Переходя на СЭД, компании, в первую очередь, автоматизируют процессы делопроизводства и договорной работы.
Все без исключения компании имеют договорные и организационные документы, а на рынке представлено множество готовых приложений для автоматизации сопутствующих процессов.
Но бывает так, что после автоматизации стандартных процессов офисной работы возникает необходимость автоматизировать специализированные, а готового приложения нет.
Реальная ситуация
Основной деятельностью компании Z является производство и реализация радиоактивной фармацевтической продукции.Покупатели — клиники, использующие технологии ядерной медицины для диагностики и лечения рака.
Процесс организации производства и отгрузки проходит в несколько этапов:
- Клиники подают заявки на поставку продукции по заключенным договорам.
Заявки могут быть в форме электронной почты, факса или телефонного звонка, по усмотрению клиента.
- Менеджеры отдела продаж обрабатывают заявки и на их основании выдают приказы производственному отделу на выпуск продукции.
При этом менеджеры дают поручения по контролю качества продукции.
- Производственный отдел производит необходимые препараты, а затем их проверяют службы контроля качества и радиационной безопасности.
- В указанный срок логистическая служба принимает продукцию со склада для доставки покупателям.
В процессе возникают следующие документы: договор с клиникой, заявка от клиники на поставку продукции, заказ на производство продукции, товарно-транспортная накладная на продукцию, счет-фактура, счет-фактура.
Кроме того, существует график производства, который используется для оптимизации ежемесячного производства с учетом конкретных радионуклидов.
Основная проблема в том, что при подготовке документов менеджеры по продажам большую часть данных вводят вручную, по несколько раз.
Все запросы заносятся в журнал продукта, из которого информация затем вручную переносится в базу данных Access. А именно: проверяют действующий контракт и соответствие цены (при необходимости перерасчет), выбирают контрагента, вид и количество препарата, дату отгрузки и дату указанного действия препарата.
Далее каждому пакету вручную присваивается тип и номер контейнера.
На основе этих данных формируются путевые листы, производственные заказы и контейнерные бирки.
Для подготовки необходимых форм документов на основании графика производства вручную подбирается оптимальная дата производства каждого препарата.
Менеджер формирует заказы на выпуск каждого препарата вручную, даже если в одну дату планируется производство нескольких препаратов на основе разных радионуклидов.
При этом руководитель выдает и контролирует выполнение производственных заданий, контроль качества и отгрузку продукции.
При этом он ведет дополнительный журнал отгрузок для контроля отправления и прибытия многоразовой тары – свинцовой тары для перевозки продукции.
Все делается вручную.
Логично, что такой процесс влечет за собой увеличение трудозатрат менеджеров по продажам, частые ошибки в документах и, как следствие, снижение эффективности всего процесса.
Кроме того, существуют проблемы с безопасностью хранения и доступа к данным.
Данные о покупателях, списках товаров, ценах и упаковке товаров хранятся в файле Access в сетевой папке отдела.
Данное решение не отвечает требованиям безопасности хранилища и не позволяет одновременно работать с базой данных нескольким пользователям.
Полной интеграции с контрактной системой нет. В результате менеджеры отделов продаж вынуждены использовать как минимум две системы: СЭД, где есть информация о заключенных контрактах, и базу данных Access, где есть информация о клиентских заявках по этим контрактам.
Решение
Поскольку компания использует приложения C&D на платформе ECM/BPM, на ней можно автоматизировать процесс управления производством и отгрузками.Компоненты, которые были созданы для работы приложения: Во-первых, справочники с данными.
Необходимо было создать справочники по радионуклидам, используемым в производстве, по продуктам, по таре, по автомобилям.
Кроме того, внести изменения в структуру существующих справочников контрагентов и сотрудников.
Во-вторых, модифицируйте существующие карточки документов и создайте новые.
В целях интеграции данных о поставляемой продукции с контрактной системой была доработана существующая карта контрактов.
В него добавлены необходимые вкладки и поля с возможностью выбора нужных товаров из каталога.
В-третьих, мы создали новые карты запросов на поставку, карту производственного заказа и карту графика производства.
