Привет, Хабр.
За последние 3 недели все в мире сильно изменилось.
Единственное, что можно сказать с уверенностью, это то, что мы все продолжим работать.
Для тех, кто реагирует на события спокойно – в привычном ритме и в привычном положении, а для других – гораздо больше из-за смены работы или просто потому, что это позволяет им вернуть мысли в привычное русло.
Поэтому мы решили не отказываться от публикации второй части статьи о методах тайм-менеджмента.
Первый, который вы найдете Здесь .
Спасибо всем, кто оставил комментарии к первой статье.
Они помогли нам понять, что тема актуальна, и по-новому взглянуть на концепцию тайм-менеджмента.
Так что пишите, мы всё читаем.
В предыдущих сериях
Вкратце, напомним, что мы показываем взгляд изнутри на популярные приемы и методы тайм-менеджмента.Анна, маркетолог и один из авторов контента, рассказывает о своем опыте Клик.
ру .
Она опробовала большинство популярных методов ранжирования задач и распределения рабочего времени и честно рассказывает о своих впечатлениях.
Вот какие задачи поставила Анна в самом начале экспериментов:
- Успеть сделать все, что запланировал на день;
- Научитесь распределять время на задачи с точностью до 15%;
- Сократите количество переключений до комфортного уровня;
- Научитесь правильно распределять задачи в течение рабочего дня.
А сегодня Канбан, «90 на 30», тайминг и «Свежее или Жареное».
Метод: Канбан (упрощенный)
В чем смысл: Канбан — это техника организации работы в командах с помощью визуализации.Весь пул задач по разработке продукта (канбан часто ассоциируется именно с профессией разработчика) делится на 3 группы: предстоит сделать, в процессе, завершено.
Все это визуализируется в виде 3 столбцов с карточками задач.
Важно, чтобы в первой колонке было ограниченное количество задач, ведь если их будет слишком много, некоторые из них зависнут на долгое время.
По мере вашей работы карточки перемещаются по столбцам, давая вам четкое представление о вашем прогрессе.
Период тестирования: 2 месяца тестирования + пользуемся по сей день.
Как прошел тест
Когда-то я работал с групповыми проектами в Trello (распределяя задачи по подрядчикам), и мне очень нравился принцип столбцов и карточек.Это было удобно и наглядно.
Вот теперь я вспомнил именно об этом сервисе.
Правда, на момент теста у меня не было команды.
Я решил попробовать «упрощенный персональный канбан», как я это назвал.
На месяц мой список задач выглядел примерно так: 
Количество карточек в «Сделать» я ограничил 12 штуками, это задания примерно на 3 следующих дня.
Почему именно это:
- краткий список задач можно поддерживать в актуальном состоянии;
- в список можно добавить внезапную задачу;
- этот объем предстоящей работы не слишком давит психологически.
Через месяц произошло нечто странное: я начал пропускать столбцы.
Я привык к долгому планированию (на неделю и более), но в Trello даты видны довольно плохо, а дни недели доступны только в платной подписке.
Итак, моя доска превратилась в вот это: 
В первом столбце остались задачи с далекой датой или датой «когда-нибудь», «Выполнено» осталось на месте, а в середине я добавил текущий день и ближайшие 3-4 дня.
Проработал так еще около месяца, наслаждаясь удобством.
Пока меня не пригласили обратно в групповой проект в Trello. Все, что мне так нравилось в индивидуальной работе в этом сервисе, в командной работе стало адом:
- логика создания столбцов часто была неясной;
- несколько задействованных команд слишком затруднили разметку и раскрашивание карточек;
- карты постоянно хаотично перемещались туда-сюда, хотя казалось бы, нужное задание выполнено, и для нового нужно просто создать свою карту;
- Переписка внутри карточек могла быть огромной и трудной для понимания.
Плюсы:
- Наглядность – быстрая визуальная оценка рабочей нагрузки и прогресса.
- Возможность размещать файлы, ссылки или писать текст внутри карточек (например, вступительные замечания от заказчика).
- Отмечать выполненные задачи галочками и перемещать их мне было удобно и приятно.
- Доступ с любого устройства.
- Наличие оповещений.
Минусы:
- Если вы слишком усложните систему, она станет неудобной и даже замедлит вашу работу.
Мой вердикт:
Мне Trello очень понравился для индивидуальной работы (до сих пор активно им пользуюсь), но совсем не для командной работы.Возможно, проблема в самом сервисе и есть другие, более подходящие для координации команд. Кстати, если вы их знаете, напишите.
