кто использует открытые вопросы, чтобы выявить аргументы и вовлечь других.
Правило 2 –. Очень четко сформулируйте, какова цель встречи? Вам нужно много идей – провести мозговой штурм возможностей, определить последствия уже выявленных вещей, общие мазки или определение деталей.
Правило 3. Будьте готовы, составьте повестку дня, подготовьте и распространите все подтверждающие документы за достаточное количество времени, чтобы у других было время прочитать их заранее.
Правило 4. В начале встречи убедитесь, что все стороны представлены, и будьте резкими. Четко укажите, какое представление требуется: имя и роль или справочная информация. Укажите масштаб времени, например. «Пожалуйста, представьтесь и кратко опишите свой опыт, не более минуты».
Правило 5. С самого начала установите четкие параметры встречи: «К концу встречи мы должны достичь……. Сегодня мы сосредоточимся на принципах, поэтому оставьте пока конкретные детали».
Правило 6 – Возлагайте большие надежды. Если собрание должно начаться в 10.00, начните ровно в точку, и все, кто там будет, получат сообщение. Начните поздно, чтобы приспособиться к опоздавшим, и они решат, что опоздание — это нормально. Будьте также ясны в отношении конца времен. Если вы попросили коллег прочитать материалы перед встречей, не зачитывайте их. В следующий раз, когда вы попросите их прочитать заранее, они решат, что это не стоит затраченных усилий. Возлагайте большие надежды и придерживайтесь их.
Правило 7. Любые решения, принятые на собрании, ДОЛЖНЫ оставаться в силе. Если вы не уверены в их действительности, настройте пилотную версию с согласованным временем окончания. Не выставляйте решение напоказ, если вы недовольны результатом. Вы можете дать структуру решений, которая будет абсолютно ясно указывать, что открыто для переговоров, а что нет.
Правило 8 – Вовлекайте все стороны. Задавайте вопросы конкретным людям, если они не принимают активного участия в разбирательстве: «Что вы думаете о… Фред» Если другие доминируют, ценят свой вклад, но вовлекают других «Спасибо, Берта, это очень полезно, что делают остальные ты думаешь о том, что предложила Берта?
Правило 9. Следите за ходом встречи, определите, как все будет записываться, подведите итоги обсуждения, определите моменты для действий, кто что будет делать, временные рамки действий, как все будет контролироваться, кем и когда
Правило 10: моделируйте хорошее поведение на собраниях и не принимайте ничего меньшего от коллег. Положительное участие в деятельности, щедрость на идеи, прислушивание к другим, отсутствие агрессии, издевательств. Идеалом является здоровая профессиональная дискуссия, в которой разнообразие идей и подходов конструктивно используется для выработки наилучшего решения, а не в виде личных нападок.
Если коллеги собираются приложить все усилия, им необходимо знать, что каждый вклад ценится, что их идеи получат признание и что вся организация укрепляется благодаря коллективному успеху, а не набирает очки друг у друга. Как председатель именно вы будете задавать тон и управлять процессом.
Ведение эффективного совещания: секрет успеха
Председательство на собрании может оказаться непростой задачей, особенно если у вас нет большого опыта в этой роли. Но вашей главной заботой должно быть обеспечение того, чтобы ваша встреча прошла гладко и принесла результаты. В этой статье мы опишем некоторые ключевые принципы, которым следует следовать, проводя эффективное и продуктивное собрание.
Правило номер 1: нет места эго. Когда вы являетесь председателем, важно помнить, что ваша работа — способствовать совещанию и поддерживать его. Вам не следует слишком сильно зацикливаться на своем эго или демонстрировать свое превосходство над другими участниками. Вместо этого слушайте всех, используйте открытые вопросы, чтобы стимулировать рассуждения, и вовлекайте других в обсуждение.
Четко определите цель встречи. Прежде чем начинать любую встречу, вам необходимо четко определить ее цель. Хотите ли вы провести мозговой штурм идей или определить возможные решения или сосредоточиться на общих мазках для определения решений? Это помогает каждому понять, чего вы ожидаете от встречи, и гарантирует, что все будут работать над достижением одной и той же цели.
Подготовьте повестку дня заранее. Перед началом собрания убедитесь, что проведена адекватная подготовка, включая подготовку повестки дня и любых подтверждающих документов. Таким образом, другие смогут прочитать эти материалы заранее и иметь время обдумать свои предложения перед участием в собрании. Также важно установить время для представления каждого присутствующего, чтобы обеспечить признание вклада каждого.
Используйте высокие ожидания для мотивации процесса встречи. Установите высокие ожидания как для себя, так и для своей команды. Не стесняйтесь начинать как можно скорее: если вы начнете вовремя, это будет сигналом о том, что мнение ваших коллег уважается. Установите для себя разумные часы работы, чтобы учесть опозданий, но также убедитесь, что сроки проекта соблюдаются, чтобы поддерживать последовательный подход к управлению.
Не принимайте решений без тщательного анализа. Очень важно, чтобы все решения, принятые во время встречи, воспринимались серьезно. Обсудите потенциальные проблемы заранее, чтобы избежать недоразумений в дальнейшем. Это также может помочь вам заранее принять решение с установленным временем окончания и определить потенциальные блоки голосования, которые могут быть предметом переговоров.
Вовлекайте всех в процесс принятия решений. Поощряйте всех высказывать свое мнение и активно участвовать в дискуссиях. Если кто-то не участвует, задайте ему конкретные вопросы, чтобы он почувствовал себя вовлеченным в разговор. Кроме того, сосредоточьтесь на построении отношений с людьми, которые имеют разные точки зрения, и помогите им развить навыки и уверенность в своих собственных идеях.
-
Инструменты Шести Сигм
19 Oct, 24 -
Myspace — Место Для (Бизнес-) Друзей?
19 Oct, 24 -
Корпоративные Вывески В Лондоне
19 Oct, 24
