Кто все делает, и из-за кого потом все приходится переделывать
Подавляющее большинство ИТ-инфраструктур малого бизнеса, с которыми мне приходилось сталкиваться, имеют один существенный недостаток — они не масштабируются.
Нет-нет, проблема не в том, что вы не можете подключить 51-й к имеющимся у вас на данный момент 50 компьютерам.
Проблема в том, что заложенная изначально архитектура создает непропорционально больше проблем и затрат, чем приносит пользы по мере роста бизнеса.
Для молодого бизнеса горизонт планирования обычно ограничивается годом, а то и парой месяцев, и построение ИТ-инфраструктуры — далеко не самая актуальная задача.
Если есть быстрое и дешевое решение, пусть и с побочными эффектами в будущем, бизнес предпочтет его более дорогому, но правильному с точки зрения будущих перспектив.
И в этом нет ничего плохого.
Плохо, когда такая практика продолжается после того, как бизнес окреп и уверенно смотрит в будущее.
В этой статье я выделю несколько моментов, на которые стоит вовремя обратить внимание и которые могут помочь компаниям избежать потерь, связанных с полной переделкой ИТ-инфраструктуры по мере роста бизнеса:
1. «Зоопарк» техники и несистемные закупки компьютерной техники
В малом бизнесе оборудование обычно приобретается и меняется по мере необходимости и именно в том количестве и качестве, в котором оно необходимо прямо здесь и сейчас.
Модели компьютерной техники на рынке порой меняются несколько раз в год, заменяясь более новыми или более дешевыми.
В таких условиях в небольших компаниях неизбежно появление «зоопарка» компьютерного оборудования, когда в сети невозможно найти два одинаковых сервера или даже два одинаковых компьютера, но это не является особой проблемой, пока Возникающие задачи обслуживания носят исключительно «разовый» характер.
По мере роста бизнеса разные модели оборудования, помимо линейного увеличения задач по обслуживанию, создают дополнительные трудности при планировании и внедрении изменений, создании резервов и даже обновлении компьютерного парка, требуя точного учета и анализа каждого элемента.
Все это увеличивает затраты и негативно влияет на качество выполняемых работ. На стандартизацию используемого оборудования могут уйти годы, пока ранее закупленное оборудование не израсходует свой срок службы.
Чтобы однажды не оказаться перед выбором: выбросить старую технику или переплатить за ее обслуживание, растущему бизнесу при покупке компьютерной техники необходимо руководствоваться в первую очередь вопросами совокупной стоимости владения, а не сиюминутными потребностями.
Проведение ежегодных или хотя бы ежеквартальных закупок компьютерного оборудования позволит существенно сократить «разнообразие», тем самым упростив как задачи регулярного обслуживания, так и планирования и внедрения изменений в сети.
2. Кабельная сеть формируется по количеству сотрудников.
Почему-то при аренде нового офиса руководство малого бизнеса практически всегда старается сэкономить на монтаже слаботочной (и электрической) проводки, суммы, зачастую не превышающие 10% от ежемесячной арендной платы.
Обычный аргумент: в этом офисе (30 квадратных метров) у нас будут сидеть только два человека.
Убедить руководство бизнеса ни в чем невозможно, потому что.
они точно знают, что компания «если и вырастет, то на 1-2 человека».
Естественно, через пару лет все помещения заполняются под завязку.
Нет необходимости арендовать новый офис, а старый зарос кучей проводов, выключателей и удлинителей, валяющихся на полу и имеющих свойство ломаться в самый неподходящий момент. Переделать кабельную сеть в плотно заставленном мебелью офисе, особенно когда работать можно только в выходные или даже ночью, обходится на порядок (да-да, на порядок) дороже стоимости первоначального монтажа.
.
Признайтесь себе, что вы снимаете новый офис в четыре раза больше предыдущего не для того, чтобы переплачивать за пустующее пространство.
