Основным направлением моей работы на протяжении 16 лет является автоматизация деятельности предприятий.
Поскольку все началось еще в 1996 году, в маленьком городке и при отсутствии литературы по программированию персональных компьютеров, все делалось методом проб и ошибок или «научного тыка».
Времена изменились, появилось множество методов (сам ими не пользуюсь) автоматизации, внедрения и поддержки программного обеспечения для автоматизации деятельности.
Но на большинстве предприятий (сразу внесем ясность, имеется в виду малый и средний бизнес, бюджетные организации, крупные предприятия, находящиеся в состоянии коллапса, в общем: где они не могут/не хотят нанимать большие коллективы с современным подходом к автоматизации) ), «умная» реализация просто разваливается, когда доходит до рядовых исполнителей.
И причина не столько в низкой квалификации сотрудников среднего звена и исполнителей, сколько в мотивации этих сотрудников.
Поэтому разработаны определенные «правила», которые позволяют: — ускорить процесс автоматизации; — найти общий язык с руководством; - не портите себе нервы;
1. Уровень реализации
Начинайте серьезные внедрения только при поддержке руководства (лиц, имеющих полномочия принимать решения) организации.Вы должны описать руководству, какие задачи вы собираетесь выполнять и в каком порядке.
Донести до сотрудников мысль, что требования руководства выполняются, и мы можем их выполнить вместе, либо они выполнят без нас.
2. Сроки реализации
Какой бы «выгодной» реализация ни была с годами, не портите себе карму.Вам нужно реализовать быстро; чем быстрее вы решите проблему одного клиента, тем быстрее появится второй и третий.
При быстром внедрении заказчик с большей вероятностью расширит задачу (и увеличит бюджет).
В противном случае вы можете получить минус в репутации и минус в оплате.
3. Не обижайтесь на «диверсантов»
Исполнители, работу которых вам предстоит автоматизировать, в большинстве случаев в этом не заинтересованы по нескольким причинам:Группа 1. не хотят менять свой привычный режим работы, потому что:
а) лень – «раньше было легче»; б) нежелание переучиваться – «Я только что вспомнил, что, когда, куда нажимать, зачем переучиватьсяЭ»; в) мотивация - «за переквалификацию мне зарплату не повысят. За такую зарплату от меня хотят слишком многого»; г) «Я гуру» — «вы ничего не понимаете, я все так организовал и лучше этого не делать»2 группа.
Боятся менять привычный режим работы, потому что:
а) страх за рабочее место – «сейчас введут и сократят»;
б) страх не научиться – «Я не смогу этому научиться»;
Давайте посмотрим поближе.
Группа 2 Со 2-й группой работать легче, потому что нет внутренней конфронтации, но есть страх «не попасться».
Такие сотрудники удобны и их нужно целенаправленно использовать.
Внутри они готовы помочь с внедрением, показывают проблемные места, но нужно быть очень осторожными и не «подставлять» их под 1 группу.
Имейте в виду, что группа 1 и группа 2 — это одна команда «внедрители приходят и уходят, братство коллектива.
навсегда».
Аргументы для группы 2 «а) страх за рабочее место – «сейчас введут и сократят»» — руководство (инициатор внедрения) теперь ориентировано на сотрудников, которые быстро и эффективно (сэкономят на внедрении) реорганизуют процессы.
И мы заинтересованы в том, чтобы выполнить задачу быстро и без проблем.
Поэтому быстрое и качественное решение проблемы выгодно каждому.
«б) страх не научится — «Я этому не научусь» - Именно все трудности новых процессов мы должны преодолеть с вами - чтобы руководство об этих трудностях даже не услышало.
Группа 1 Это лакмусовая группа – ваша работа, если вы перейдете на свою сторону – ваша победа.
Группа 1 потеряла авторитет над группой 2 – ваша победа.
Аргументы для группы 2 должны быть техническими.
А организационные вопросы обсуждались под эгидой руководства.
