Мне приходилось работать в компаниях разного размера – от небольшого офиса на 15 человек, снимающего пару комнат на чердаке, до международных компаний с офисами в разных странах и дорогими корпоративами.
И почти в каждой компании меня удивлял зоопарк используемого ПО и жадность (или, наоборот, расточительность) при выборе очередного инструмента.
В этой статье я хотел бы поделиться своими мыслями о том, какое программное обеспечение и когда имеет смысл покупать для ИТ-компании.
Надеюсь, статья будет полезна как начальникам, принимающим решения о покупке программного обеспечения, так и сотрудникам, которые продолжают толкать тележку с квадратными колесами и боятся просить новые инструменты.
Все советы и выводы я буду давать исходя из собственного опыта, ошибок и наблюдений.
Ключевым фактором при выборе программного обеспечения является размер компании; очень часто от размера зависят процессы, проблемы и финансовые возможности.
Поэтому сначала я опишу свой опыт работы в компаниях разного размера, а затем перейду к некоторым общим характеристикам.
Небольшая компания (1 - 100 человек)
Моя первая компания была прямым примером того, как правильно выбрать программное обеспечение, не тратя при этом много денег.Генеральный директор был большим поклонником Google и купил G Suite .
В результате у нас появился необходимый пакет офисных программ, почта и даже вики.
Для хранения и обмена данными мы сначала использовали Коробка , а потом Google выпустила свой Диск — и мы быстро перешли на него.
Мы бы потратили гораздо больше денег на лицензии от Microsoft, а Office365 с онлайн-редактированием тогда был недоступен.
Но как мы обходились без всяких CRM, HRM, ERP и прочего? Нашим секретным оружием стало Скрипт Google Apps .
Мы создавали электронные таблицы, добавляли в них кастомные формы и писали обработчики событий, которые формировали для нас отчеты, отправляли письма и создавали новые доки из шаблонов.
Но всё же стало появляться другое ПО — например, для информационные бюллетени по электронной почте .
Мы попробовали это первыми UniSender , но низкая цена сказалась на качестве услуг и надежности этой услуги.
Возможно, сейчас это топовый инструмент, но еще в 2012 году было достаточно проблем (не доставлялись письма, создавались дублирующие рассылки, были ограничения на количество получателей).
Все это влекло за собой большие риски, и режиссер неохотно расплачивался за это.
Там и дизайн, и функционал, и мощность были совсем другие.
Нам также нужен был инструмент для управление проектами и планирование .
Сначала мы использовали несколько шаблонов таблиц, но как-то не прижилось — сложно было увидеть общую картину.
Начали мы по традиции с отечественных Мегаплана , то нам не хватило функций и мы попробовали Битрикс24 .
Тогда это был достаточно революционный софт, они называли себя «социальным интранетом» — был и чат, и шафлы, и календарь, потом появилась и CRM. Через некоторое время после моего ухода компания обменяла Битрикс на суперкомбо Трелло + Слабый .
Конечно, эти цветные карточки с возможностью перетаскивания и настраиваемыми смайлами для постов сразу завоевали сердца миллионов пользователей.
Отдельная эпопея была с выбором софта для управление клиентами и продажами, CRM .
Начальник сначала дал каждому из менеджеров задачу протестировать по 3 штуки из списка самых популярных CRM, но как-то такой подход не взлетел — тестировать такой самолет в одиночку сложно.
Потом вся команда посмотрела сравнительные обзоры и выбрала Зохо решение с подходящими функциями.
На самом деле Zoho получился несколько громоздким, с миллионом настроек, но мы с этим разобрались: подправили шаблоны, импортировали контакты, статусы — и дело пошло на лад. Позже директор рассказал мне, что нанял крутую команду продавцов, которые сказали, что будут работать только с помощью Закрывать .
Google Apps Script — конечно мощная штука, но он предназначен в основном для своей экосистемы, плюс для его использования необходимы навыки программирования.
Но очень хочется сделать полную автоматизацию без кода, например такую как автоматическое сообщение в Slack о новой завершенной сделке или автоматическое обновление списка рассылки.
Идеально подходит для объединения существующих приложений в один процесс Запир .
В качестве альтернативы можно также рассмотреть MS Power Автоматизация или любой из RPA-инструменты .
Забавный случай произошел с получением «бесплатных» лицензий на HAT (Инструменты для создания справки) .
Я исследовал около шести самых популярных инструментов для создания справочной документации, и тогда директор предложил мне написать каждой компании и попросить бесплатную лицензию в обмен на упоминание их продукта на нашем сайте и в рассылке.
Две небольшие компании согласились DrExplain И Помощь+Руководство .
Впоследствии они стали нашими клиентами, для которых мы создавали видео, переводы и даже пользовательскую документацию.
Вот предостерегающая история об условно-бесплатном YouTube. Мы создали канал и размещали там рекламно-познавательные видеоролики о различных продуктах.
