Прочитав недавнюю тему про лягушек, я понял, что сообщество Хабра не очень хорошо разбирается в вопросах тайм-менеджмента и многие так и не построили собственную систему времени.
Поэтому я постараюсь исправить этот недостаток.
Под катом вы не найдете никаких инновационных моделей тайм-менеджмента.
Это будет тот фундамент, фундамент, без которого не смогут обойтись люди, заботящиеся о своем будущем, своем благополучии и личностном развитии.
Добро пожаловать! Планирование Это самый основной момент в тайм-менеджменте.
Чтобы успеть все вовремя и сделать гораздо больше, чем раньше, необходимо планировать свой день.
Казалось бы, банальность, но в то же время многие пренебрегают этим делом, которое занимает всего 5-10 минут вашего времени в день.
Планировать дела нужно и делать это нужно каждый день.
Только так прояснится картина со всеми вашими проектами и начинаниями, только так вы поймете, куда вы идете, к чему стремитесь, насколько близко вы подошли к своей Цели и сколько еще предстоит сделать.
Только так вы сможете не увязнуть в рутине повседневных дел и всегда видеть Главное, ради чего живете и работаете.
Инструменты Для построения своей системы времени выбор инструментов совершенно не важен и лежит исключительно в плоскости ваших привычек и удобства использования.
Это может быть бумажный дневник, Календарь Google, Outlook, стикеры, коммуникатор или любой другой способ хранения и записи информации, который, по вашему мнению, будет вам удобен.
Если у вас много встреч, то лучшими вариантами будет бумажный ежедневник или коммуникатор; если вы почти все время находитесь за компьютером, то это может быть Календарь Google или другое программное обеспечение.
Лучше было бы иметь возможность синхронизации между рабочим и домашним компьютерами, чтобы всегда держать руку на пульсе и иметь доступ к своим записям в любое время.
Если вы работаете на ноутбуке, но не всегда есть Интернет, хорошим инструментом планирования является Outlook. Удобный интерфейс, отличные функции и хорошая гибкость.
В общем, выбирайте средство, исходя из вашего образа жизни и личных предпочтений.
Методы Все очень просто.
Вечером уходящего дня или утром наступающего вам необходимо разобраться во всех неотложных делах и делах, которые вы хотели сделать сегодня, и записать их в свой ежедневник.
Кейсы можно разделить на 3 типа: — Жесткий (строго привязанный ко времени.
Например, встреча с клиентом или плановая встреча, назначенная на определенное время) - Мягкие (в зависимости от сетки жёстких задач, но не зависящие от конкретного времени.
Например, написание коммерческого предложения, разработка модуля.
Они растянуты во времени и не привязаны к конкретным часам, но в то же время, они зависят от сложных задач, так как приходится останавливаться и идти к заказчику или идти на встречу) — Тыки (то, что можно сделать в любое время.
Например, позвонить другу, напомнить коллеге о вашей просьбе, проверить ход программирования модуля.
В общем, раздать запланированные тыкания подчиненным и коллегам, чтобы быть в курсе о ходе работы/проекта).
— Сверхсрочные (дела, которые появляются внезапно и требуют немедленного выполнения.
Например, срочно забрать упавший сервер) 
Как вы можете видеть из нашего плана, у нас есть два «жестких» случая, вокруг которых мы должны строить все наши «мягкие» случаи.
Например, начать «работу над системой» мы можем только в 17:00, так как утром и в перерыве между «тяжелыми» задачами мы физически не успеем выполнить эту задачу.
Ниже нашей временной шкалы мы перечислили три «шага», которые можно выполнить в любое время.
Лучше, если это произойдет во время поездки к заказчику, поскольку все три «тыка» — это, по сути, телефонный звонок.
При более глобальном планировании вещи необходимо разделить на два типа: - Краткосрочные задачи, которые необходимо выполнить в ближайшее время) — Долгосрочные (дела, которые необходимо завершить, но срок либо еще не наступил, либо его просто нет) Об этом я вам расскажу на своем примере.
Я использую Календарь Google, потому что все время сижу за компьютером и редко хожу на встречи.
Его функционала вполне достаточно, чтобы удовлетворить мои потребности в ежедневном планировании.
Как построена работа: У меня есть метод отображения временной сетки в виде недели, выстроенной по часовой шкале.
Каждый вечер в левой колонке я записываю все задачи, которые нужно выполнить завтра.
Я знаю свои сильные стороны, поэтому всегда выписываю чуть больше, чем по расчетам могу уместить в рабочий день.
Если я сделаю почти все, хорошо.
Если я сделаю абсолютно все, это просто замечательно.
Просто, возможно, какие-то дела пройдут быстрее запланированного, поэтому я всегда знаю, чем занять свободное время.
В нужных графах я записываю все свои дела – как краткосрочные, так и долгосрочные.
И каждый вечер я просто перетаскиваю блоки задач из правой колонки в левую, формируя таким образом свой будущий день, при этом мысленно расставляя приоритеты, что пора начать, а что еще ждет. Обычно краткосрочные задачи все укладываются в один рабочий день, а для долгосрочных всегда есть место, поэтому я не отделяю одно от другого строго.
