Совещания могут заполнить все доступное время, если их не отметить.
Мы убедились в этом, проведя опрос об организации труда 1400 офисных сотрудников.
34% признались, что посещают более 6 встреч в неделю.
Какие важные решения они принимают в конце концов? Почти ничего.
46% заявили, что большая часть этих встреч посвящена отчетам о текущем положении дел и «редко» или «никогда» не заканчивается четким перечнем решений по вопросу.
Это оказывается пустой тратой времени и не включено в план проекта.
Это означает, что участникам таких встреч придется либо работать сверхурочно, либо перенести .
Получив результаты опроса, мы задались вопросом, есть ли способы борьбы с потерей времени (кроме перехода на Райк , конечно) и начал искать исследования по этому поводу.
Выводы, к которым мы пришли, ниже категоричности.
Полностью избегайте всех встреч, посвященных текущему положению дел.
Один из руководителей Ernst & Young Аль Питтампалли рекомендует избавьтесь абсолютно от всех информационных встреч и используйте встречи команды только для выработки совместного плана действий.
Встречи первого типа, популярные 10–15 лет назад, сейчас становятся возвратом в прошлое с появлением онлайн-инструментов для совместной работы.
Теперь есть более простые способы оставаться в курсе того, что вас интересует, в режиме реального времени.
Если вам нужно подвести итоги работы над большим проектом, постарайтесь дать общую картину хода работы, а не сосредотачиваться на отдельных деталях.
В этом могут помочь отчеты о продуктивности команды, диаграммы сгорания и другие визуализированные сводки, которые помогут вам сравнить продуктивность команды за длительные периоды времени и сделать выводы о сильных и слабых сторонах рабочих процессов.
Встреча не должна длиться более часа
В соответствии с когнитивные исследования , ресурсы нашего мозга ограничены, и когда он перегружен, люди начинают принимать неверные решения.
Максимальная продолжительность концентрации внимания человека составляет около получаса, а дискуссии продолжительностью более часа становятся совершенно неэффективными.
Чтобы строго следовать этому правилу, следует всегда начинать и заканчивать собрание вовремя, не дожидаясь опоздавших на него и не затягивая время, если вы не успели обсудить всю повестку дня.
Это мотивирует сотрудников приходить вовремя и выражать свои мысли более точно.
Хороший способ сделать время встреч более ценным — изменить продолжительность события календаря с часа на 30 минут по умолчанию.
Еще один интересный способ сократить продолжительность и обсуждать только важное — проводить встречи стоя.
Совещание должно иметь цели и конкретные решения по итогам Прежде чем планировать следующую встречу, обязательно составьте список целей, которых участники хотят достичь с ее помощью.
Возможно, именно на этом этапе окажется, что без встречи можно обойтись.
Организатор должен обеспечить, чтобы участники придерживались плана и чтобы обсуждение завершилось списком конкретных решений.
Эти решения можно сразу фиксировать как задачи в таск-трекере или используемой системе управления проектами, закреплять за конкретными исполнителями и контролировать реализацию.
Чем меньше людей, тем лучше Большое количество участников снижает эффективность встречи, поэтому рекомендуется приглашать только ключевых людей.
Уже упомянутый Эл Питтампалли советует опираться на саморегулирование и разрешать сотрудникам не приходить на встречи, которые кажутся им ненужными, без объяснения причин.
Но те, кто все-таки окажется на встрече, должны провести это время как можно более активно.
Можно запретить пользоваться компьютерами и телефонами, а также заниматься посторонними делами, чтобы не снижать уровень внимания.
Стоит попросить каждого из участников высказаться лично – будь то речь, предложение или вопросы коллегам, и сделать так, чтобы все участники имели возможность в равной степени участвовать в дискуссии, и никто не перетягивал все внимание на себя.
С другой стороны, если сотрудник пассивно слушает других на собрании, это явный признак того, что это время можно было бы лучше провести вне собрания.
В заключение мы можем напомнить вам о многолетнее исследование Лидирует список Microsoft, согласно которому не менее трети рабочего времени тратится не на работу, а на встречи.
Поэтому можно предположить, что практически в любой компании есть большие возможности для сокращения их количества и продолжительности.
Если вы думали об изменении своего подхода к встречам, мы будем рады услышать о вашем опыте в комментариях.
Теги: #встречи #тайм-менеджмент #управление проектами
-
4 Причины Открыть Интернет-Магазин
19 Oct, 24 -
Ms Office Против Open Office
19 Oct, 24 -
Яндекс Запустил Поиск По Cern
19 Oct, 24 -
История Одной Коробки Передач
19 Oct, 24