Появились необходимые состояния карточек, была настроена автоматическая маршрутизация карточек по событиям и автоматическое заполнение данных в карточках из справочников.
А также необходимые аналитические отчеты.
Как это произошло?
Основной принцип при работе сотрудника с приложением – ввод данных один раз.Менеджер вводит недостающие данные для формирования задания на отпуск препаратов в момент оформления заявки клиента.
Он начинает формировать заявку с выбора контрагента, затем система автоматически подбирает действующий договор и перечень препаратов, которые поставляются по нему.
Сотрудник указывает необходимое количество, дату отгрузки и дату активности препарата.
Система автоматически определяет тип упаковки, номер контейнера, способ доставки и рассчитывает общую стоимость заказа.
На основании запроса клиента система формирует заказ на производство продукции и выдает задания на производство лекарств.
Система сама выбирает оптимальную дату производства на основании утвержденного производственного графика.
Параллельно система ставит задачи перед подразделениями, проверяющими качество и радиационную безопасность продукции.
После завершения отпуска ЛС и выполнения выданных заданий система переводит карточку заказа в архивное состояние.
По нажатию кнопки менеджером система формирует необходимые печатные формы счетов-фактур на продукцию, которые принимаются службой логистики вместе с отпущенной продукцией.
Особые условия Перед отправкой в клинику радиоактивные фармацевтические препараты упаковывают в свинцовый контейнер многоразового использования.
Всегда важно знать, что товар есть на складе.
Для этого необходимо отслеживать отправленные контейнеры и контролировать их возврат из клиник.
Чтобы улучшить этот процесс, мы реализовали отчет, предоставляющий информацию о местонахождении всех контейнеров и количестве свободных на складе.
Система присваивает номер контейнера для конкретной поставки во время создания производственного заказа.
Менеджер всегда точно знает, в какие клиники и в каком количестве необходимо вернуть контейнеры.
Для удобства логистические службы внедрили отчет, в котором система представляет данные обо всех доставках.
Сотрудники логистики всегда знают, что, куда, когда и как нужно доставить.
По результатам проекта: — отдел продаж устранил ошибки при оформлении необходимых документов; — сократили затраты труда руководителей подразделений в три раза; — получен централизованный архив документов по отгрузкам.
Срок реализации проекта – 2,5 месяца.
Срок окупаемости с учетом сокращения численности торгового персонала – 6 месяцев.
В ближайшем будущем: — интеграция приложения с учетной системой для автоматического обмена данными; — подключение модуля потокового сканирования, распознавания и регистрации сопроводительных документов, возвращаемых в клиники после приемки продукции.
Рекомендации при выборе SЭD
Поскольку любое C&D-приложение основано на трех элементах: картах, рабочих процессах и отчетах, для реализации необходимой логики потребуются удобные инструменты для работы с этими элементами, а именно: Конструктор карточек и их состояний .С помощью этих инструментов можно быстро разрабатывать новые и быстро вносить изменения в существующие карточки: рисовать нужные кнопки, вкладки, поля, подсказки как в вебе, так и в Windows-клиенте; создайте необходимые состояния для карточек.
Используя гибкую модель выдачи прав, быстро организуйте доступ пользователей к нужным картам в необходимых состояниях — вплоть до конкретных полей и кнопок.
Модуль продуктивного рабочего процесса, дизайнер процессов, разъемы для внешних систем позволит более эффективно реализовать необходимую бизнес-логику создания и маршрутизации карточек, управлять созданием и изменением состояний на основе событий, автоматически заполнять поля в карточках, обмениваться данными с внутренними компонентами и внешними системами, формировать печатные формы документов .
Дизайнер отчетов , что позволит собрать необходимые данные из определенных полей карточек и представить их пользователю в необходимом виде.
Теги: #sed #ecm #bpm #ECM/EDS
-
Работа С Сообщениями Об Ошибках — Git
19 Oct, 24 -
Linkmeup. Выпуск №18. Lte
19 Oct, 24 -
Nxv8
19 Oct, 24