В один прекрасный день нас заблокировали из-за жалобы конкурентов, а восстановление заняло около месяца.
Для таких случаев мне пришлось купить запасной канал Vimeo. Позже я узнал о более продвинутых видеохостингах, которые также позволяют создавать и персонализировать видео, например Видьярд .
Следующим местом моей работы стал офис, основанный на инструментах Microsoft. С точки зрения стоимости и функционала все было очень правильно, но пострадали люди.
Чего стоило использование TFS (Team Foundation Server) и Sharepoint в 2013 году — тогда Балмер не особо задумывался об удобстве использования.
Я как-то попросил директора купить удобный скриншот для нашей документации, и он посоветовал нам просто взять Windows Snipping Tool.
Потом меня привели в американский стартап с центром разработки в Минске (30+40 человек).
Вот тут-то расточительность и проявилась явно: с одной стороны Атласский стек (JIRA, Confluence, Bitbucket, Bamboo) и в другом G Suite. Но почта была Outlook. Американцы создавали диаграммы Люсидчарт , архитекторы и BI использовали Корпоративный архитектор , а все остальное бесплатно Draw.io без интеграции с Jira. В результате образовалось столпотворение, подобное Вавилону: требования были разбросаны по тикетам Googledocs, Confluence и Jira, исходники диаграмм были все в разных форматах, почта работала с глюками.
А для управления задачами такой маленькой команды джира была слишком громоздкой.
P.S. Угадайте, что случилось с этим стартапом.
Средняя компания (101 - 1000 человек)
Потом я перешёл в более серьёзный стартап и пробыл там довольно долгое время (от раунда Б до Е).За это время количество сотрудников выросло с сотни до полутысячи, а зоопарк инструментов стал весьма внушительным.
Моя деятельность сначала была связана с созданием документации, обучающих материалов, а позже и с управлением продуктами, поэтому начну с соответствующего программного обеспечения.
Они сделали за меня выбор платформы документации — сказали, что мне нужно создавать руководства в Confluence. Мы даже купили лицензию на 500 пользователей и плагин для версионирования.
Скажу сразу, это был не лучший выбор для пользовательской документации: перевод и версионирование были неудобны, настройка стилей и экспорт превращались в муку.
Зато есть WYSIWYG, совместное редактирование, SSO, RBAC и диаграммы можно вставлять и редактировать прямо на странице.
Полезные советы для тех, кто все же выбирает слияние:Когда возникла задача локализации и удобного версионирования, было принято решение перейти от конфлюенса к статическому генератору сайтов (docs-as-code).
- Рассчитайте количество пользовательских лицензий минимум на год вперед.
- Платите только за пользователей-авторов.
- Используйте открытые разделы с доступом для чтения без регистрации.
Бояться конкурентов, скрывать документацию или делать ее платной — признак слабого продукта.
- Используйте как можно меньше пользовательских плагинов.
Даже самые крутые и дорогие плагины имеют ошибки или могут в любой момент перестать поддерживаться.
- Подумайте, какой инструмент вы будете использовать для создания диаграмм.
Главное, чтобы все сотрудники использовали один и тот же, и исходники находились в одном репозитории.
Докузавр .
Там нам пришлось закончить поиск и авторизацию, но результат того стоил.
А теперь немного об инструментах для создание аннотированных скриншотов и обучающих видеороликов .
Я даже про скриншоты как-то говорил Я написал целую статью Я думаю, что эти инструменты по-прежнему актуальны.
Для записи и редактирования видеоуроков мы выбрали Камтазия и для создания снимков экрана Снагит .
Если найти скриншот не проблема, даже бесплатный( ShareX ), то альтернативы Camtasia с таким же удобным интерфейсом мы найти не смогли.
Однажды ко мне пришел менеджер по продукту и сказал: «У меня есть классная идея: давайте начнем форум делиться советами и слушать отзывы пользователей.
Чтобы завтра у нас был рабочий форум!» Ему понравился забавный дизайн Фларум , А Атласианские вопросы был признан слишком дорогим.
Из-за отсутствия нужного функционала во Flarum, я просмотрел еще парочку и наткнулся на суперрешение с открытым исходным кодом.
Дискурс — и сразу дал админам задачу развернуть его на нашей инфраструктуре.
Через некоторое время пришел генеральный директор и сказал, что необходимо массово обучать разработчиков-партнеров и выдавать им сертификаты об окончании курсов по LMS (система управления обучением) .
Сказал использовать Мунами или выбрать что-то похожее, но не дорогое.
После использования Moonami мы поняли, что это просто сервис для тех, кто не знает, как установить open source. Мудл на моем сервере и я готов за это переплатить.
Мы очень долго возились с Moodle, но в итоге создали курсы и систему сертификации.
Некоторое время у нас работал американец, который был фанатом Adobe Captivate , и мы пытались конвертировать существующие курсы на эту платформу, но как-то не получилось: ценник был атомарный, редактор курсов был только десктопным приложением, для интерактивных презентаций требовался Flash. Пожалуй, сейчас там все супер круто и недостатков нет (кроме цены, это ADob).