Делайте сильноточную и слаботочную разводку исходя из максимально возможного количества комнат, и делайте это сразу.
3. Отсутствие структуры хранения данных на файловом сервере.
Файловый сервер в малом бизнесе зачастую представляет собой «сетевой диск» с 200 папками в корне и тысячами документов, назначение которого мало кто понимает. Инструкция по работе с файловым сервером для нового сотрудника обычно выглядит так: зайти на сервер в папку «Иванов» и найти в ней такой-то файл, при этом самого Иванова 6 лет назад уволили из компании.
И тем не менее, он прекрасно работает и выполняет свои функции до тех пор, пока компания остается небольшой.
Когда компания растет, на таком файловом сервере начинают происходить чудеса — кто-то выделит часть папок и переместит их куда-то, кто-то перезапишет документ, над которым неделю корпел другой сотрудник, а то и удалит что-то «ненужное».
.
Регулярное резервное копирование позволяет исправить ситуацию, но не повышает доверия к ресурсу.
В рамках существующей структуры файлового сервера распределить права доступа невозможно, потому что всем нужны все папки.
Единственный выход — спроектировать и запустить новый файловый сервер, перенести на него необходимые данные со старого и заархивировать старый.
Если вы создаете в своей компании централизованное хранилище документов, то сразу проработайте его структуру и распределение прав доступа, чтобы сотрудники могли только вводить и изменять свои данные (или данные своего подразделения).
Структура файлового сервера и распределение прав доступа – это не вопрос доверия или недоверия к сотрудникам, а в первую очередь вопрос структурирования хранения данных, когда каждый сотрудник уверен, что его работа не пропадет из-за чужой ошибки, и знает кто ответственен за бардак в той или иной папке.
4. Неограниченное количество почтовых ящиков
Принято считать, что ограничения на размер почтового ящика — это пережиток прошлого, когда дисководы были дорогими, а Интернет был медленным.
В небольших компаниях зачастую нет ограничений на размер хранимой корреспонденции, и пользователи не утруждают себя регулярной очисткой своего почтового ящика от ненужных писем, а необходимые письма спокойно хранят только на почте, потому что «их всегда можно найти там, если что».
случается».
Даже если у вас есть собственный почтовый сервер, почтовые ящики на 30 ГБ не представляют никакой проблемы, если в компании работает всего 5 человек.
При этом картина кардинально меняется, когда с почтой одновременно начинают работать хотя бы 100-200 пользователей.
Размер почтовой базы данных становится настолько большим, что для создания (и хранения) регулярных ее резервных копий требуется не только огромное дисковое пространство, но и мощные (и дорогие) системы резервного копирования.
И все это нужно лишь для того, чтобы сохранить 90% ненужной информации.
Заставить пользователей самостоятельно опустошать свои почтовые ящики нереально – ни один человек в здравом уме не сможет просмотреть их переписку за последние 5-6 лет (в среднем 50-100 тысяч писем).
Просто так удалить тоже нельзя, потому что.
Там действительно есть важные документы, которые остались на случай "если что" и о которых можно будет вспомнить только тогда, когда это "что" произойдет. Единственный выход — выгрузить весь архив, и подключить всех к пустым почтовым ящикам с настроенными ограничениями, которые побуждают пользователей немедленно удалять ненужную переписку, а важные документы сохранять там, где им действительно место.
Ограничения на размер почтового ящика – это не атавизм, это стимул сотрудников использовать почту только для текущей корреспонденции, оперативно очищая ящики от мусора и размещая важную информацию там, где ей действительно место: на файловом сервере (в папках проектов, подрядчики, договоры), в систему управления предприятием или корпоративный портал.
Политика ограничений позволяет легко мигрировать существующие почтовые ящики для любых апгрейдов и самое главное покупать оборудование и лицензии, которые будут обслуживать действительно полезный объём данных, а не огромные архивы котов и пятничных видео.
