Я не поленился и позвонил нескольким руководителям компаний, моим клиентам.
По теме - знают ли они, что такое «система поддержки принятия решений»? Они не знают. Однако этим пользуются все.
Нам необходимо внести ясность в этот вопрос.
И, заодно, будем считать эту статью четвертой частью серии статей по тестированию ERP-систем.
Те, кто считает, что принятие решений является прерогативой важных людей, занимающих высокие посты, ошибаются.
На самом деле в бизнесе ежедневно принимается большое количество решений на разных уровнях.
Когда я написал первая часть , некоторые читатели обвиняли меня в том, что я пишу о каких-то слишком простых вещах, а не о высоких материях.
И что ERP-системы созданы именно для высоких дел.
В этой части мы поговорим о высоких материях.
Я просто не мог говорить о сложных отчетах и анализе, не говоря о простых инструментах автоматизации бизнес-процессов, без которых невозможен никакой анализ.
Так что же такое «система поддержки принятия решений»? На самом деле, это просто.
Вот вы едете на машине.
Каждую секунду ты принимаешь решения: то прибавить газу, то сбавить скорость, то заправиться, то еще что-то.
Как вы их принимаете? Ну и конечно, глядя на панель приборов.
Никто не будет принимать за вас решения, но вам необходима адекватная информация о положении дел, чтобы сделать правильный вывод. Решения принимаются на разных уровнях.
В некоторых случаях достаточно просто иметь перед глазами правильные данные и вы примете безошибочное решение, как и в случае с автомобилем.
Однако если представить себя за штурвалом авиалайнера, ситуация уже меняется.
Здесь тоже есть инструменты, и они работают, но для принятия решения необходима особая подготовка.
Здесь просто прозрачной картинки недостаточно.
Бывают и более сложные случаи, когда прозрачность картинки (показания приборов) бесполезна, поскольку данные слишком Человек просто не сможет переварить столько-то данных и не примет правильное решение.
Поэтому при отсутствии системы поддержки принятия решений эти решения принимаются интуитивно.
Ну, как известно, человеку свойственно ошибаться.
Буквально каждый день в бизнесе возникает множество вопросов, требующих быстрых ответов и решений.
Вот лишь малая часть самых простых из них:
- Деньги пришли?
- когда прибудет товар?
- сколько он нам должен?
- сколько денег в кассе?
- Дебиторская задолженность компании растет или падает?
- сколько мы заработали в прошлом месяце?
- куда делся контракт?
- Сколько товаров имеется на складе?
- когда будет доставка?
Все эти вопросы интересуют разных людей: от рядового менеджера до руководителя компании.
Нам нужны ответы на эти вопросы, чтобы.
принимать решения.
Ответы на такие вопросы дает простой дашборд. Зная ответы на такие простые вопросы, вы быстро примете правильное решение.
А сейчас ситуация сложнее.
Ваша компания что-то производит или распространяет. Вопросы, которые напрямую влияют на уровень конкуренции и эффективность вашей компании:
- Что мне купить сейчас?
- Что я не должна купить?
- Сколько мне следует купить?
- Когда мне следует покупать?
- Что мне следует производить?
- Сколько я должен производить?
Компания не покупает то, что ей сейчас не нужно.
Она покупает и производит то, что сейчас важнее всего.
Он не затоваривает склады; производит быстро и в срок.
Если вы Нет зная, что тебе следует купить в первую очередь сейчас, ты купишь не ту вещь, и:
- тратить деньги, которые вы не могли бы потратить.
- увеличить запасы на складах.
- не покупайте то, что вам нужно.
- требуемый заказ будет без необходимых комплектующих и будет просроченным.
Ответы на эти вопросы должны быть на уровне математической точности, чтобы исключить человеческий фактор.
Такой системой, на мой взгляд, является теория ограничений Голдратта.
Я рассказал (и показал), как это работает в сфере управления закупками.
здесь , в сфере производства здесь .
Таким образом, система поддержки принятия решений – это инструмент, позволяющий быстро получить информацию, необходимую для принятия правильного решения.
Но в каком виде нужна эта информация? И здесь главная трудность.
Вы даже можете найти иголку в стоге сена.
Только какими усилиями.
Информация должна быть лаконичной, простой и не требующей каких-либо усилий для ее восприятия.
Например, в закупках и производстве это просто список, отсортированный по убыванию приоритета.
Принцип прост – делайте то, что написано выше.
Например, во многих ERP-системах, чтобы просто просмотреть остатки определенного продукта на склады, запасы и другая очень простая информация, нужно сделать целый отчет. Это базовая информация, несколько цифр, но чтобы их получить нужно выполнить множество действий.
Информация должна быть дозированной.
Отчет, состоящий из более чем одной страницы, является подозрительным.
Сначала нужно увидеть главное, потом, если есть необходимость, детализировать информацию, а не сваливать все сразу.
В противном случае вы потратите огромное количество времени на поиск необходимой информации.
Вот как, например, может выглядеть отчет о финансовом состоянии предприятия.
Здесь все понятно на одном экране.
Сколько у нас денег, сколько мы должны, сколько мы должны и т. д. 
В результате вы понимаете, растёт ваша компания вообще или нет. Как меняются основные показатели с течением времени и т. д. И вы можете принимать решения по их изменению.