Я не привязываю это к конкретному времени, поскольку специфика работы этого не требует. Сверхсрочных дел практически нет, а если и есть, то появляются спонтанно.
Вот почему они сверхсрочны.
Если я знаю о предстоящем деле за несколько дней вперед, то его вряд ли можно назвать сверхсрочным.
Таким образом, составляя план каждый вечер, я всегда в курсе своих предстоящих задач.
А теперь о том, как я формирую порядок вещей.
Приоритеты Это также один из ключевых моментов при построении вашей системы времени.
Вы должны уметь расставлять приоритеты в своих задачах и следовать заданному графику.
Если вы откладываете сложные и важные задачи на конец, вы можете просто не успеть выполнить задачу и, как следствие, получить от начальства чувство не очень комфорта из-за сорванных сроков.
Поэтому, планируя свои дела, всегда расставляйте приоритеты.
Самое важное, что нельзя откладывать, должно быть на первом месте.
Потому что, если мы пропустим сроки, у нас всегда будет запас времени, которое мы сможем отвлечь от менее срочных дел.
Самый простой и один из самых эффективных способов — составить список дел в порядке убывания срочности.
Именно так я структурирую свой день – утром начинаю решать самые насущные вопросы, а к вечеру остаются дела, которые можно отложить до следующего, более насыщенного дня.
Очень важен вопрос постоянно возникающих постоянных неотложных задач.
Например, вы запланировали работу над архитектурой системы, которая требует от вас максимальной концентрации и внимания.
И в разгар работы вы получаете задание решить вопрос с заказчиком (исправить ошибку на сайте).
Ничего страшного, если вы прервете разработку архитектуры.
Доведите дело до логического завершения и возьмитесь за сверхсрочное задание.
Вы не потеряете много времени, а лояльность начальства и клиентов повысите.
Не бойтесь менять свой ежедневный план.
Не бойтесь положить туда вещи, о которых вы даже не подозревали вчера вечером или сегодня утром.
Изменить план не только можно, но и нужно.
В противном случае вы потеряете гибкость и подвижность.
Но, если сверхсрочных дел нет, постарайтесь следовать установленному графику.
лягушки 
Я на 100% уверен, что у каждого человека есть дела, которые он не хочет делать, которые влекут за собой неприятные ощущения, отнимают много энергии, не интересны сами по себе и выполнение которых постоянно откладывается изо дня в день.
На языке тайм-менеджмента такие случаи называются «лягушками».
Это может быть поход в сберкассу, где вам придется отстоять очень длинную очередь.
Это может быть звонок заказчику, которого необходимо проинформировать о том, что проект задерживается.
Это может быть написание годового отчета.
В общем, любое занятие, которым совсем не хочется заниматься, но рано или поздно придется это сделать.
Что делать с лягушками: Все очень просто – нужно просто «съедать» по одному каждый день.
Запишите весь список лягушек на отдельном листе бумаги/отдельном вкладке/файле и «съедайте» одну каждое утро.
Вы удивитесь, но через пару недель у вас не останется ни одной лягушки, а кошки, которые постоянно чешут из-за этого душу, исчезнут без следа.
Дышать станет легче.
И каждый вечер, вернувшись домой, вы будете радоваться тому, что сделали важное дело, которое так долго висело в вашем мозгу и не давало вам спокойно задуматься о жизни и своих делах.
К тому же, это хороший мотиватор для продуктивной работы.
Вы разобрались с «лягушкой» и теперь любое дело для вас — нонсенс.
Ешьте «лягушек» и ваше настроение станет заметно выше.
Слоны 
«Слоны» на языке тайм-менеджмента — это те вещи, к которым вы не знаете, как подойти и с чего начать.
«Слонами» можно назвать сложный объемный проект, написание дипломной работы и многое другое.
То, что на первый взгляд кажется очень сложным и очень трудоемким.
Как бороться со «слонами»: Сами понимаете, что проглотить сразу целого «слона» практически невозможно.
Но можно разрезать его на «стейки» и есть по одному.
Вы поняли? 
Если мы управляем проектом, первое, что нам нужно сделать, это разбить его на небольшие компоненты («стейки»).
Например: — Написание технического задания — Выбор команды — Составление тайм-плана - Развитие дизайна — Доработка модулей CMS под задачи — Тестирование - И т. д. Вы видите, как одна большая непонятная задача сразу превратилась в набор простых действий.
Пример, конечно, примитивный, но смысл показывает хорошо, так что не обессудьте :) Поэтому, прежде чем приступить к большой сложной задаче, разбейте ее на множество мелких компонентов и приступайте к работе.
Вы и сами не заметите, как легко все пройдет и от «слона» останется только хобот и уши.
Отдых Как ни странно, но отдохнуть вам обязательно нужно.
Если не будет отдыха, не будет и плодотворной работы.
Есть два основных момента, которыми нельзя пренебрегать: - спать 8 часов - отключение от рабочих вопросов спать 8 часов Кому-то восемь часов сна могут показаться пустой тратой времени, но это необходимо.
