Один: «Ты записал то, что я тебе сказалЭ» Второе: «Я помню!» Через час в памяти бездонная пропасть и в голове звенящая тишина.
«Я вспомнил.
Это все здесь, в моей голове.
Да, это ясно.
Хорошо.
Ясно.
Я сделаю это».
Я помню себя таким.
Это была попытка доказать себе и другим, что у меня отличная память и я могу схватывать суть проблем на лету.
Неудачная попытка.
И не единственный.
Детали обсуждения стирались через день, а при очередной подаче куска кода возникало снова и снова: - Здесь не так! Ну мы это обсуждали! Давай, покажи мне свой список задач.
Там всего шесть пунктов из семи, и два из них - это не то, что мы обсуждали.
Не могли бы вы подойти и уточнить еще раз? Почему вы застряли на этом задании, раз мы оставили его «на десерт»? Фиаско, раз за разом.
«Рукалицо», если по-современному.
Человеческий мозг не может сохранить в памяти слишком много деталей.
Какова метрика для этого? Кажется, мы можем запомнить 6 утверждений, затем следующий седьмой пункт вытесняет первый.
Как стек в программных алгоритмах.
Если обсуждение какого-либо вопроса длится более определенного срока (у каждого человека он свой), предыдущие минуты обсуждения летят безвозвратно в бездонную пропасть, а потом уже и вспомнить невозможно, только звенящая тишина в голове.
.
И паника.
Почему я не записала задания на бумаге? Почему вы не попытались восстановить детали, если они стали забываться? Почему я не задал дополнительные вопросы, если задание оказалось сложнее, чем ожидалось? Почему мой список приоритетов не в порядке?
Вы не можете доверять своей памяти
Мне попалась такая фраза: «Если один из двоих пришел на переговоры без блокнота и ручки, он проиграл».Мы говорили об обсуждении коммерческих проектов и сделок.
Если вы не запишите это, данные будут добавлены задним числом, обмануты или «потеряны».
Но в целом это справедливо для любой профессиональной сферы.
Вы хотите сказать, что у вас отличная память или речь шла только об одном пункте? Но завтра начнется твой отпуск.
Сможешь ли ты вспомнить все после? Можете ли вы передать это своему коллеге? Вспомнит ли он?
Исправление ситуации
При постановке и уточнении задач по разработке программ пунктов много и каждый содержит множество деталей, которые в большинстве случаев передаются на словах, а не в письменной или электронной форме.Некоторые постановщики задач не умеют писать задачи так же, как вы не умеете делать заметки для себя.
В общем, не хочу выяснять, почему создатель задач их не записывает. Я не хочу, чтобы от этого пострадала ваша работа.
Так, запишите все! Пример: рабочая станция для интернет-конференции.
Специально настроенное рабочее пространство для онлайн-конференции с использованием рукописных диаграмм.
На столе результаты обсуждения внедрения git-flow в команде разработки проекта.
Иконки8 .
Бумага
Прежде всего бумага и ручка.Как только в ходе обсуждения возникнет вопрос или задача, запишите его.
Даже если прилагается страница с техническими характеристиками, записывайте все, что говорится вслух.
Потому что детали можно показать только на примере.
Потому что это самое главное.
Потому что забыли включить это в задание, а это тоже важно.
Ну, это человеческая природа.
Запишите все и расставьте приоритеты позже.
Важность ручки и бумаги все еще слишком высока.
Записи, сделанные вручную, могут потеряться или повредиться, но их ни в коем случае нельзя забывать.
Всегда следует вести краткий протокол или план встречи.
Все дополнительные инструменты являются лишь запасным вариантом.
Гораздо точнее и удобнее, но избыточно.
В комментариях к различным статьям на habrahabr.ru периодически обсуждают, нужно ли веб-разработчикам высшее образование в сфере IT? Отвечу: да, потому что здесь закрепляется навык конспектирования и быстрого письма.
Я говорю только о конспектировании и ни слова за или против содержания курсов.
Ээлектронный дневник и электронная записная книжка
Речь идет как о специальных устройствах – ноутбуках, так и о приложениях для планшетов и смартфонов.Вы можете использовать их во время переговоров, и даже удобно, пройдя некоторую подготовку.
Иногда приходится останавливать собеседников, чтобы дать им время ввести информацию.
Люди говорят гораздо быстрее, чем пишут. Очевидно, у вас не будет времени все записать, верно? Либо тебя будут ждать, либо ты учишься стенографии, либо тебе нужен помощник.
Но список можно отсортировать по приоритету, добавить новый элемент или ввести детали.
