Создатель и бывший руководитель издательства «Манн, Иванов и Фербер» Михаил Иванов запустил новую платформу Умное чтение , где публикуются обзоры интересных научно-популярных книг.
В рамках партнерства с платформой CPU публикует краткое изложение основных идей из книги С.
Дж.
Скотта «Ноль в почтовом ящике: проверенные методы управления электронной почтой».
Введение
Ээлектронная почта отнимает у вас много времени? Вы тонете в потоке электронных писем, забываете отвечать на важные сообщения или не можете найти время для работы над стратегическими проектами из-за постоянного наплыва срочных заданий? Электронная почта — важный элемент современной работы и даже личной жизни, но это палка о двух концах.Электронная почта может быть инструментом, повышающим вашу продуктивность, а может быть пустой тратой времени.
По данным исследования McKinsey, топ-менеджеры тратят 28% своего рабочего времени на сортировку электронной почты, составление сообщений и ответы на них.Есть люди, которые полностью перестали пользоваться электронной почтой.Это больше 2 часов работы в день, а это 28 полных дней в году!
Но для большинства из нас этот вариант, скорее всего, социально неприемлем — в реальной жизни почта нужна нам для работы и общения с друзьями.
Чтобы сделать электронную почту своим другом, вам придется разработать новую стратегию и придерживаться ее.
В этой книге вы найдете советы и приемы, которые помогут сократить время, затрачиваемое на работу с электронной почтой, в 3–4 раза.
Постепенно вводя новые привычки в свой распорядок дня, вы сможете ежедневно очищать почтовый ящик и уменьшать стресс, вызванный потоком сообщений.
Книга также содержит множество ссылок на полезные онлайн-сервисы и инструменты для повышения эффективности личной и командной работы.
1. Вредные мифы об электронной почте
Прежде чем мы начнем описывать полезные приемы работы с электронной почтой, важно выявить те установки, которые мешают нам грамотно использовать электронную почту.Не разрушив эти мифы, мы будем снова и снова скатываться к старому поведению.
Миф №1: Мы должны всегда быть на связи
Практически любой из нас проверяет электронную почту гораздо чаще, чем это объективно необходимо.Мы считаем невежливым не отвечать на электронные письма как можно скорее.
Однако почта по своей природе не является средством быстрой связи – для этого существуют телефоны и службы обмена мгновенными сообщениями.
Человек, отправляющий вам электронное письмо, не знает, что вы делаете в данный момент, находитесь ли вы за компьютером и можете ли вы ответить.
Поэтому вы имеете полное право не прерываться сообщениями электронной почты каждые пять минут, а ответить, когда у вас есть возможность.
Если в специфику вашей работы не входит немедленная реакция на письма (например, техподдержка), то абсолютно нормально и социально приемлемо ответить на письмо в течение пары часов, а то и суток, с момента его получения.
Миф №2: Короткие электронные письма — это невежливо
Посмотрите на это так: длинные электронные письма неуважительны к времени получателя.Если на сообщение можно осмысленно ответить одной строкой, нет необходимости сочинять «Войну и мир».
Лучший ответ – тот, который содержит всю необходимую информацию минимумом слов.
Миф №3: Приоритеты других людей важнее ваших.
Одним из известных инструментов тайм-менеджмента является «матрица Эйзенхауэра», которая делит все задачи на 4 категории в зависимости от их срочности и важности.
Мы готовы поспорить, что большинство писем в вашем почтовом ящике попадают в третий или четвертый квадрант этой матрицы: «срочно, но не важно» или «не срочно и не важно».
Однако постоянное переключение вашего внимания на программу электронной почты отвлекает вас от «важных, но не срочных» задач, которые обычно имеют стратегическое значение и имеют решающее значение для вашей карьеры или бизнеса.
Миф № 4: Вы можете использовать свою электронную почту как список дел
Если вы оставляете электронные письма, требующие ответа или действия, в своем почтовом ящике, вы никогда не очищаете свой почтовый ящик.Более того, каждый раз, когда вы открываете почтовую программу, все ваши «хвосты» моментально выскакивают на вас, вызывая стресс и разочарование.
Известен так называемый «эффект Зейгарник» — незавершенные задачи человек запоминает лучше, чем завершенные, а это значит, что каждое незавершенное задание отнимает ресурс мышления и памяти.Невозможно и не оптимально выполнить какую-либо задачу сразу после ее получения.
Однако вам необходимо разработать отдельную систему списков задач, позволяющую выполнять все необходимые действия вовремя.