5. Права локального администратора для сотрудников
Возможность сотрудников самостоятельно устанавливать «все необходимое для работы» в лучшем случае превращает компьютер в рассадник конфликтного и контрафактного ПО, а в худшем — в центр распространения вирусов.
Тот факт, что пользователь имеет возможность влиять на работу операционной системы на компьютере, по статистике, не добавляет стабильности и скорости ее работы, а гарантированно создает проблемы.
По мере роста бизнеса эти избыточные права будут все больше отражаться на расходах на поддержку.
Для устранения последствий такой политики и избавления от накопившихся ошибок может потребоваться полная переустановка операционных систем на рабочих станциях.
Разделение прав доступа придумано не для того, чтобы ущемить чувства тех, кто в душе родился сисадмином.
Возможность ограничить доступ к настройкам системы позволяет исключить влияние некомпетентных действий или просто ошибок пользователя на качество работы операционной системы.
Практика ограничения прав доступа позволяет не только сэкономить на затратах на поддержку, но и существенно повысить стабильность компьютерных систем.
6. Разработка и построение ИТ-систем без документации.
К моему удивлению, у малого бизнеса совершенно нет проблем найти гениального программиста, который создаст сайт, корпоративный портал, систему управления или даже просто напишет пару простых отчетов.
Никого не волнует документация по коду и разработке — ведь видно, что сделано качественно, работает шикарно и стоит недорого.
Со временем первый программист куда-то исчезает и появляется второй, не менее гениальный, который также быстро, четко и недорого делает все, что от него просят и, естественно, без всякой документации — к черту эти формальности.
Но чем крупнее бизнес, тем сложнее ему найти гениальных программистов.
Компания растёт и меняется, меняются её бизнес-процессы, а потом оказывается, что этим бездарям для небольшого изменения функции, которая когда-то была полностью сделана за вас за 2 часа и тысячу рублей, требуется месяц работы и сумма на два нуля больше.
Более того, ваша система, прекрасно работавшая на старом компьютере в сети из 20 пользователей, вдруг начала тормозить на 100, хотя вы уже давно перевели ее на несравненно более быстрые сервера.
Сисадмины говорят, что серверы не загружены, а программисты что-то неуверенно бормочут про архитектуру, запросы и какую-то блокировку таблиц.
Разработанная ранее система превращается из инструмента повышения эффективности бизнеса в пылесос для денег, без которого бизнес уже не может функционировать.
Документация для систем вообще и разработки в частности не является дополнительным, но и не необходимым атрибутом качественной работы.
Для специалиста составление документации не представляет особой сложности.
Наличие документации позволяет не только упростить передачу дел новым разработчикам, но и привлечь внешних экспертов для самостоятельной оценки качества выполненного проекта.
7. Вера в бренды и покупка оборудования только под текущие задачи
Часто после очередной неудачи малый бизнес покупает «очень качественное оборудование», рассчитывая, что теперь ничего не сломается.
Поскольку бизнес пока небольшой, а оборудование дорогое, то приобретаются более скромные модели, «содержащие весь необходимый функционал».
Так компания HP выпускает двухюнитовые серверы с одним процессором, двумя дисками и 4 гигабайтами оперативной памяти, и этого зачастую достаточно для решения имеющихся задач.
По мере роста компании оказывается, что даже «очень качественное оборудование» иногда все же выходит из строя и необходимо обеспечить как минимум замену, а в идеале — горячее резервное копирование.
Кроме того, ранее приобретенное оборудование имеет недостаточную мощность, а затраты на ее увеличение (добавить оперативную память, добавить дополнительные диски и процессор) сопоставимы с покупкой нового, но не столько фирменного.
При этом ИТ-бюджеты по-прежнему ограничены и возникает вопрос, как ими правильно распорядиться.
Выбор не самый простой – придерживаться бренда или строить сеть на более доступных устройствах, но с полным резервированием, выбрасывая ранее купленные устройства.