Метод: «90 на 30»
В чем смысл: Это метод распределения труда и отдыха, при котором 90 минут вы работаете, а затем 30 минут отдыхаете.При этом самые сложные задачи нужно выполнять в первую очередь.
Период тестирования: 2 недели.
Как прошел тест
Все свои задачи я разделил на 1,5-часовые периоды, чередующиеся с отдыхом.
Получилось примерно так: 
В конце каждого сегмента звонил таймер переключения.
Несмотря на то, что работать 1,5 часа без перерыва порой было сложно (особенно в конце дня, когда голова уже устала), мысль о том, что я могу отдохнуть еще целых полчаса, согревала душу.
Кстати, этого хватило только на перерыв и на обед. На второй неделе равномерное распределение времени начало сбиваться: когда вмешивается неотложная задача, сбиваешься с ритма.
Иногда такие задачи приходилось выполнять в периоды отдыха, потому что как можно скорее, сами понимаете.
Плюсы:
- Метод помогает лучше концентрироваться и меньше отвлекаться.
- Помогает быстрее подготовиться и выполнить задачи — в течение отведенных 90 минут.
- Есть длинные перерывы, которые являются хорошей мотивацией.
Минусы:
- Длительные отрезки работы начинают вызывать стресс к концу дня.
- Много переключений.
- Метод терпит неудачу, если ему мешает срочная задача.
- Иногда хочется сделать более длительный перерыв, например на обед.
- Коллеги и начальник не всегда понимают ваши частые получасовые отсутствия.
Мой вердикт:
Метод мне понравился, но к концу второй недели я понял, что мое планирование мало чем отличается от стандартного календаря, о котором я рассказывал.в первой статье .
Некоторые задачи занимали более 90 минут, иногда я забывал делать перерывы для отдыха, а иногда работал всего 40 минут или час между перерывами.
Поэтому 90 на 30 стали превращаться в обычный календарь: 
Однако метод помог понять, насколько важно и нужно регулярно (иногда даже принудительно) прерываться.
Метод: тайминг
В чем смысл: Метод помогает проанализировать эффективность трудозатрат на выполнение работы.Вам необходимо записывать время на каждую задачу в течение нескольких недель, а затем анализировать эффективность трудозатрат. «Бесполезную» трату времени необходимо сократить, а эффективное время необходимо увеличить.
Период тестирования: 3 месяца.
Как прошел тест
В описании метода меня сразу насторожили два момента:- Как узнать, эффективно или неэффективно тратится время? Какие критерии должны быть?
- Фиксация времени выполнения задач сама по себе трудоемка и увеличивает количество переключений.
Так себе критерий.
Можно попробовать как-то оцифровать каждую задачу, например, посчитать ее ориентировочную «стоимость» в зависимости от общего бюджета проекта.
Например, если весь проект состоит из написания медиаплана и 25 однотипных текстов, то его стоимость можно разделить на 26. На тот момент я работал фрилансером, поэтому все мои трудозатраты можно было примерно перевести в деньги.
.
По итогам тестового месяца я посчитал стоимость часа в каждом проекте.
Проблема с переключением решилась сама собой после первой недели: главное привыкнуть.
Я вел расчеты времени в Excel и получил что-то вроде этого: 
Когда я начал анализировать эту статистику в конце месяца, я увидел удивительные вещи:
- Некоторые типы задач выполняются быстрее, а другие медленнее.
Например, лучше всех у меня получалось ставить задачи и проверять их, но сложнее всего было анализировать целевую аудиторию и большие письма подрядчикам; - Некоторые проекты приносят вам больше дохода, чем другие.
Для меня иногда это зависело от заказчика, а иногда и от того, что я неправильно рассчитал стоимость услуг и не включил в цену ряд работ; - Не все задачи можно оценить хоть в какой-то степени.
Например, за то, что я составляю табель учета рабочего времени, заполняю календарь, подписываю договоры и отправляю отчеты, мне, конечно, никто ничего не платил.
Например, я обнаружил проект, эффективность которого в течение 3 месяцев падала, потому что от меня требовалось вносить все больше правок и дополнений в дизайн.
Когда они отказались выплатить мне компенсацию, мне пришлось отказаться от проекта.
Если бы я не использовал хронометраж, я бы продолжал думать, что проект прибыльный.
Вот пример таблицы с анализом затрат на оплату труда: 
Для наглядности я раскрасил определенные числовые диапазоны.
