Одним из наиболее важных факторов успеха или провала ИТ-проекта является общение.
Эффективное общение может быть сложной задачей, особенно когда в проекте участвует множество людей с разным уровнем опыта, ответственности и полномочий.
Проблема усугубляется тем, что участники проекта принадлежат к разным организациям с разными стилями работы.
Эффективная коммуникация происходит, когда информация доставляется получающей стороне с тем же значением, что и отправляющей стороне, и инициирует ожидаемое действие.
Почему так важно эффективно общаться?
Представим себе несколько сценариев.Вы наверняка помните подобные из своей практики:
- Руководитель группы должен следить за состоянием проекта.
Все задачи сохраняются в системе регистрации инцидентов.
К сожалению, задачи были названы недостаточно описательно.
Например, ошибка в форме интерфейса приложения называлась как: «Что-то не так с формой», а необходимость резервного копирования базы данных — как «Требуется помощь!» СРОЧНО!».
Руководитель группы вынужден каждый раз заново открывать задачу, чтобы понять, о чем идет речь.
Конечно, правильным решением будет сразу и без промедления переименовать задачу в «Нарушение валидации в контактной форме».
и «резервная копия базы данных db0245@host1».
- Разработчик получает электронное письмо с заголовком «Только один вопрос».
Он не может быстро понять, что сообщение относится к ошибке в поисковой системе и его следует переслать коллеге.
Ему приходится вскрыть письмо и вникнуть в суть дела только для того, чтобы его отправить.
- Менеджер проекта каждую неделю организует одно- или двухчасовые встречи для обсуждения хода проекта со всей командой.
Каждый участник несколько минут рассказывает о своей области, а затем ему становится скучно, пока другие рассказывают. Время от времени кто-то поднимает большой вопрос, который интересует только его и руководителя проекта.
В результате, учитывая зарплату сотрудника за отработанный час, большая сумма денег компании была потрачена впустую из-за таких контрпродуктивных встреч.
- Разработчик пытается сконцентрироваться на решении важной задачи, но его постоянно отвлекают телефонные звонки коллег по различным несрочным вопросам.
Без этого возникает масса проблем: потраченное время (а значит и потерянные деньги), плохой код, неэффективная разработка программного обеспечения, задержки и продукты, не оправдывающие ожиданий.
Репутация компании и доверие пользователей находятся под угрозой.
Вовлеченные сотрудники могут чувствовать, что их время не ценится, что приводит к разочарованию.В этой статье я поделюсь наблюдениями, которые я почерпнул из ИТ-проектов за три года.
В качестве руководителя группы разработчиков я работал примерно с 30 сотрудниками разных профессий: разработчиками, тестировщиками, системными администраторами, дизайнерами, юзабилити-специалистами, менеджерами проектов и сотрудниками клиентской части.
Работая в такой среде, я определил основные препятствия на пути эффективного общения.
Я также участвовал в разработке методов преодоления таких препятствий.
Мы обсудим большинство проблем и мер противодействия работе в команде, но фрилансеры также могут найти эту информацию полезной при работе с клиентами и партнерами.
Ээффективная коммуникация экономит деньги, время и трудозатраты, и это происходит при выполнении следующих требований:
- Темы сообщений должны быть легко идентифицируемыми (под словом «сообщения» я подразумеваю не только электронную почту, но и любой вид общения)
- Содержание сообщения должно быть понято как можно быстрее.
- Четко и понятно опишите события в своем сообщении.
- Управляйте эффективно
- Задействуйте только те ресурсы (людей, инструменты и т. д.), которые необходимы для выполнения задачи.
- Ритм проекта плавный и размеренный.
- Руководители групп следят за прогрессом в своих областях проекта.
- В проект лучше вовлекаются люди с разным уровнем ответственности.
- Люди чувствуют, что их время и результаты работы уважают.
Электронная почта
Электронная почта является основой общения в большинстве организаций.Удивительно, что многие люди до сих пор не знают, как правильно пользоваться этим инструментом.
Тема письма — это первая строка, которую увидит получатель.
Тема письма должна быть краткой и объяснять общую суть письма.
Получателю, возможно, придется обратиться к письму в будущем, возможно, через несколько недель или месяцев.
Поэтому в теме сообщения должно быть четко указано название проекта (в том числе имя заказчика, для некоторых организаций) и собственно тема разговора.
Конечно, не каждую тему разговора можно соотнести с каким-либо проектом – в этом случае приложите все усилия, чтобы Сделайте тему письма ясной.
Учтите тот факт, что вы можете работать над одним проектом для компании, и тема «ACME Corp: Новые изображения» может показаться вам хорошей, но отдел маркетинга может работать над несколькими проектами для данной организации, и каждый проект включает в себя « Новые фотографии».
Картинки".
Ниже приведены несколько хороших тем:
- Корпорация ACME | HR-портал | Проект функциональной документации, вер.
0,1
- Страница продукта ACME – вопросы после встречи с отделом маркетинга 5 марта
- Пожалуйста, пришлите ваш отчет – срок: 10 марта.
Далее все участники проекта могут настроить фильтры в почтовых клиентах для каждого проекта.
Это особенно важно для менеджеров, которые получают сотни сообщений по электронной почте.
Вот несколько действительно плохих заголовков электронных писем:
- АКМЕ
- Вопрос
- Запрос
- Новые фотографии
- Идем на обед в 13.00.
К сожалению, такое случается в жизни.
Понятный заголовок письма быстро информирует получателя о содержании сообщения и дает понимание, насколько срочно и в какой форме необходим ответ. Для этого не нужно менять тему на протяжении всей переписки («Кстати, о том задании…» — дорога в никуда).
Либо меняйте заголовок, либо пишите отдельное письмо.
Поля «Кому» и «Копия» помогают отличить реальных получателей сообщения от тех, кого просто нужно проинформировать, не предпринимая никаких действий.
Как правило, получатель в поле «Кому» должен прочитать и, возможно, ответить, в то время как получателю в поле «Копия» достаточно просто прочитать сообщение.
Часто менеджеры хотят быть информированными включая вопросы, за которые они не несут прямой ответственности, и могут настраивать почтовые фильтры для просмотра таких сообщений время от времени.
Не ставьте в «Копию» того, от кого вы ожидаете ответа.
Последнее правило, пожалуй, спасительное – отражать все в проекте письменно.
Люди склонны забывать о договоренностях, достигнутых по телефону или устно на встречах.
Также вполне возможно, что в проекте могут быть полезны и другие формы общения, помимо электронной почты.
Мы обсудим это дальше.
После звонка или встречи запишите все и отправьте всем участникам.Теги: #Управление проектами #электронная почта #Управление проектамиТаким образом, вы ничего не пропустите.
-
5 Истин О Привлечении Трафика В Блог
19 Oct, 24 -
Искусственно Выращенный Бисфтекс
19 Oct, 24
