Бизнес Процессы

Бизнес процессы
[Часть 1. Проверьте на сколько зрелая ваша компания]

Обзор основных уровней зрелости по модели СММI

Уровень 1. Процессы не определены

Организации уровня 1 не используют процессную идеологию.

Часто их называют организациями, которые держатся на героях.

При выполнении работы сотрудники прилагают героические усилия, чтобы успеть закончить ее вовремя и отчитаться перед руководством.

В такой компании невозможно рассчитать, какие ресурсы требуются для выполнения тех или иных процессов.

Уровень 2. Определены некоторые процессы

Впервые обращаясь к процессам, организации, как правило, начинают с попытки определить, какие из них ключевые или наиболее часто используются.

На этом этапе руководители не представляют себе компанию целиком как совокупность взаимодействующих процессов, а фокусируются на конкретном процессе.

У организаций уровня 2 может быть определено несколько основных процессов.

Уровень 3. Определено большинство процессов

В организациях уровня 3 идентифицирована основная часть процессов. Существуют модели (описания) ключевых бизнес-процессов. У руководства есть понимание того, как ими управлять. В большинстве
организаций уровня 3 разработана архитектура (система) процессов.В случае возникновения проблем выявляются процессы, которые их вызывают. Затем анализируются и устраняются причины проблем.

Уровень 4. Процессы находятся под управлением

Организации уровня 4 вышли за пределы простого определения процессов. В них менеджеры проводят мониторинг и анализируют процессы с использованием системы показателей, принимают решения по оптимизации процессов.

Уровень 5. Процессы непрерывно совершенствуются

В организациях уровня 5 процессы не только находятся под управлением, но их постоянно совершенствуют.
На каком уровне зрелости находятся российские компании?
Считаю, что большинство российских организаций находится на первом или на втором уровне зрелости, некоторые приближаются к третьему, небольшая часть — к четвертому. Очень мало организаций, работающих на пятом уровне.

Бизнес процессы Ч2 Как навести порядок в своём бизнесе?
В первой части были показаны уровни зрелости компании. Исходя из нашего опыта, для малого бизнеса более характерен 1 и 2 уровень, когда процессы в компании не определены или в начальной стадии определения

Так же есть и нулевой уровень в организации бизнеса, в котором находится большинство предпринимателей, потому что они выполняют все или практически все задачи самостоятельно, в хаотичном, ситуативном порядке

В таких условиях тратится огромное количество энергии, времени и материальных ресурсов впустую, а так же в таких условиях практически не возможно построить планы для дальнейшего развития своего бизнеса.

Именно по этому эта тема так важна для тех кто занимается продвижением и для тех, кто собирается продвигать свой бизнес в социальных сетях

Пример из нашей практики.

К нам обратился клиент (владелец) по продвижению суши-бара и доставки суши на дом.

Когда мы спросили про организацию процессов, он ответил, что в суши-баре работают опытные рабочие и они знают что нужно делать.



После трёх недель ведения, когда активность в сообществе начала увеличиваться, люди начали писать о том, что доставляют суши с запозданием на 20-30 минут, суши/роллы в полуразваленном состоянии, рыбу не докладывают и т.д. Заказчик считал, что у него рабочие и так знают что им делать и сами по себе там разберутся.



А когда пошли вопросы по заказам (на которые должна была отвечать их менеджер, таковы были условия ведения) у менеджера не оказалось времени ответить, хотя бы в ближайшее час/полтора, иногда она отвечала ближе к вечеру, а иногда через сутки.

До того, как заказчик обратился к нам, он и не подозревал что в его суши-баре такое происходит

Этот простой пример (который я описал далеко не полностью) показывает на сколько важно прописывать процессы . Во-первых, чтобы вы сами понимали что происходит в вашем бизнесе, а так же чтобы вы могли контролировать ситуацию.

Во-вторых, чтобы была стандартизация для сотрудников, а не происходил произвол, когда каждый поступает так как считает нужным.

И в-третьих, на основании прописанных бизнес-процессов строится стратегия продвижения и расширения вашего бизнеса или бизнеса вашего заказчика

!Примечание.

Далее я буду описывать структуру бизнес процессов основываясь на своих выводах, наблюдениях и опыте, иногда используя словарную терминологию, т.к. понятных и достойных книг, статей и другой информации по организации бизнес процессов для начинающих предпринимателей, до сегодняшнего дня, я не нашёл

Для понимания, уточним что такое бизнес-процесс. Если говорить очень коротко и простым языком, то бизнес-процесс - это набор последовательных действий, который выполняется для получения определённого результата (достижение определённой цели).

Давайте приступим к делу!

Возьмите листик бумаги, ручку и пропишите из каких бизнес процессов (этапов) состоит ваш бизнес в настоящее время. Ниже, на примере суши-бара я покажу поверхностную схему прописывания (без углублённой структуры)

Например:
- IT-сопровождение - это передача специализированной компании функций, частично или полностью связанных с информационными технологиями
- обработка финансовых и бухгалтерских операций
- инженерно-техническое обеспечение (содержание офисов, зданий, производственных корпусов и т.п.)
- управление налогами (обеспечение соответствия налоговыми требованиям, работа с налоговыми ведомствами, информирование руководства о проблемах с налоговыми выплатами и т.д.)
- материально-техническое снабжение
- юридическое сопровождение
- транспортное обеспечение
- подбор и обучение персонала и т.д.

В этом посте, мы с вами заложили основу основ в организации вашего бизнеса.

Если вы сделали хотя бы то, что было описано выше, вы сделали уже на много более чем 90% знакомых мне предпринимателей.

В следующих статьях мы с вами будем углубляться в теме бизнес-процессов и их организации, что поможет вам увидеть все операции компании прозрачными и понятными, позволит сделать анализ процессов и найти в них проблемы приводящие к сбоям и дополнительным тратам ресурсов.

А главное, что бизнес-процессы позволяют понимать взаимодействие между разрозненными подразделениями: что, кому и для чего они передают или принимают на каждом этапе.

И как следствие, процессный подход значительно упрощает адаптацию новых сотрудников и снижает зависимость работы компании от человеческого фактора.