В этом случае почтовый ящик следует использовать как средство связи, а не как хранилище задач.
Миф №5: Лучшее решение проблемы заваливания письмами – «почтовое банкротство»
Иногда лавина электронных писем кажется настолько неуправляемой, что возникает соблазн просто стереть все накопленные электронные письма в вашем почтовом ящике сразу.Назовем это «почтовым банкротством».
Решение возможно, но не самое лучшее: ведь если вы не измените свои повседневные привычки, подобная ситуация повторится.
Привычки лучше внедрять по одной – так больше шансов, что они приживутся в вашей жизни.
2. Ваши новые привычки
Привычка №1: запланируйте время для проверки электронной почты.
Установите для себя определенные периоды времени, когда вы сортируете почту.
Лучше всего определить точное время – например, в 10 утра и 17 часов вечера, а не примерно «утро» и «вечер»; новая привычка требует уверенности.
Если вы получаете менее 20 сообщений в день, вам достаточно одной проверки.По опыту, первый раз проверять электронную почту лучше всего поздно утром, после того, как вы выполнили некоторые важные задачи на день, и незадолго до ухода с работы, чтобы «закрыть» день.Если поток вашей электронной почты исчисляется сотнями и скорость ответа важна, выделите 4–5 временных интервалов для проверки.
Но конкретный график будет зависеть от характера вашей работы, стиля вашего начальника и команды и так далее.
Интервальный подход к разбору почты имеет ряд преимуществ.
Ваш день станет более структурированным, а количество переключений с задачи на задачу уменьшится.
Вы станете более эффективно отвечать на электронные письма, зная, что у вас есть ограничение по времени на их обработку.
А в некоторых случаях люди, отправившие письмо, уже успеют сами решить свою проблему, еще до того, как вы прочтете их сообщение.
Привычка №2: отключать уведомления о новых сообщениях
Простое, но эффективное действие: отключите все уведомления о новых сообщениях, будь то звуковые оповещения, всплывающие окна или значки.Они заставляют вас проверять свой почтовый ящик чаще, чем это объективно необходимо, и усиливают нервозность от осознания того, что вас ждут непрочитанные сообщения.
Следующий шаг — если ваша работа позволяет это, удалите программу электронной почты со своего мобильного телефона.
Лишь немногие люди полностью отвечают на электронные письма со своего телефона; они обычно ограничиваются короткими сообщениями.
При этом вы вынуждены читать одни и те же письма несколько раз (сначала с телефона, потом с компьютера) и неизбежно прокручивать в голове нерешенные проблемы.
В первые несколько дней после отключения уведомлений у вас могут возникнуть симптомы абстиненции.
Но вскоре вы обнаружите, что ваша жизнь стала более организованной и менее напряженной.
Вы также можете отключить всплывающие сообщения и уведомления по электронной почте из социальных сетей, сообщения из мобильных приложений и сократить использование программ обмена мгновенными сообщениями.
Вы будете удивлены, сколько времени и энергии это сэкономит.
Привычка №3: Практикуйте «правило пяти предложений»
Большинство электронных писем и ответов на них можно выразить в пяти хорошо написанных предложениях.Если ответ требует много технических подробностей или описания нескольких вариантов, лучше договориться о звонке по телефону или Skype – это займет меньше времени и позволит проверить, насколько хорошо вас поняли.
Электронная почта не является универсальным решением.Если вы видите электронное письмо, которое, скорее всего, повлечет за собой длинную цепочку переписки, разъяснений, обсуждения идей и так далее, то телефонный звонок или групповая конференц-связь также может стать оптимальным решением и сэкономить время всей команды.Они отлично подходят для того, чтобы дать четкий ответ на простой вопрос, отправить стандартную информацию, отправить файл или ссылку, запланировать или подтвердить встречу или кратко проинформировать команду о статусе проекта.
Но для сложных многовариантных задач почта — не лучший инструмент. Существуют альтернативные инструменты совместной работы над проектами для случаев, когда необходимая интенсивность обмена информацией высока.
От обмена календарями в Google или Outlook до специальных сервисов, таких как Basecamp. Для хранения большого количества справочной или образовательной информации с гиперссылками подойдет Wikia.
Не проводите мозговой штурм по электронной почте.
Цените свое время.
Если определенный тип электронной почты регулярно отнимает у вас большую часть времени, подумайте, как можно оптимизировать соответствующий процесс.