Недостаток электронного печатного устройства в том, что у вас заняты руки и глаза.
Вы не сможете рисовать или писать на доске, не сможете смотреть и обсуждать.
В общем, не очень удобно задавать вопросы, пока печатаешь.
Для этого нужно думать и говорить, а быстро думать, говорить и печатать практически невозможно.
При возникновении вопроса для уточнения необходимо закончить ввод фразы.
Пока пишешь решения по одному вопросу, они уже перешли к следующему.
Диктофон
Отличный помощник.Все записывает. Вы можете не отвлекаться на процесс написания, а участвовать в обсуждении.
Существуют специальные утилиты, которые в дальнейшем попытаются перевести устную речь в текст. Вы можете задавать вопросы, получать ответы, рисовать на доске, рассматривать иллюстрации других людей.
Думаете, вы будете выглядеть глупо со своим цифровым помощником? Нет, наоборот. Несмотря на первоначальный скептицизм и недоверие («а вдруг я ляпну что-нибудь лишнее»), через некоторое время участники, наоборот, спросят: «А вы записались? Должны ли мы повторить этоЭ» В глазах появилось уважение.
При регулярном использовании диктофонов участники конкретно начнут говорить более четко и конкретно будут указывать вслух, о какой схеме, скриншоте или странице они говорят. Они даже укажут номер параграфа.
Я был на переговорах, где несколько диктофонов стояли посередине стола.
Если у кого-то внезапно сел аккумулятор или закончилась карта памяти, вы можете одолжить запись у соседа.
Я был на конференции, где для подключения к групповой конференции Skype использовалась специальная станция с функцией аудиозаписи.
Совет: перед началом переговоров проверьте аккумулятор, карту памяти и работоспособность устройства.
В любом случае не слишком на них полагайтесь, держите при себе бумагу и ручку.
Пример: восстановление протокола собрания Но сегодня во время митинга забыли включить запись скринкаста Иконки8 , где мы демонстрировали две недели.
Пришлось восстанавливать по памяти.
Никто не обиделся.
Фотоаппарат или видеокамера
Если изначально предполагалось, что будет много обсуждений на слайдах, много скриншотов, много рисованных рисунков, сделайте фото или видеозапись.Видеосъемка со штатива — несколько громоздкое решение, но оно позволит совместить голос и иллюстрации, то есть тест и изображения.
При необходимости запись двумя камерами, например, экрана и зала, ведущего и слушателей.
Скринкаст
Если переговоры проходят через Интернет (Skype, Zoom, Join.Me, TeamViewer), то можно использовать программу для записи всего экрана в формате видео, а не только аудио.Это позволит вам увидеть то, что обсуждалось позже.
Когда недавно я обнаружил значок скринкаста моего собеседника во время обсуждения технических деталей реализации его проекта во время скайп-конференции, я мысленно добавил 100 баллов к его навыкам ведения переговоров.
В этот момент я забыл включить скринкастер и детали могли потеряться.
И я уже говорил, не слишком полагайтесь на скринкаст, держите при себе бумагу и ручку.
У меня были такие случаи: скринкастер записывал изображение не с того монитора, не записывал звук моего микрофона или голос собеседника.
Мне помогли только мои записи.
Заключение или резюме
По окончании обсуждения нужно предоставить всем участникам итоги обсуждения: какие вопросы стояли на повестке дня, какие проблемы обсуждались, какие решения были приняты.По возможности резюме следует опубликовать сразу после обсуждения, но можно и немного позже в тот же день.
Не стесняйтесь признаться, если вы не в состоянии написать краткое изложение переговоров.
Они могут быть очень длинными, буквально два-три часа, рассуждения выходят боком, по ходу приходит в голову масса третичных вопросов, каждый мог высказать возможные варианты решения и непонятно, какой именно вариант решения был принят. Сообщите всем, что у вас возникли трудности с написанием резюме.
Перечислите те моменты, которые понятны с вашей точки зрения.
Попросите их напомнить вам, что вы пропустили.
Приоритеты
При обсуждении задач может всплывать масса деталей.Некоторые из них запомнили, чтобы не забыть снова.
А может, зря вспомнили.
При обсуждении люди могут переходить не от главного к второстепенному, а от одной проблемы к другой, постепенно углубляясь в каждую из них от того, что легко понять, к тому, что требует подробного описания.
Часть вопросов и задач были «на будущее», «про запас», «на десерт».
Расстановка приоритетов – это второй этап, после того как уже перечислены все проблемы и наброски решений.
