Помещение Что больше всего нужно в критический момент, например, когда вы собираетесь идти на обучение, а у вас просят Word-версию файла договора по проекту 2012 года с компанией Васи Пупкина? Правильно – этот самый файл Word. Мы выросли - ну не Мы конкретно, а компания в головном офисе, где я работаю: личный помощник начальника, ИТ-менеджер, сисадмин (только на баяне не играю), вот вам и закон компания, пара ресторанов, строительная компания и железнодорожные грузовые перевозки.
Соответственно, возникли проблемы с обменом файлами между головным офисом и дочерними компаниями, и чтобы сэкономить время любимому (лень тоже двигатель прогресса), я решил ввести общий документооборот, а не просто документооборот. , но вау!
Поискав и прочитав статьи» Большое файловое хранилище для такой маленькой компании " И " Идеальное хранилище документов ", я понял, что простого решения не существует.
ТК
Но мне хотелось бы кое-что:- Дешево – кризис, однако! (оно еще не пришло, но уже была видна звериная ухмылка)
- Универсальный
- А если надо, то пристегнуть что-нибудь еще и.
- Удобный
- И чтобы не только веб-интерфейс
- И быстрый поиск
Не буду врать, у меня был документооборот в Головном офисе, но он стоил немалых денег и удовлетворял только одному требованию - Удобство.
, но у меня это как шаблон, потому что основная идея была перед глазами.
В общей сложности была выбрана платформа SharePoint 2013 Foundation:
- Дешево — нужна только лицензия SQL, сам продукт бесплатный.
- Универсальность – понятно, что портальное решение не только покроет потребность в обмене файлами, но и позволит реализовать практически любую задачу совместной работы между распределенными офисами, а при необходимости есть куда расти.
- Удобство - чтобы я всегда мог определить, из какого источника и какая версия файла у меня открыта.
И быстро объяснить команде бухгалтеров, как этим пользоваться.
(Да-да, мы все еще воюем (должен был быть смайлик))
- Интеграция с офисом - чтобы пользователь совершал минимальное количество действий по сохранению, открытию и поиску файла.
- Быстрый поиск
- Удаленное подключение и возможность работать из дома.
- Невозможность сохранить файл с таким же именем (файл просто перезаписывается как версия)
- Работать с файлом, если в Библиотеку документов добавлены дополнительные поля, практически невозможно.
- Скорость работы
Решение
«Если бы только губы Никанора Ивановича можно было положить на нос Ивана Кузьмича.» *- Из пьесы Н.
В.
Гоголя «Женитьба» (1809-1852), слова невесты Агафьи Тихоновны.
В общем, понимая весь объём нашей совместной работы, мне не пришлось описывать бизнес-процессы организации, и я перешёл к делу.
Проблему хранения файлов SharePoint решила автоматически создаваемая иерархия папок на основе фиксированных списков, которая сразу же добавляла к документу атрибуты для дальнейшего поиска — и в этот момент произошло почти чудо.
Оказалось, что трехуровневая структура хранения файлов подходит для всех отделов, филиалов и дочерних компаний, если представить работу отдела как работу над проектами.
В результате получается структура каталогов:
- Проект
- Подпроект (связанный с, отфильтрованный по проекту)
- тип документа
При этом каждый проект/подпроект/вид документа получил свой код, каждая компания разработала свою систему кодировки, и одна и та же система кодов была перенесена на 1С - что в целом упростило внедрение системы отчетности в дальнейшем.
.
Решайте проблемы со скоростью за счет кэширования каталогов, списков документов, настроек.
Выполнение
Первое, что я сделал, это создал проводник документов для SharePoint, с основным расположением элементов интерфейса как в Outlook, левая часть — навигация, список файлов и описание файлов.Навигация «Последние редактированные документы» — отображает последние 30 документов за последние 30 дней.
«Шаблоны» — фильтрует документы по типу Шаблона, например, организационные формы, шаблоны писем или отчетов.
Еще нам пришлось реализовать возможность просмотра Библиотеки как в Проводнике (особо одаренные люди не могли понять, как пользоваться фильтрами для поиска документов).
Дополнения Номер документа — идентификатор файла библиотеки.
Все остальные поля являются ссылками на справочники.
Краткое имя библиотеки.
Каждая библиотека идентифицируется коротким кодом, который затем используется в имени файла.
Управление версиями — мне не понравилось, что делал SharePoint каждый раз, когда я сохранял версию документа, я переработал алгоритм сохранения документа, где управление версиями стало управляемым, т.е.
создается версия документа с возможностью комментирования при необходимости, или когда документ поступает из внешнего источника.