Таким образом, вы сразу сможете увидеть, какие задачи были выполнены неэффективно.
Наглядность важна не только при планировании своего времени, но и при отслеживании KPI рекламных кампаний.
Так, например, чтобы анализ статистики был удобнее, Click.ru развитый информационные панели – представление ключевых показателей эффективности рекламы на хорошо видимых панелях.
Вы можете использовать любую комбинацию объявлений и параметров таргетинга в своем фильтре, чтобы отслеживать именно то, что вы хотите.
Плюсы:
- Тайминг помогает вам точно понять, сколько времени вы тратите на каждую задачу/проект/тип задач.
- Помогает выявить причины чрезмерных трат времени и оптимизировать трудозатраты.
- Помогает устанавливать цены на основе реальных данных о затратах на рабочую силу.
Минусы:
- Способ увеличивает количество переключателей.
- Нам необходимо придумать более-менее точный критерий эффективности.
Если вы работаете по найму, это сделать сложно.
Мой вердикт:
Метод мне очень понравился, я пользовался им долгое время даже после теста, работая фрилансером.Правда, в некоторые месяцы я проводил расчеты попроектно, а не позадачно (суммировал время и стоимость всего проекта без более детальной детализации).
А деталировку я выполнял только в «проблемных» проектах.
Метод: свежий или жареный.
В чем смысл: все важные и сложные задачи следует выполнять утром, пока мозг еще свежий (не «поджаренный»), простые и второстепенные дела следует оставить на вторую половину дня.
Этот метод должен помочь вам быстрее выполнять сложные задачи.
Период тестирования: 1 неделя.
Как прошел тест
Давным-давно я попробовал «есть лягушек по утрам», а закончилось это тем, что утро стало еще противнее.Но я все равно решил попробовать.
Утром первых двух дней испытаний я запланировал сложные письма подрядчикам.
Мозг просто отказывался правильно формулировать мысли; написание заняло в 1,5 раза больше времени, чем обычно.
Я подумал, что, возможно, темы писем были просто сложными, поэтому попробовал еще раз.
На 3-й день в 9:05 я сел составлять медиаплан.
А через час я просто уволился и переключился на более мелкие задачи.
И они прошли хорошо.
Чтобы проверить это, я решил следующие 4 дня работать как обычно: ускоряюсь с небольшими задачами, затем делаю сложные и заканчиваю день 1-3 маленькими.
И, как всегда, все получилось великолепно.
В общем, тест провалился с треском.
Плюсы:
- Метод может подойти тем, кто вечно откладывает важные дела и хочет буквально приучить себя делать их вовремя.
Минусы:
- Метод не подходит тем, чья пик активности приходится на дневное или вечернее время.
- Плохо подходит для тех, кто часто теряет планирование из-за неотложных задач.
- Это не подойдет, если вы сейчас находитесь в состоянии стресса.
Состояние может только ухудшиться.
Мой вердикт:
Этот метод мне не подошел, поскольку мой оптимальный ежедневный режим следует кривой от простого к сложному и обратно к простому.
выводы
- Типичный совет типа «Делайте самое сложное утром, и день станет легче», возможно, вам не подойдет. Вы всегда должны сосредоточиться на своем темпе и часах активности.
- Все методы необходимо так или иначе адаптировать под свои нужды (такой же вывод я сделал в предыдущей статье).
- Не все методы одинаково полезны для индивидуальной и групповой работы.
- Визуализация загрузки очень удобна.
- Регулярные короткие перерывы очень полезны для отдыха и восстановления сил.
- Не недооценивайте статистику загрузок.
Это очень помогает оптимизировать время и стоимость вашей работы.
- Из методов, о которых я сегодня рассказал, я до сих пор использую упрощенный канбан в Trello и хронометраж.
Они оказались для меня наиболее полезными.
Это одни из самых интересных и мощных вещей, которые я когда-либо использовал в работе и жизни.
Теги: #Управление проектами #GTD #kanban #фриланс #тайм-менеджмент #тайм-менеджмент #90-30 #Свежие или жареные
-
Rss — Что Вам Нужно Знать
19 Oct, 24 -
Wbar - Докбар, Не Требующий Компиляции
19 Oct, 24 -
О Рейтингах И Sbc
19 Oct, 24 -
Собираем Материалы Перед Проектированием
19 Oct, 24 -
Опять Фишинг Вконтакте
19 Oct, 24