Здесь пригодится резюме переговоров или список задач.
Отсортируйте их по приоритету, который был согласован в ходе переговоров.
Делайте это в таком порядке.
Уточнение деталей после встречи
Список задач не высечен на камне.Вы всегда можете повторить обсуждение, добавить новые детали и уточнить приоритеты.
— Я не могу вспомнить, что нужно было сделать по вопросу N - У меня фото схемы с доски нечеткое, давай я еще раз нарисую и ты проверишь? — Я что-то не помню (не успела включить диктофон, опоздала), с чего мы начали.
Не могли бы вы повторить первые две задачи? — В конце я устал и потерял нить разговора (выходил по делам, отвечал на телефонные звонки, а в диктофоне сел аккумулятор).
Не могли бы вы повторить две последние задачи? Все эти вопросы не фатальны!.
Более того, за такие вопросы я бы дал медаль «За отвагу» или даже «За ответственность».
Необходимо восстановить протокол обсуждения и резюме.
Возможно, придется собрать участников еще раз, а если собраться невозможно, обсудить это с каждым индивидуально.
Проблему потерянных заданий необходимо решить не позднее сегодняшнего-завтра, иначе детали забудутся.
Коллеги могут испытывать некоторое раздражение.
Негатив можно сгладить, но это разные навыки.
Для вас главное, чтобы производственные проблемы были решены.
И в следующий раз возьми ручку и бумагу, ладно?
Мой личный опыт
Рабочий стол: диктофон, вторая камера, рукописные записи в блокнотах и на листах бумаги, много ручек и карандашей.
- Я специально жду, пока мой собеседник найдет ручку и бумагу, а затем прошу его озвучить то, что он написал.
Новички жутко смущаются и путаются, но я терплю.
Потому что я сам был в их ситуации.
Оправдания «я запомню» на меня не действуют.
- Была ситуация, когда я воспользовался диктофоном, но запись оказалась шумной.
Это не повод паниковать.
Весь разговор был восстановлен по памяти, диктофон заменен на более качественный.
- У меня есть внешний аккумулятор для экстренной зарядки диктофона, две карты памяти (формат MicroSD, они миниатюрные, много места не занимают), также есть возможность включить диктофон на смартфоне (он не такой чувствительный, а еще может отключаться при входящем звонке - не очень надежное решение) и запасной микрофон-лавали - в общем, можно обеспечить себя неким запасом техники, стоит это не очень дорого.
- Каждые 15-20 минут я прекращаю переговоры и еще раз рассказываю итоги текущей дискуссии – какие проблемы обсуждались, какие вопросы возникли, какие решения были приняты.
Это позволяет всем участникам, в том числе и мне, не отвлекаться от повестки дня.
- Я специально прошу одного из слушателей конспектировать обсуждение и делать выводы со списком задач, а также слежу, чтобы он все успел внести и не потерял ни одного задания.
- Я фотографирую на свой смартфон.
Вот для этого и пригодилась встроенная в него многомегапиксельная камера, а не для того, чтобы фотографировать моего кота и еду в Инстаграм.
Мой любимый скринкастер — HyperCam, а скриншоты я делаю через Monosnap и Gyazo.
- Во время переговоров я использую Google Docs и Evernote, потому что они позволяют редактировать документ вместе — если я что-то забуду, другой участник это добавит.
- В конце встречи я добавляю вопросы и задачи в Todoist и Trello. Эти сервисы имеют удобные способы совместной работы; вы можете делиться задачами с коллегами и решать их вместе.
Todoist также удобен в виде электронной записной книжки со смартфона и планшета, а также к задачам можно прикреплять фотографии с диска или камеры, аудиозаписи, документы Google и файлы из Dropbox.
- Я обожаю свои тетрадки на пружинках, просто обожаю их, на столе всегда несколько штук, как чистых, так и уже изрядно исписанных.
Когда я пишу много, я делаю пометки маркерами, загибаю углы на важных страницах и использую небольшие липкие закладки.
Обратная сторона
Выше описано, как записывать детали обсуждения с точки зрения исполнителя или слушателя.Попробуем взглянуть на процесс обсуждения с другой стороны – со стороны постановщика задачи или спикера.
Что бы вы изменили во время дискуссии, если бы были уверены, что ваш собеседник забудет все, что вы сказали? Теги: #опыт #мягкие навыки #Карьера в ИТ-индустрии #Карьера в ИТ-индустрии
-
Три Истории Стива Джобса
19 Oct, 24 -
Первый «Startupday» В Челябинске
19 Oct, 24
