Около восьми лет назад, будучи новым CPA, я взял за правило читать как можно больше об управлении практикой, а также регулярно читать, чтобы не отставать от технических вопросов. Я натыкался на статьи за статьями о том, как CPA могут работать в почти безбумажном офисе. Однако мне было довольно сложно представить свой собственный офис безбумажным.
«Как мог CPA действительно вести практику без документовЭ» Я бы все время задавался вопросом. Я думал об этих разговорах о безбумажных офисах как о чем-то вроде плода воображения о том, какой будет жизнь в 2035 году, когда меня там, возможно, не будет.
Технология, которую я использовал в своем офисе, помогла мне улучшить производство. Это также помогло мне изучить некоторые из более продвинутых возможностей моей системы. В моей небольшой практике это была простая клиент-серверная сеть с подключением к интернету Т1. Примерно четыре года назад во время одной из моих заграничных поездок я в полной мере раскрыл возможности своей системы. Благодаря соединению T1 и статическому IP-адресу я мог без проблем работать в своей офисной системе на расстоянии более 10 000 миль. Это был замечательный опыт, и в этот момент мое желание узнать больше о безбумажном офисе стало чрезвычайно сильным.
Я потратил много времени, движимый моим сильным желанием узнать, как я мог бы превратить свою практику CPA в безбумажную практику. Я уже получил удовольствие от работы над своей офисной системой со всего мира. Я подумал, что если бы я мог получить доступ ко всем остальным документам, которые мне нужно было просмотреть во время работы над файлом клиента, мне вообще не нужно было бы находиться в офисе, чтобы работать. Помимо разочарований от постоянных перерывов, доступ к документам был для меня единственной причиной оставаться в офисе. Конечно, были и другие причины, но для выполнения моей работы для клиента доступ к документам был единственной причиной.
Теперь, когда мое желание стало настолько сильным, я начал сталкиваться с различными готовыми решениями, рекламируемыми в прямой почтовой рассылке и рекламе в журналах. Я проверил несколько, позвонил на несколько номеров 800 и получил рекламные материалы. Все оказалось за пределами моего бюджета. К настоящему времени я многое узнал о возможностях моей простой офисной сети и понял, что я слишком беден, чтобы позволить себе некоторые хорошие готовые решения, доступные для CPA.
После тщательного изучения технологий в моем офисе и оборудования, доступного на рынке по доступным ценам, я пришел к невероятному выводу. Это было невероятно, потому что, по моим расчетам, стоимость перехода на безбумажный офис должна была составить 5–10 % от стоимости готового решения. Это произошло через год после моей поездки за границу, а с тех пор прошло три года. Я не мог в это поверить, но у меня было нутром ощущение, что я был прав в своем выводе. Я считал, что цена неудачи в попытке перейти на безбумажный формат не слишком высока. Я уже вел практику, заполненную бумажными документами, и если попытка перейти на безбумажный формат потерпит неудачу – я останусь там, где был – с практикой, полной бумажных документов.
Я потратил немало времени на разработку подробных планов всего процесса перехода на безбумажный документ, заказал сканер, который изучил и нашел наиболее доступным, и запустил проект. С точки зрения управления временем сотрудников, занятых процессом конверсии, и управления приоритетами, это было довольно сложно. Сам процесс был довольно приятным и познавательным (о сокровищах, спрятанных в моих шкафах), но, прежде всего, весьма обогащающим.
По завершении моего проекта по переходу на безбумажный документооборот, примерно через 60 дней после его начала, я обнаружил, что действительно возможно управлять почти безбумажным офисом. В своей практике я наслаждался более чем двумя годами безбумажного офиса. За этот период эффективность работы офиса значительно возросла. Клиенты ощутили другой, гораздо более высокий уровень эффективности обслуживания.
В этом процессе кое-что пошло мне на пользу. Благодаря моему любопытству, мне удалось с годами развить свое понимание этой области, и я хорошо справлялся с пропускной способностью моей, казалось бы, небольшой офисной сети. Я обнаружил, что существующие офисные сети во многих небольших CPA-офисах подобны человеческим мозгам. Они очень мощные и малоиспользуемые.
Безбумажный CPA-офис больше не является делом будущего. Истинными бенефициарами этого шага CPA являются их клиенты. CPA, которым не приходится тратить много времени на пересылку документов и поиск утерянных документов, определенно смогут предоставлять услуги высокого уровня своим клиентам и приносить им больше пользы. Все клиенты заслуживают CPA, который, по крайней мере, безбумажен на базовом уровне, что вполне возможно при небольшой компьютерной сети офиса и очень небольших инвестициях.
-
Фрахт И Доставка
19 Oct, 24 -
Создание Профессиональных Предложений
19 Oct, 24