Привычка №4: обрабатывать каждое входящее сообщение только один раз
В назначенное время для проверки почтового ящика начните с самого старого непрочитанного сообщения и обрабатывайте письма одно за другим, не пропуская и не выделяя.С каждой буквой вы можете выполнить одно из следующих действий:
- Удалить.
Удалите все ненужные сообщения из своего почтового ящика.
Сортируйте письма, не требующие действий или ответа, но содержащие полезную информацию, в архивные папки, чтобы при необходимости их можно было легко найти позже.
- Делегат. Не позволяйте сообщениям оставаться в вашем почтовом ящике, пересылайте их как можно скорее тому человеку, который должен действовать.
Если вам нужно контролировать результат, используйте отдельную папку, систему напоминаний или специальную утилиту для отслеживания статуса делегированных задач.
- Отвечать.
Чтобы не создавать снежный ком незавершенных задач, установите себе правило: «Если на сообщение можно ответить правильно за 5 минут, сделайте это сразу».
- Перейти к списку задач.
Задачи, требующие большего времени, следует вынести в отдельный список дел, а соответствующие письма отправить в папку, посвященную незавершенным задачам.
Хорошей практикой является отправить отправителю короткое сообщение с подтверждением получения задания и указанием примерного срока его выполнения.
Evernote — мощный инструмент для управления списками задач.Эта программа хороша тем, что предоставляет доступ к вашим записям, спискам и планам с любого компьютера, мобильного телефона или планшета под своим логином.
Привычка №5: избавьтесь от бесполезных писем
Наверняка на ваш почтовый ящик сыпется очень много рекламных и информационных рассылок, и не все из них вам нужны.Найдите минутку, чтобы отписаться от них или поставьте спам-фильтр на те рассылки, от которых нет возможности отписаться.
Вы потратите на это гораздо меньше времени, чем на регулярное удаление рекламных писем из своего почтового ящика.
Привычка №6: Освойте печать вслепую десятью пальцами
Если вы по-прежнему печатаете двумя пальцами и ищете каждую букву на клавиатуре, вы ограничиваете свои возможности по обработке электронных писем.Специальные программы обучения слепой печати позволяют увеличить скорость набора текста на 40–50%: в течение года это означает экономию часов, а то и дней работы.
Еще один «ускоритель» — быстрые комбинации клавиш.
Запомните хотя бы самые часто используемые из них, и ваша эффективность за компьютером повысится.
Привычка №7: Готовьте шаблонные ответы на стандартные электронные письма
Если вы часто пишете стандартные письма (просьбы, приглашения на встречи, регулярные отчеты и т. д.), имеет смысл подготовить шаблонный текст, в который затем при необходимости можно будет добавлять конкретные детали.
Чаще всего люди хранят шаблоны в текстовом файле.Если вас часто просят отправить по электронной почте те или иные файлы (например, инструкции, брошюры и т. д.), то для сокращения времени, затрачиваемого на поиск информации на жестком диске, стоит сохранить все подобные стандартные документы в одном каталоге на вашем жестком диске.Однако можно использовать и более «продвинутую» технологию: большинство почтовых программ имеют возможность хранить шаблоны писем и создавать на их основе собственные сообщения в пару кликов мышкой.
Для тех, для кого электронная почта является важным каналом продаж, также существуют специальные сервисы, в которых, помимо прочего, можно разрабатывать и использовать шаблоны.
рабочий стол.
Если требуемые документы имеют большой размер, их можно загрузить на один из файлообменников и по запросу прислать не сам файл, а ссылку для его скачивания.
3. Дополнительные хитрости для работы с электронной почтой
3.1. Минимизируйте количество ваших почтовых ящиков
Оптимально иметь один, максимум два почтовых ящика (рабочий и личный).Если вам необходимо поддерживать больше адресов электронной почты, вы можете настроить переадресацию электронной почты в основной почтовый ящик и обрабатывать сообщения там.
3.2. Используйте фильтры
Каждая почтовая программа позволяет настроить фильтры — алгоритмы сортировки писем по адресату, названию или тексту.Например, вы можете использовать фильтры для несрочных, но важных рассылок и информационных сообщений: собирать их в отдельную папку и просматривать раз в неделю.
Вы можете настроить автоматическое делегирование определенных сообщений или заставить программу добавлять метки (теги) в зависимости от отправителя и ключевых слов письма.
Сервис IFTTT позволяет создавать более сложные сценарии («рецепты»), например, автоматическую публикацию в социальных сетях при получении письма с определенными характеристиками, перенос данных из почты в календарь или Evernote и так далее.
