Команда Яндекс.
Денег написала для vc.ru колонку о своем опыте перехода на электронный документооборот и рассказала, что для этого нужно сделать.
Идея перехода на электронный документооборот (ЭДО) возникла в Яндекс.
Деньгах одновременно с ростом документооборота.
Бумаги никто не любит, и постоянные стоны по ним, а также известные ситуации типа «Ваши документы где-то потерялись» и «Пожалуйста, пришлите курьера для подписания договора» могут свести с ума любого бизнесмена.
Но это только половина истории.
Вторая половина заключается в том, что со временем предприятие буквально обрастает макулатурой.
В конце концов, мы — сервис электронных платежей и уже пятнадцать лет помогаем людям расплачиваться безналичными.
Мы и здесь решили взять верх над бумагой, следуя принципу «Хочешь победить – возглавь процесс».
Наш путь к победе оказался трудным и поучительным.
Сегодня у Яндекс.
Денег более 75 тысяч партнеров — интернет-магазинов, принимающих оплату через Яндекс.
Кассу.
Также мы сотрудничаем с тысячами компаний, которые помогают сделать наш сервис удобнее – это банки, платежные агенты и многие другие организации.
Любой интернет-магазин постоянно получает реестры платежей и акты – информацию обо всех платежах, совершенных в течение дня.
Есть и внутренние документы – например, заявления на отпуск, больничный и приказы о переводе.
В результате специалисты по управлению записями и кадрам должны обрабатывать тысячи и тысячи различных документов.
Начни с себя
Прежде чем выстроить весь процесс электронного документооборота, мы провели некоторое тестирование.Для этого наши разработчики создали программу на платформе 1С, которая помогает оформлять кадровые документы.
Например, с ним сотрудник легко может оформить командировку – и больше не нужно подписывать приказ, а потом и авансовый отчет в бумажном виде.
Кроме того, через программу можно оформить отпуск или заказать дополнительный лимит на еду и сотовую связь.
Для подтверждения своих действий сотрудники используют электронную подпись, выданную сертифицированным удостоверяющим центром.
Все согласования происходят в электронном виде, поэтому больше никакой бумажной волокиты, траты времени и нервов.
За два года штат компании увеличился более чем вдвое — до 530 человек, но кадровым учетом по-прежнему занимаются лишь три человека.
Контрагенты
На втором этапе мы решили предложить аналогичный инструмент нашим партнерам.Для этого необходимо было выбрать оператор ЭDO. Крупных игроков на рынке немного, и обычно компании подключаются к Диадоку.
Прежде чем выбрать оператора, полезно прочитать отзывы о нем, проверить работу службы поддержки и узнать у партнеров, чьими услугами они пользуются.
В итоге мы выбрали Диадок и присоединились в мае 2015 года.
Кстати, это заняло всего три дня.
ЭОператоры ДО взимают плату только за отправку документов – все входящие документы бесплатны.
Тарифы везде разные; Обычно взимается годовая абонентская плата.
Стоимость зависит от объема отправляемых документов и варьируется от 3,5 до 120 тысяч рублей.
За 1–3 тысячи документов придется заплатить примерно 10 тысяч рублей.
Для сравнения, в прошлом году на закупку бумаги мы потратили более 170 тысяч рублей.
В этом году наши расходы сократятся примерно на 10%.
Кажется, это не очень много, но без ЭDO, при нынешних темпах роста штата и количества подрядчиков, наши затраты на бумагу не уменьшились бы, а увеличились бы в полтора раза.
К сожалению, некоторые документы все же приходится использовать в бумажном виде, но возможность отправки некоторых документов в электронном виде существенно облегчает жизнь нашим контрагентам.
Раньше приходилось ждать акты по почте и держать их при себе.
В нужный момент документ найти не удалось, и тогда претензий со стороны налоговой инспекции не избежать.
Теперь контрагенты получают все мгновенно и не ждут часами, а иногда и днями доставки актов курьером или их прибытия по почте.
Получатель может немедленно подписать документ или отправить его обратно с пожеланиями по редактированию.
Теперь на утверждение одной бумаги у нас обычно уходит всего час, а не неделя, как раньше.
Сегодня через ЭDO с нами уже работают около 300 компаний, и каждый квартал к нам присоединяются около 100 новых.
Честно говоря, убедить наших партнеров было непросто: многие, сами того не понимая, думают, что это слишком сложно и дорого, а других просто пугает бухгалтер, привыкший работать по старинке.
Опробовав на себе электронный документооборот, можем сказать: оно того стоит. Вот, например, еще один аргумент для сомневающихся: 11 тысяч листов бумаги равны одному сохранившемуся дереву.
В этом году мы потратили на 50 тысяч листов меньше, чем в прошлом году, а это значит, что Яндекс.
Касса и наши партнеры уже сэкономили почти пять деревьев.
Немного, но, согласитесь, очень приятно.
Что необходимо для подключения к ЭДО:По закону документы с электронной квалифицированной подписью имеют такую же юридическую силу, как и обычные бумаги.
- Получите электронную подпись.
Получить его можно в удостоверяющем центре, список которых можно найти.
Здесь .
- Заключите договор с оператором ЭDO и начните обмениваться документами онлайн.
- К ЭDO лучше переходить постепенно, привлекая одного контрагента за другим.
Проверить, кто из них уже работает с конкретной системой, можно с помощью поиска: достаточно ввести ИНН или название компании.
Если вашего партнера нет в базе данных, вы можете отправить ему предложение о переходе на электронный документооборот. Если контрагент уже работает с другим оператором ЭDO, вы можете воспользоваться роумингом, который позволяет обмениваться документами из разных систем.
- С помощью ЭDO вы сможете не только создавать новые документы, но и редактировать уже готовые, скачав их из 1С или прямо с компьютера в любом формате, например pdf, doc или xml. Система распознает данные, содержащиеся в файле, проанализирует их и укажет, какие поля необходимо заполнить.
Электронный контроль помогает избежать ошибок в документах и заполнить их в соответствии с требованиями бухгалтерского и налогового учета.
- Далее документы передаются на согласование или подпись контрагенту.
Он получает уведомление о поступлении новых бумаг и может работать с ними прямо из веб-версии системы или из модуля 1С.
А с помощью «облачной» электронной подписи это можно сделать даже со смартфона или планшета.
Веб-версия позволяет легко создавать, отправлять и получать электронные документы без установки дополнительных программ.
Таким образом, при запросе отчетности в налоговой инспекции вам не придется собирать кучу актов – все документы будут отправлены из системы ЭDO.
-
Полное Дерьмо: 3 Неудачи С Apache Kafka
19 Oct, 24 -
Армянско-Русский Словарь
19 Oct, 24 -
Советы По Visual Studio / Сара Форд
19 Oct, 24
