Внезапный переход на удаленную работу стал для многих настоящим испытанием.
Большинство сотрудников Локализации и поддержки — подразделений студии Plarium Krasnodar — работают удаленно уже около пяти лет, но за последний месяц им тоже пришлось преодолеть некоторые трудности.
Мы попросили ребят дать несколько советов, как эффективно организовать удаленную работу и что важно учитывать.
Подготовка
На подготовительном этапе принимается много важных решений, учитывается юридическая часть, подписываются изменения в трудовые договоры.Но хотелось бы акцентировать внимание на том, что повлияет на весь дальнейший рабочий процесс.
Важно задуматься о психологическом состоянии сотрудников, для которых удаленная работа является новой.
Дайте им понять, что руководство знает, что делает, все запланировано, они в надежных руках.
Здесь важную роль играет уверенность самого руководителя.
Также стоит учитывать, что нет ничего более обнадеживающего, чем четко налаженные рабочие процессы: каждый сотрудник должен понимать, как действовать в новых условиях – и не должен испытывать никаких затруднений.
Говоря об отлаженных процессах: если раньше у вас не было инструмента для постановки задач, то теперь он вам точно нужен: устные договоренности и электронная почта далеко не уведут. Каким будет таск-трекер, зависит от потребностей компании.
У нас есть опыт работы со многими инструментами, в том числе:
- Jira — может подойти в качестве главного менеджера задач для всех отделов, участвующих в работе над продуктом;
- Hansoft — гибкая система, позволяющая детально отслеживать рабочие процессы и затраченное время;
- Asana — простой инструмент с интуитивно понятным интерфейсом, удобный для небольших команд;
- Trello — еще более простой вариант, старая добрая «доска» для управления задачами;
- Google Sheets — лидер нашего списка по простоте и доступности, позволяющий настроить процесс отслеживания задач под себя, использовать различные формулы и диаграммы, а также форматировать документы для более удобного восприятия информации.
Поддерживать связь
Информационное поле команды и взаимная поддержка
Садясь за домашние компьютеры, ваши сотрудники постепенно начнут забывать, что они — команда.Теперь к коллеге нельзя подойти, ни с кем не познакомиться во время перерыва, поэтому кто-то почувствует недостаток информации.
При удаленной работе особенно важно давать вашей команде задачи, которые побуждают ее общаться друг с другом.
Нужно постараться организовать общее информационное поле, чтобы каждый мог участвовать в обсуждении рабочих вопросов.
Видеоконференции хорошо подходят для этого, поскольку способствуют большей вовлеченности, продуктивному и легкому общению.
Не видя человека, узнать о его состоянии довольно сложно.
Если сотрудник не привык самостоятельно сообщать о возникающих трудностях, руководитель может остаться в неведении и не сможет предотвратить ухудшение ситуации.
Настройте своих подчиненных на максимальную открытость и сообщите о своей готовности помочь в случае необходимости.
Участвуйте в жизни команды, планируйте личные и общие звонки.
Чем заметнее ваше присутствие, тем лучше сотрудник будет чувствовать поддержку (но не заходите слишком далеко!).
Нельзя допускать эмоциональной изоляции и отстраненности сотрудника, иначе вы рискуете получить вместо коллектива группу отчужденных людей, не заинтересованных в качестве выполняемой работы.
Организуйте пространство для неформального общения в команде — чаты для флуда в мессенджерах, группы в социальных сетях с новостями компании или отдела — и рассказывайте им, например, о том, что было сделано на прошлой неделе или будет сделано на следующей неделе, обменивайтесь мемами.
Если вам нравятся нестандартные решения, то можете пойти дальше – современные технологии позволяют организовать даже корпоративное интернет-радио.
Правила онлайн-общения
При удаленной работе значимость интернет-общения существенно возрастает. Важно обсуждать с командой и регламентировать разнообразные формы взаимодействия, которые бы позволяли всем оставаться в одном информационном поле, быть вовлеченными — и не мешать работе друг друга.Вот несколько правил, которые могут быть вам полезны.
- Поддерживайте порядок в своих чатах, находите и используйте подходящий вам мессенджер, настройте списки разговоров и контактов, чтобы не потеряться в возросшем количестве каналов.
- Подумайте об альтернативных средствах связи и о том, когда их использовать.