«а) лень – «раньше было легче»» предлагаемые вами решения должны упрощать задачи и разделять их на процессы б) нежелание переучиваться – «Я просто вспомнил, что, когда, куда нажимать, зачем переучиваться»; Задача должна быть разбита так, чтобы каждый процесс можно было описать инструкциями и/или схемой, которая уместится на 1-2 листах бумаги.
Лучший вариант, когда интерфейс сам по себе является инструкцией в) мотивация - «за переквалификацию мне зарплату не повысят. За такую зарплату они хотят, чтобы я смог это сделать»; при этой проблеме единственное, что помогает, это спросить исполнителя «мы должны решить эту задачу в режиме управления реализатором, иначе она будет решена (и не будет подниматься повторно) в режиме управления реализатором».
На самом деле нет смысла поднимать эту проблему на уровень руководства; это усиливает конфронтацию.
г) «Я гуру» — «вы ничего не понимаете, я все так организовал и лучше этого не делать» попросите «гуру» описать, как на данный момент организованы процессы, каковы сильные и слабые стороны действующей схемы.
В 99% случаев в лучшем случае начнется процесс создания схем.
4. Немного об исполнителях или примерно о правде.
Самое главное понимать, что руководство в первую очередь хочет автоматизировать процессы, выполняемые персоналом, которого не ценят - ИСПОЛНИТЕЛЯМИ.
Руководство хочет: — не требовалось обучение исполнителей; - исполнители были взаимозаменяемыми; — работа исполнителей не мешает решению более сложных задач; — схема работы конвейерная; В действиях исполнителей нужно понимать: — у исполнителя нет мотивации брать на себя ответственность, поэтому все функции должны быть регламентированы; — исполнитель не должен принимать решения, поэтому все варианты проведения мероприятий должны быть регламентированы; — исполнитель, выполняя работу, думает не о ней, а о личных заботах, поэтому процессы, которые он выполняет, должны быть ориентированы на простые действия: нажал, выбрал, ввел, кнопку «Ок».
И самое главное: «Исполнители СДЕЛАТЬ РАБОТУ , А не работает Поэтому претензии могут быть только к правильности выполнения инструкций.
5. Требования к программному обеспечению
1. Решение проблемы необходимо организовать в конвейер.Чем проще каждый этап, тем эффективнее будет исполнитель.
2. Исполнитель должен быть закреплен за одним рабочим циклом (днем, сменой, должностью), за выполнением одной функции.
Через несколько часов выполнения он выполнит его автоматически.
3. Каждый этап конвейера должен быть выполнен за 7 операций («Магическое число — семь плюс-минус два»).
4. Если этап конвейера важен, продублируйте его на другого исполнителя и сравните результаты в программе.
Если результаты расходятся, через некоторое время (исполнителю не нужно доказывать, что этап выполняется повторно) вернуться к повторному исполнению.
6. Пример задачи
Ввод архивных материалов с последующей классификацией, агрегированием и анализом.
1. Подготовка.
1.1. Первичные данные хранятся на бумаге в различных формах и содержании.
Для входа в систему необходимо выбрать типы данных по размеру, типу и т.д. (А4, А5, ведомости, справки, выписки).
Отсортируйте их перед входом.
Когда появится новый тип, расширьте программное обеспечение.
1.2. Мы вносим данные путем сканирования в электронный архив, который будет обработан на следующих этапах.
1.3. Один тип первичных данных вводится одним исполнителем за один цикл.
2. Сканировать
2.1. При сканировании каждый первичный лист получает порядковый номер, который отражается на листе, если это невозможно (важные первичные данные), в реестре, который прикрепляется к папке с листами, и возвращается в архив.Это даст возможность быстро найти и восстановить отсканированный предмет в случае утери.
Нумерация нужна для дальнейшей сквозной связи.