Вам не нравится размер дебиторской задолженности.
Потом детализируете его в необходимом контексте (например, по клиенту) и работаете с ним.
Отправляйте письма клиентам, звоните и т. д. И ваши действия должны изменить ситуацию к лучшему.
Если они его изменят, значит, вы приняли правильное решение.
Отчет, показанный ниже, расскажет вам, откуда на самом деле поступает прибыль вашей компании.
Как вы зарабатываете деньги, где и сколько тратите и как ситуация меняется со временем.
Если компания имеет разветвленную отраслевую структуру, то, конечно, такой отчет необходимо получать не только по всему предприятию, но и по каждому филиалу в отдельности.
«Средняя температура по больнице» — это, конечно, неплохо, но и желательно для каждого пациента.
Что делать, если окажется, что один из филиалов нерентабелен? Вот для чего это нужно.
Если бизнес проектно-ориентированный, то конечно система должна предоставлять такой отчет по проектам, чтобы понимать какие из них убыточные, а какие прибыльные, чтобы понять причины нерентабельности и что-то скорректировать.
Есть еще один отчет, в котором рассказывается о финансовых потоках, но не буду перегружать пост картинками, думаю, и так понятно.
Это называется отчет о движении денежных средств.
По большому счету он показывает, насколько больше денег поступает в компанию, чем уходит из нее.
Особо серьезные выводы о положении дел сделать невозможно, но многие «купятся» и считают, что раз есть деньги, то дела идут хорошо.
Но на самом деле о положении дел могут говорить только те два доклада, которые я показал.
Если в бизнесе есть деньги, это не значит, что их можно брать в карман, ведь не факт, что компания эти деньги заработала.
Иллюзия, что все хорошо, может возникнуть из-за того, что клиенты вносят предоплату, а банки дают кредиты.
И тогда возникают кризисы.
Поэтому подходить к оценке состояния компании нужно умело.
Если у компании десятки тысяч товаров, то необходимо постоянно оптимизировать ассортимент и оптимизировать складские запасы.
Система должна помочь ответить на вопрос – где лидеры, а где аутсайдеры среди номенклатуры.
Вы всегда должны знать, какие продукты не приносят вам ничего, кроме головной боли.
Наличие товара в вашем ассортименте означает и его стоимость.
Товар нужно доставить, его нужно хранить, обеспечить документами и т. д. А что, если он вообще не принесет никакой прибыли? Более того, очень интересно обнаружить в своем ассортименте товар, который не приносит прибыли, но приносит большой оборот. Это одни из самых опасных продуктов.
Какие из них необходимо решить в первую очередь.
Выясните причины низкой рентабельности и устраните их.
Или отказаться от такого продукта.
Конечно, сделать это вручную, без ERP-системы, просто нереально.
Неправильные, бессистемные закупки могут нанести серьезный ущерб бизнесу.
Можно заморозить на складе огромную сумму денег, а потом все равно иметь проблемы с продажей того, что никому не нужно.
Как говаривал старик Матроскин, «чтобы продать что-то ненужное, надо сначала купить что-нибудь ненужное».
А продать - это просто проблема.
Эту тему я затронул в статье Ищем оборотный капитал , не хочу повторяться.
Или, например, оптимизация клиентской базы.
Вот у вас 500 клиентов.
Один приносит 0,1% оборота, но при этом 3% прибыли, а другой приносит 3% оборота, но при этом 0,1% прибыли и еще 10% дебиторской задолженности.
Первый – ваш лучший клиент, а второй – паразит, красиво поселившийся у вас на шее.
Все это нужно знать и с этим работать.
Первый – самый внимательный менеджер, второй – самый опытный, способный провести сложные переговоры, чтобы как-то изменить эту ситуацию.
Другая ситуация.
На картинке показаны остатки на складе и другая интересная информация о товаре.
Интересная информация агрегирована.
Если кого-то заинтересует, он нажмет кнопку и подробно расскажет интересующую его информацию.
Например, для кого именно эти три штуки в резерве или когда именно придут эти 7 штук согласно накладной.
Другими словами, такая система должна иметь характер айсберга или конуса.
Вы получаете сжатую информацию, которую можете при желании детализировать и получить более подробно.
Иногда даже в простой ситуации система перегружает пользователя совершенно непонятными данными.
Лично наблюдал следующую ситуацию: вот есть счет, нужно посмотреть, когда и на какую сумму он был оплачен и по какому платежному поручению.
Итак, мне показали специальную форму, которая вызывается несколькими кнопками.
И в этом самом виде данных было столько, что даже голова пошла кругом.
Бесконечное количество дат, сумм, галочек и прочих «шапочек».
Даже демонстратор затруднился сразу ответить на мой простой вопрос о том, зачем все это разнообразие кнопок и флажков.
Система поддержки принятия решений должна быть построена по принципу нормального конуса, а не обратного конуса, который перевернут. И чтобы узнать нужную информацию, нужно бесконечно изучать «лист» на 20 листах, вооружившись калькулятором.
Теги: #система поддержки принятия решений #ERP #erp #ERP-системы #автоматизация бизнеса #автоматизация бизнеса #автоматизация предприятия #системы управления предприятием #ERP-системы
-
С Чего Начинается Бэм?
19 Oct, 24