Сотрудники должны иметь возможность позвонить коллеге на свой мобильный или домашний телефон, если тот не отвечает на сообщения или если проблему легче обсудить устно.
- Убедитесь, что у каждого сотрудника есть все необходимое для видеозвонков (наушники, камера).
Не стоит недооценивать этот формат общения: он значительно компенсирует недостаток невербальных сигналов – жестов, мимики – и снижает вероятность множественности значений, что часто случается при переписке.
- Настойчиво стуча в чат коллеги или пытаясь срочно ему позвонить, мы можем не увидеть, как в этот же момент к нему в дверь стучатся еще несколько человек, требуя внимания, в то время как сам коллега катастрофически занят. Используйте статусы в мессенджерах, например, или Календаре Google — любом инструменте, позволяющем учитывать занятость друг друга.
- Google Hangouts – для видеовстреч с сотрудниками разных отделов.
Очень удобно, поскольку синхронизируется с Календарем Google, что позволяет каждому видеть, когда запланирована встреча;
- Slack — для быстрых внеплановых звонков;
- Discord — для постоянного взаимодействия с командой.
Сидя в «комнате», вы в любой момент можете устно обратиться к коллеге.
Такой формат создает эффект присутствия и поднимает командный дух.
Контроль качества
Удаленный формат работы неизбежно вызывает вопросы по контролю продуктивности сотрудников и качества их работы.Руководитель оказывается в ситуации, когда он не может просто оглядеть офис и проверить занятость своих подчиненных – кто работает, а кто куда-то пропал.
У него есть вполне понятное стремление ужесточить контроль, но это желание следует сдерживать, поскольку оно может помешать подчиненным работать.
Есть программы, собирающие аналитику с рабочего стола на компьютере сотрудника в течение дня, например Screenshot Monitor. Они могут быть полезны, если зарплата почасовая и руководителю важно знать, отрабатывает ли человек свои часы или тренируется.
Кроме того, с помощью таких инструментов можно оперативно отреагировать, когда сотрудник допускает серьезную ошибку или снижается его производительность – в общем, когда необходима помощь.
Однако, по нашему опыту, эффективность таких инструментов неоднозначна: иногда они демотивируют, особенно представителей творческих профессий.
Мы не рекомендуем вводить дополнительные виды отчетности или требовать от людей постоянного подтверждения своего присутствия на рабочем месте.
Лучше исходить из следующей мысли: если качество результата не вызывает никаких вопросов, то можно считать, что обязательства перед работодателем выполняются.
Краткое содержание
Как не пропустить ничего важного? Предлагаем небольшой чек-лист.- Команда находится в одном информационном поле — благодаря регулярным звонкам, общим спискам рассылки и чатам в мессенджерах.
- Все без опозданий появляются на рабочем месте — это можно отследить по активности в общем чате или во время ежедневных утренних звонков.
- Каждый специалист точно знает, что и когда делать.
У него есть доступ к трекеру задач, рабочим инструкциям и четко определенным должностным обязанностям.
Вы в любой момент можете просмотреть статус выполнения всех текущих задач и оценить загруженность команды.
- Имеются общие каналы и стандарты интернет-коммуникации.
Сотрудники знают, где получить необходимую информацию и как в случае необходимости связаться с коллегами, администрацией или системными администраторами.
- Вся распорядительная документация ведется корректно и в полном объеме.
Даже работая удаленно, люди могут уйти в отпуск, взять больничный и т. д.
Интересно отметить, что многие сотрудники работают даже более продуктивно, работая дома, чем в офисе.
Очевидно, что у удаленной работы есть свои плюсы и минусы, но нет ничего, с чем нельзя было бы справиться.
Удачи! Теги: #ИТ-компании #ИТ-компании #Удаленная работа #удаленная работа #Управление персоналом #управление проектами и командой #удаленное управление #организация процессов #организация работы #контроль #менеджеры
-
Балтийские Языки
19 Oct, 24 -
Зонд Atlas Ripe: Использование
19 Oct, 24 -
Заявление Цб Китая Обвалило Курс Биткоина
19 Oct, 24 -
Измеряем Энергопотребление Бытовой Техники
19 Oct, 24 -
Под Капотом В Секундомере
19 Oct, 24