Основной интерфейс 
Поиск
Поиск реализован с помощью запросов CAML и позволяет выполнять поиск по нескольким полям одновременно, при этом сохраняются пять последних запросов.
Также были сделаны фильтры приложений.
Поиск карты и результат 
Сохранение документа 
Чтобы сохранить документ в системе, теперь необходимо дать документу имя и заполнить три поля.
Вы также можете дать описание документа и ограничить к нему доступ.
Для удобства использования вы можете импортировать документ или папку.
И все это интегрировано с Microsoft Office 2010/2013/2016. Теперь при работе с документом в названии содержатся: краткое название Библиотеки, номер и версия документа.
Такая интеграция позволяет работать с документооборотом, не выходя из привычного интерфейса.
Печенье
В общем, какие вкусняшки у нас получились:- Дешево - даже дешевле, чем планировалось, потому что.
Решение оказалось очень гибким и быстрым.
Скорость работы позволила нам подключить к нашему центральному порталу несколько удаленных офисов, что сэкономило на паре лицензий Window/SQL. И там, где было необходимо, развернули свой внутренний портал.
- Универсальность – исключена необходимость в общем файловом хранилище для всех подразделений и дочерних компаний.
- А если нужно, то быстро добавить что-то еще и.
- кто-то добавил поля в свои списки проектов/подпроектов - получил CRM-решение для отдела, кто-то добавил дополнительные (необязательные) поля в Библиотеку документов для отслеживания исполнение договоров и т.д.
- Удобство – пользователю не нужно думать о том, куда сохранить файл; главное — дать документу осмысленное имя.
А централизованное именование/заполнение каталогов проектов/подпроектов сводит к минимуму ошибки сотрудников, такие как неправильное размещение файлов, создание папок и т. д.
- И не только веб-интерфейс - размер раздачи около двух мегабайт. Пользователи, которые активно работают из дома, просто устанавливают его на свой домашний компьютер, то же самое касается и мобильных пользователей.
Для подключения к системе вам достаточно знать URL работающего портала; все остальные настройки будут загружены.
Веб-интерфейс SharePoint и программа работают по протоколу SSL, поэтому проблем с удаленными подключениями пока не замечено.
- Быстрый поиск – дополнительные атрибуты документов позволяют осуществлять быстрый поиск документов с высокой эффективностью получения результатов.
Полнотекстовый поиск SharePoint подавляет все остальные запросы.
Пример — как изменилась работа финансового отдела и HR
Мы создали единую библиотеку документов для финансовой и кадровой служб, а также удаленно подключили всех бухгалтеров дочерних компаний.Ограниченный доступ к определенным папкам.
Теперь, когда отдел кадров сохраняет документ, относящийся к личному делу сотрудника, он заполняет (например):
- Имя файла: Договор с сотрудником Ивановым - 2016 г.
- Проект – Сотрудники компании 1
- Подпроект – Полное имя сотрудника
- Тип документа - Соглашение
- Имя файла: Табель учета рабочего времени – январь 2016 г.
- Проект – Рестораны
- Подпроект – Название ресторана
- Тип документа – Табель учета рабочего времени
- Имя файла: отчет о кэше 05012016
- Проект – Рестораны
- Подпроект – Название ресторана
- Тип документа – Отчет о кэше
А так - все довольны, документы хранятся централизованно, прозрачно для всех, у кого есть доступ, при изменении шаблонов документов или отчетности их нужно менять в одном месте, отчеты создаются при необходимости.
Программа также прошла оценку юридического отдела, главного генератора документов.
Заключение
В общем, надеюсь, идея понятна, основной принцип ее работы я описал.Программа стала популярной еще на этапе тестирования.
Многие коллеги и друзья с удовольствием реализовали его у себя, конечно, с разной степенью успеха в реализации проекта.
Но я предпочитаю думать, что это зависит от изначальной степени мотивации персонала.
Все шло под девизом: «Агрх» — приведем наконец файлы в порядок, и я пойду на тренировку.
Программу я отдаю совершенно бесплатно, скачать ее можно по адресу: Скачать Презентация На данный момент, учитывая все пожелания и полученный опыт, мы приступили к разработке второй расширенной версии, от тех, кто ее реализовал, жду отзывов и предложений.
Теги: #управление документами #хранилище файлов #архивирование #sharepoint 2013 #BI Share #sharepoint
-
В Git Или Не В Git
19 Oct, 24 -
Электронный Документооборот На Радио
19 Oct, 24 -
Судебное Системное Администрирование
19 Oct, 24 -
Три Интервью О Статических Анализаторах Кода
19 Oct, 24