Принимая решение о покупке того или иного оборудования, следует исходить не из тех функций, которые оно будет выполнять сейчас, а из тех функций, которые оно будет выполнять ближе к выводу из эксплуатации.
Фирменное оборудование – это, конечно, качественное оборудование, но покупать его стоит только тогда, когда качество работы ИТ-инфраструктуры невозможно улучшить никаким другим способом.
Если у вас есть выбор между покупкой одного, но фирменного сервера, и двух брендов попроще, то вам следует выбрать последнее – выгоды будет больше.
8. Заправка картриджей
Небольшие компании при покупке принтеров зачастую руководствуются вопросами эстетичного внешнего вида, скорости печати и цены самого принтера, не обращая внимания на стоимость отпечатка и планируемый объем печати – ведь заправка картриджей решает любые вопросы.
.
По мере роста компании использование оригинальных расходных материалов не дешевеет, а объемы печати увеличиваются настолько, что специалисты по заправке картриджей и инженеры по ремонту принтеров появляются в офисе практически каждый день.
Концепция «грязного отпечатка» становится фирменным стилем компании.
Сотрудники стараются не приходить в офис в белой рубашке, опасаясь испачкать ее при печати документов.
Необходимость замены ранее купленных принтеров становится очевидной.
Даже если вы сверхмалая компания, при выборе принтера ориентируйтесь на то, что картриджи в нем нужно менять не чаще одного раза в месяц, а стоимость печати доступна при покупке оригинальных расходных материалов.
.
Покупка такого принтера зачастую окупит себя с самого первого картриджа и избавит вас в будущем от необходимости выбрасывать все ранее купленные устройства в целях экономии.
9. Использование решений для малого бизнеса
На рынке представлено огромное количество решений, разработанных специально для малого бизнеса — лицензии на программное обеспечение, облачные сервисы, аналоговые телефонные станции, сканеры и принтеры, не поддерживающие работу в сети, неуправляемые коммутаторы и небольшие сетевые хранилища.
Всех их объединяет одно – их функциональность и возможности строго ограничены.
И самое страшное, что некоторые из этих ограничений зачастую невозможно снять любой ценой.
По этой причине, когда бизнес разрастается и начинает с ними сталкиваться, он оказывается перед выбором: либо смириться с ними и продолжать с ними жить, либо переделывать все полностью.
Решения для малого бизнеса отлично подходят для компаний, которые всегда будут небольшими.
Но если бизнес растет, то при принятии решения о покупке тех или иных систем следует ориентироваться не только на функциональность решения сейчас, но и на возможности этого решения в дальнейшем.
Это позволит вам не тратить деньги на приобретение систем, которые потом придется списывать, но, что самое главное, позволит сэкономить на их внедрении и последующем отказе от их использования.
Заключение:
Срок полезного использования программного и аппаратного обеспечения составляет от 3 до 5 лет, а бизнес-приложения рассчитаны на десятилетия.Вывод ИТ-систем из эксплуатации до истечения срока их полезного использования означает потерю денег.
Малый бизнес, принимая решения о тех или иных инвестициях в ИТ, часто ориентируется на один-два года их использования, а то и на несколько месяцев.
Такой горизонт планирования неизбежно приводит к ошибочным действиям и, как следствие, к потере денег в будущем.
Стоимость исправления ошибок, допущенных на старте, может значительно превышать стоимость правильной организации ИТ-инфраструктуры в самом начале.
Удачи! Иван Кормачев Компания «ИТ Департамент» www.depit.ru Теги: #ИТ-инфраструктура #Системное администрирование
-
Управляйте Клиентами С Помощью Act! В Облаке
19 Oct, 24 -
Red Hat Представила Релиз Платформы Mrg 1.2
19 Oct, 24 -
Как Я Использую Хабр Для Влияния На Людей
19 Oct, 24 -
Коаны О Программировании
19 Oct, 24 -
Калифорния Движется К Odf
19 Oct, 24 -
Skype Для Iphone – Первые Скриншоты
19 Oct, 24