3.3. Создавайте «говорящие» заголовки электронных писем
Лучший заголовок — тот, который ясно объясняет содержание письма и тип требуемого ответа.Такие заголовки потом помогут вам легко найти нужное сообщение в архиве.
Пример неудачного заголовка: «Привет!» или «Нужна помощь!» Пример хорошего заголовка: «Совещание по годовому плану [подтвердить участие]» или «Клиент А: сводная таблица продаж за 2014 год [на утверждение]».То же правило распространяется и на прикрепленные файлы.
Постарайтесь дать им «говорящие» имена, чтобы содержание было понятно из названия.
3.4. Используйте жирные шрифты и списки.
Выделите важные идеи жирным шрифтом.
Обеспечьте получателю удобство чтения, а себе уверенность в том, что даже если ваше письмо будет прочитано по диагонали, оно передаст основную мысль.
Используйте нумерованные или маркированные списки, написанные длинными буквами.
3.5. Создайте стандартную подпись
Большинство почтовых программ позволяют автоматически добавлять подпись в конце каждого письма.Укажите туда всю необходимую информацию, включая альтернативные способы связи с вами (номер телефона, имя в Skype и т. д.).
Подпись – это ваш личный и корпоративный маркетинговый инструмент. Она может включать адрес веб-сайта или ссылку на часто задаваемые вопросы.
3.6. Настройка списков рассылки
Если вам часто приходится отправлять электронные письма сразу группе получателей, имеет смысл настроить списки рассылки, чтобы в следующий раз не приходилось вводить каждый адрес отдельно.
4. Что делать с имеющимися завалами?
Что делать, если у вас прямо сейчас в папке «Входящие» 10 тысяч неотсортированных сообщений? Как с ними бороться?- Выделяйте 30 минут в день.
Такую большую работу невозможно выполнить за один раз, и, выполняя ее небольшими порциями, вы сможете очистить свой ящик, не нарушая других планов.
- Удалите массово все непрочитанные рекламные и информационные рассылки и отпишитесь от всех рассылок, не содержащих критичной для вас информации.
- Сортируйте электронные письма по отправителю и обрабатывайте похожие сообщения частями (ответить, заархивировать в определенной папке, удалить и т. д.).
Если вам давно следовало ответить на электронное письмо, начните с извинений: большинство людей страдают от наводнения электронной почтой и поймут ваши трудности.
- Не сдавайся.
Процесс очистки вашего почтового ящика может быть долгим, но если вы посвящаете этому 30 минут каждый день, в конечном итоге он закончится.
- Не позволяйте ситуации повториться.
Примените привычки, описанные в этой книге, прежде чем вы снова окажетесь наедине с тысячами непрочитанных писем.
Заключение
Чтобы начать эффективно использовать электронную почту, сначала необходимо развеять ряд мифов, в частности, о необходимости быть на связи каждую минуту.Постоянно прерывая себя для ответа на срочные, но неважные запросы, вы лишаете себя возможности работать над тем, что для вас действительно важно.
Электронная почта — важный, но не универсальный инструмент работы.
Он не очень подходит для командных обсуждений и активного обмена мнениями, для сложных дискуссий или для управления списком дел.
Для этих целей существуют альтернативные инструменты и методики.
Новые привычки следует внедрять постепенно, по одной-две за раз, и быть стойкими, не впадая в старые модели поведения.
Установите определенные временные интервалы для проверки электронной почты, отключите уведомления, отвечайте кратко и структурировано, отпишитесь от бесполезных рассылок, обрабатывайте каждое письмо только один раз.
Подготовьте стандартные шаблоны писем и научитесь печатать десятью пальцами.
Потратив время и усилия на внедрение этих привычек в свою повседневную жизнь, вы сможете сократить время, затрачиваемое на электронную почту, в 3–4 раза! Не забывайте о мелочах и технических хитростях, которые могут облегчить вам жизнь.
Потратив пару часов на настройку фильтров электронной почты или стандартной подписи, вы сэкономите гораздо больше времени и усилий в будущем.
Даже если в вашем почтовом ящике сейчас находятся тысячи непрочитанных писем, регулярно сортируя их по 30 минут в день, вы можете достичь состояния «Ноль писем в вашем почтовом ящике» и поддерживать его впоследствии.
-
Хостинг Колокейшн-Серверов И Вы
19 Oct, 24 -
Малахит
19 Oct, 24 -
Процессор
19 Oct, 24 -
Вы Используете Repl?
19 Oct, 24