Восемь часов – это время, в течение которого наш организм успевает отдохнуть на 100%.
Для кого-то эта цифра не очень хорошая.
Для меня, например, лучше спать семь-девять часов, но не восемь.
Не знаю, от чего это зависит, но, наблюдая за собой, я пришел к выводу, что после семи-девяти часов сна я работаю гораздо продуктивнее.
Понаблюдайте за собой и вы поймете, что для вас удобнее.
Но ни в коем случае не опускайтесь ниже семи, иначе вы будете просто бесполезны в течение дня.
Сэкономленный ночью час обернется для вас полным провалом в течение рабочего дня.
Я, естественно, не учитываю такие моменты в жизни, когда проекты сдаются, например, в тупике.
Здесь, если хоть немного поспать, это радость.
Но в обычные дни не превращайте свой график в ежедневную дрочку.
Жизнь дороже работы.
Даже если это приносит огромное удовольствие.
Отключение от рабочих вопросов Не берите работу домой.
Вам нужно отдохнуть дома.
Пообщайтесь с семьей, подругой, друзьями, посмотрите телевизор, выпейте пива, сходите на прогулку, сходите в ресторан/кафе поужинать, поиграйте в игрушку, посмотрите очередную серию Доктора Хауса.
Но нет работа.
Отключитесь от работы.
Только так вы сможете полностью восстановить свои силы на следующий день.
Находясь на работе, отключитесь на некоторое время.
Пойдите покурить или просто прогуляйтесь.
Выпить чаю.
Откройте Хабр.
Отключитесь от работы.
Подумайте о жизни, позвоните другу, пообщайтесь с коллегами на отвлеченные темы.
Главное, чтобы это не занимало 90% рабочего времени.
:) Хотя с наступлением кризиса таких людей в компаниях почти не осталось.
Очень хорошая практика — тратить 30% своего времени на схожие дела или проекты, а остальное время работать сосредоточенно.
Если вы установите такой лимит, то вы будете отдыхать или работать над своими проектами с гораздо большим удовольствием и чистой совестью.
Вы не можете работать на 100%.
Никакого удовольствия это не принесет, а если удовольствия нет, то нет смысла работать.
Мотивация Ну и последний момент, на котором хотелось бы остановиться – это мотивация.
Бывают моменты, когда совершенно ничего не хочется делать.
Я хочу открыть Хабр, например, и торчать здесь целый день, время от времени подходя к кулеру, чтобы налить очередную чашку чая.
Для таких моментов у меня есть один интересный прием, подсмотренный в книге Глеба Архангельского «Драйв времени».
Его называют «календарем Пинарик».
Это выглядит примерно так: 
Это разлинованный листок бумаги, приклеенный к блокноту, который я всегда ношу с собой.
Каждая ячейка представляет один день моей жизни.
Я разлиновывал лист до тридцати лет, то есть к моменту заполнения всех ячеек мне должно было исполниться тридцать лет. Каждый вечер я открываю лист бумаги, чтобы зачеркнуть или раскрасить клетку, символизирующую еще один прошедший день.
Если день, по моему мнению (да, я абсолютно честен перед собой) получился продуктивным, то я расписываю его полностью; если день выдался вялый и я не сделал того, что планировал, то ставлю крестик.
Таким образом я решаю сразу два вопроса мотивации: - общее количество отмеченных клеток показывает, как быстро летит время и как мало осталось до моего тридцатилетия.
Понять быстротечность времени я смог только тогда, когда приобрел себе «пинарик».
— Количество продуктивных дней в общем ритме моей жизни.
Когда я впервые начал отмечать дни, я понял, сколько дней я теряю впустую.
У меня были только сплошные кресты.
Буквально всего пара твердых клеток.
Я стал стремиться сделать больше, чтобы вечером с чистой совестью закрасить квадрат, как бы говоря себе, что сегодня был продуктивный день и я хорошо справился.
Таким образом, в среднем у меня теперь крест раз в неделю, а в остальные дни сплошная покраска.
Раньше было наоборот. И только благодаря «пинарику» я смог мотивировать себя проводить время более продуктивно.
Попробуйте тоже.
30 секунд времени каждый день недостаточно.
Но только так вы поймете, как быстро летит время и насколько оно незаменимо.
Заключение: Планируйте свою жизнь.
Потому что если нет плана, то нет и четкого пути к вашей цели.
Но если пути нет, цель недостижима.
И это навсегда останется мечтой.
А жить без цели скучно.
Удачи Вам в работе и личных делах.
Стройте планы, будьте честны с самим собой.
И сэкономьте время.
Это ценный ресурс, который невозможно купить.
Всего наилучшего.
Теги: #тайм-менеджмент #GTD
-
Экспедиция Центра Данных 2015: Тур По Азии
19 Oct, 24 -
Пилотный Выпуск Подкаста «Голос Жуйки» №01
19 Oct, 24 -
Экранное Пространство Ambient Occlusion
19 Oct, 24 -
Чудо-Выборы — Трактор + Ableton
19 Oct, 24