2.2. Сканирование должно выполняться за 7 операций: новая папка
взял папку с анкетами -> прикрепил реестр или указал стартовый номер скана -> листы слева от сканера -> папка справа от сканера Обработка листов из папки
взял лист -> в сканер -> отсканировал (данные ушли в электронный архив) получил номер) -> записал номер на листе или в журнал -> положил лист в папку -> повторил
3. Распознавание отсканированных данных
3.1. Я не буду описывать структуру базы данных; по-моему, здесь все ясно.3.2. Каждый исполнитель внутри цикла распознает один тип документа.
3.3. Если данные списочные, то каждая строка (2-3 строки) выделяется анкете и исполнитель работает с анкетой.
Например 3.3.1. В анкете представлена таблица: Показатель, Значение.
(Показатели: ФИО, Дата рождения, Пол, Страна, Город) 3.3.2. Форма представляет собой таблицу: №, ФИО, Дата рождения, Пол, Должность, Страна, Город. Это означает, что каждая строка считается анкетой.
3.4. Для распознавания пользователю необходимо выбрать строку (для оператора), показатель и значение.
3.4.1. Для анкеты, например, ориентируясь на поле ввода ФИО, выделите показатель и значение.
3.4.2. Для утверждения выберите строку, индикатор и значение.
3.5. В приведенных выше примерах у нас есть блоки Показатели: ФИО, Дата рождения, Пол, Должность.
Оператор также содержит группировку по строкам.
3.6. Целесообразно ограничить количество полей ввода в одном цикле.
Например, исполнитель вводит из анкеты только ФИО и пол.
Это позволит быстрее довести работу до автоматизации.
3.7. В один и тот же блок вводятся два и более исполнителей (дублируются).
По результатам сверки расхождения отправляются на повторный ввод. Это избавит нас от проверки вручную.
На данный момент у нас есть:
1. Установленный процесс преобразования бумажных данных в цифровое представление – первичные цифровые данные «ПКД».
2. Отсканированный архив (частично или полностью)
3. Распознанные данные (частично или полностью)
Классификация
Теперь можно на базе PDC организовать DB2, в которой классифицировать данные по типам первичных данных и блоков, не нарушая PDC. Например, все выписки в DB2 будут в 1 таблице, т.к.это по сути анкеты и наоборот суммировать все анкеты в выписке.
В этом случае преобразования можно будет повторно импортировать в случае ошибок или изменения правил.
На этом этапе главное разработать правила конвертации PCD в DB2. Простой пример: на основе ПКД создать (или импортировать в ПО профили физических лиц).
В этом случае обе базы данных останутся независимыми, но связанными.
Агрегация
Организуем агрегацию по новым таблицам, которые связаны с PCD. Представим себе задачу: В архивах имеется множество дубликатов ФИО, стран, городов в Анкете.Удалять данные из ПКД нет смысла, потому что.
Если в дальнейшем обнаружатся ошибки, вы всегда сможете узнать, на каком этапе это произошло и где искать бумажный оригинал.
Рисунок 1. Агрегация дубликатов анкет
Формируем промежуточную таблицу (Т2), где будут храниться связи Профиль-Личность.
Формируем промежуточную таблицу (Т3), где будут храниться Личности, и заполняем ее неповторяющимися записями.
Когда мы находим дубликаты в (T3) и (T2), мы устанавливаем правильное значение в Personal_ID. При необходимости можно создать описательную таблицу, в которой указать причины объединения в (Т2).
Рис.
2. Агрегация дубликатов стран и городов Аналогично поступаем с полным именем.
Таблицы (Т2) (Т4) для стран, (Т3) (Т5) для городов.
(Т7) для связи город+страна.
Результат:
— мы не нарушаем правила дорожного движения; — сохраняется возможность корректировки обработанных данных; — задача исполнителя сводится к «проверке данных, похожих на дубликаты».Теги: #автоматизация #мотивация #Разработка сайтов #Анализ и проектирование систем
-
Новая Реинкарнация «Электроники»
19 Oct, 24 -
Расширенная Фильтрация В Google Analytics
19 Oct, 24 -
Microsoft Запустила Worldwide Telescope
19 Oct, 24
