Часть 1. Видишь суслика? И я не вижу, а он есть.
Другими словами, если проблемы не видно, это не значит, что ее не существует. Давайте разберемся?! Работа отдела продаж предполагает создание огромного количества документов различного типа – от банальных коммерческих предложений (КП) до юридических договоров.
Если вы когда-либо занимались активными продажами, то знаете, что для повышения эффективности КП ее необходимо персонализировать - т.е.
как минимум указать ФИО контактного лица.
Что касается договоров, то здесь необходимо заполнить гораздо больше информации – все реквизиты контрагента, прикрепить спецификации, указать суммы и т. д. Вроде ничего сложного и что здесь можно улучшить? 
Бизнес-кейсы от Yoolla
Все очень просто – откройте шаблон и введите свои данные методом «Копировать-Вставить», с этим справится даже малоквалифицированный сотрудник.Просто, но не очень хорошо.
Этот случай произошел во время моей работы в ИТ-компании федерального уровня — мы участвовали в так называемом «Школьном проекте», в рамках которого несколько вендоров предоставляли ПО для школ по смешным ценам.Как правило, для повышения эффективности никто даже не думает автоматизировать какие-либо рутинные операции, особенно работу с документами.Проблема была в том, что школ в Пермском крае очень много, и договоры заключались с каждой лично.
Для этой работы пришлось выделить отдельного сотрудника.
Так вот - этот сотрудник почти две недели потратил только на создание договоров (+приложений к ним со списком поставляемой продукции) по данному проекту - внесение реквизитов в шаблон вручную.
Вроде бы все неплохо, но потом часть школ (видимо, они наконец-то поняли, что ценник просто бесплатный) решили изменить состав продукции - а значит, нужно пересчитать суммы контракта и переделать спецификации.
Это был «проигрыш-проигрыш» — ведь было потрачено очень много времени (время = деньги) и часть уже проделанной работы пришлось переделывать.
Но давайте посмотрим, какие проблемы мы увидели в данном случае: Большое количество документов требует огромного количества времени, и нельзя исключать «человеческий фактор».
Например, на составление 100 однотипных документов потребуется около 500 минут (по 5 минут на документ) или 8 часов рабочего времени - это колоссальные затраты, и мы пока не учитываем время, необходимое на проверку и исправить ошибки, Большое количество документов разного содержания – в некоторых случаях для разных клиентов приходится оформлять документы разного содержания, что не только усложняет задачу, но и требует больше времени на ее выполнение, Изменения в документе – чтобы исправить документ в случае ошибки, вам нужно будет проделать практически ту же работу, что и при создании нового документа – это стоит времени.
Ситуация, конечно, преувеличена, но если посчитать, сколько ЧП, Договоров и других документов оформляют ваши сотрудники, то цифра, скорее всего, будет значительно выше.
В этом вопросе есть еще один фактор – требуется, чтобы «бланк», которым пользуются сотрудники, был корректным и актуальным.
Ведь если сотрудник «сделал» сотню документов и все они содержат какую-то ошибку или неточность, то работа не только проделана зря, но и может нанести какой-то ущерб в будущем.
Приведем один пример, с которым сталкивался любой опытный специалист. Вы, вероятно, помните это из своего опыта:
Переговоры с клиентом завершились успешно.Если речь идет о единичном случае, то здесь ничего криминального или невозможного поделать нельзя – ну, потратим еще полчаса на переделку документов.Клиент отправляет свои реквизиты и мы с радостью подготавливаем для него договор, приложения к договору и счет. А потом «оказывается», что договоры в нашей сфере осуществляются через дочернюю компанию клиента и нам необходимо срочно переделывать весь пакет документов с новыми реквизитами.
Неприятно, конечно, но что делать? Мы переделаем весь пакет. Новые подробности и дополнительное время.
Но как мозаика складывается из отдельных элементов, так и зря потраченное время складывается в часы и даже дни рабочего времени, которое стоит тех денег, которые мы платим исполнителям.
Это означает, что Космос снова нагревается.
Часть 2. Выбор варианта реализации.
После тщательного анализа и опроса клиентов мы пришли к выводу, что основная масса документов создается по какому-то шаблону.
Для этого вам понадобится база данных, в которой будет храниться информация для создания документов и сам шаблон.
У нас есть данные и информация, потому что.
Yoolla CRM — хранилище всей необходимой информации; осталось лишь реализовать создание документа по шаблону.
Мы выбрали вариант - использовать шаблоны в формате Word 2007 (т.е.
*.
docx) - как наиболее удобный и дающий правильный результат. Преимуществом шаблона, подготовленного в Word, является простота его создания – ведь большинство пользователей (а может и 100%) нашей системы являются людьми грамотными и имеют навыки работы с пакетом MS Office. В результате получился модуль, способный создавать любой уже готовый документ по заранее подготовленному шаблону.
При этом создание документа занимает буквально несколько секунд.
Часть 3. Пример создания шаблона
Для подготовки шаблона нам понадобится MS Word или WPS Office (или любая другая программа, способная сохранить документ в формате *.docx).
За основу вы можете взять документ, которым вы уже пользуетесь – существующие коммерческие договоры, договоры, дополнительные соглашения, акты, расписки и т.п.
Шаг 1. Открываем наш шаблон и расставляем нужные теги в нужных местах шаблона с помощью системы тегов.
Например, мы использовали Акт приема-передачи и получили следующий шаблон:
Генератор документов в Yoolla CRM 
Шаг 2. Загрузите шаблон в Yoolla CRM и сохраните.
Как видите, все достаточно просто и с созданием шаблона справится любой, кто знаком с MS Word. Теперь все зависит от вашей фантазии и терпения, ведь.
Можно создавать совершенно широкий спектр различных документов - не только для внешнего, но и для внутреннего использования.
Теги охватывают данные о Клиентах – от содержимого карточки клиента до его реквизитов, Контакты – всю доступную информацию, включая дополнительные поля и Транзакции – от даты создания транзакции до спецификации с НДС и без него.
Часть 4. Считаем ценность, т. е.
деньги Итак, теперь вы можете примерно оценить, сколько времени в год вы и ваши сотрудники тратите на «отопление помещения», ведь теперь вы можете: сократить расходы за счет сокращения времени на создание новых документов в 3 раза сократить расходы за счет сокращения времени на повторное создание документов (из-за ошибок или других изменений) в 3 раза сократить затраты на помощников менеджеров, отвечающих за работу с документами (вы знаете, что с ними делать) - в 2-3 раза снижение затрат, вызванных ошибками при создании документов, не поддается измерению Если мы вдруг, случайно, непонятным образом не убедили вас в том, что только используя модуль «Генератор документов» вы начинаете экономить (Экономить – значит зарабатывать), то мы можем предложить только одно – подсчитайте ваши затраты, и вы увидите.
Подробнее о работе модуля вы можете прочитать в документация .
Теги: #crm #документооборот #тайм-менеджмент #повышение эффективности #YoolaCRM #Управление проектами #Управление продажами #Управление персоналом
-
Антивирус – Защитите Свой Компьютер
19 Oct, 24 -
Что Говорили О Javascript В 1995 Году
19 Oct, 24 -
Дайджест Laravel (8–14 Июня 2020 Г.)
19 Oct, 24