В результате мы наняли PHP-команду, и они настроили мудл так, что никто даже не поверит, если вы расскажете нам, что скрывается под капотом.
Отдельного упоминания заслуживает эпопея выбора инструмента планирования ( Дорожная карта ).
Топ-менеджмент, отдел маркетинга и продаж жаловались, что с Jira ничего не понятно, но продавать функции нужно заранее, а многие клиенты хотят видеть дорожную карту на предстоящий год. Впервые купил Роудмунк , мы там начали строить все планы, но на тот момент интеграция с Jira была только в виде бета-версии.
Потом пришел новый руководитель продукта, и на своей последней работе он использовал Ага.
ио , поэтому мы быстро купили эту Акху.
Конечно, это не программное обеспечение, а космический корабль — учиться им пользоваться можно годами.
Характеристики могут отображаться в виде колбасок, кружка или разноцветных карточек со стрелками зависимостей.
Мы долго настраивали отображение полей Jira на поля Akha, в итоге все взлетело и выглядело вполне прилично, хотя это оказалось неприлично дорого, поэтому не у всех в компании был доступ.
Но вот самый удивительный момент во всей этой истории: при планировании нового релиза наш отважный начальник все равно пользовался Excel, потом все вместе его редактировали, обсуждали и копипастили в Аху.
То есть мы купили дорогой софт, но использовали лишь небольшую его часть и больше половины времени тратили на копипаст. И в качестве вишенки на торте какую-то среднюю версию Excel и Ahi потом перенесли в PPTX-презентацию для показа клиентам, менеджерам и командам разработчиков перед планированием.
У нас была похожая ситуация с заметками: кто-то пользовался Windows-флешками на ноутбуках, кто-то писал в текстовом редакторе.
Главный продакт-менеджер активно пользовался OneNote, но ни с кем им не делился; его подчиненные писали заметки в Evernote и Trello. Потом майндмапами заинтересовались все — и нас купили.
XMind , но дизайнеры использовали более симпатичный Миро .
Потом один из менеджеров прочитал, что Google добился таких высот в основном благодаря методологии ОКР ( Цели и ключевые результаты ), всех срочно собрали на тренировку, сказали ставить высокие (не)достижимые цели и измеримые результаты.
И конечно мы купили супер софт Беттерворкс , который также содержит анкеты, обратную связь 360° и многое другое.
Но в процессе заполнения OKR все ужасно ругались — невозможно было даже найти все ваши задачи, а если кто-то менял цель верхнего уровня, все сопутствующие цели куда-то исчезали.
Все сотрудники, которые не использовали Jira (продавцы, маркетологи, консультанты), были в восторге, ведь теперь они могли показать, что заняты чем-то важным, а вот инженеры были просто в ярости и считали такой инструмент просто дублированием Jira. Самыми большими ошибками при заполнении OKR были индивидуальные цели вместо командных и их огромное количество, что делало практически невозможным анализ и актуализацию таких целей.
Что ж, раз уж я упомянул Betterworks и немного зашел на территорию HR, давайте немного поговорим о программном обеспечении, которое помогает экономить время и облегчает жизнь HR (People ops, Business Partners или какое там сейчас самое модное название).
Пока компания достаточно маленькая, любой уважающий себя директор заставит HR вести все дела в Excel. И только когда они воют, начинают ошибаться, бросают или перестают выполнять планы, они покупают какой-нибудь HRM, например Комета .
Если у вас распределенная команда или количество сотрудников уже больше сотни, то может пригодиться вложение, показывающее структуру организации ( Организационная структура ) и статус каждого сотрудника, например Пингборд .
Есть интересный бонус – игра «Угадай сотрудника по фото» с рейтингом.
А ещё наши HR-специалисты любили проводить всякие анкеты «как ты работаешь», «что ты хочешь улучшить», «хвалил ли тебя начальник за последнюю неделю» и всегда использовал для этого разные инструменты: SurveyMonkey , Типоформа , Гугл формы , Формы Microsoft .
Вот что я могу порекомендовать по поводу инструмента для анкет:В стартапах все верят в выход на IPO и хотят понять, сколько у них опционов, каков их номинал и сколько их будет через год. Оказывается, для таких целей есть программное обеспечение - Карта .
- Лучше выбрать один инструмент и интегрировать его в свой стек.
- Если вы не обеспечите и не докажете конфиденциальность, никакие инструменты вам не помогут. Конечно, вы можете нанять сторонняя организация , если финансы позволяют, и проводить всякие модные Оценка DiSC .
- Анкеты должны быть краткими, а результаты следует отправлять, визуализировать и обсуждать как можно быстрее.
- С точки зрения удобства использования TypeForm превосходит других.
Удобный и понятный интерфейс веб-версии, но совершенно бесполезное и плохое мобильное приложение (аутсорс типа Боинга что ли?) Теперь давайте перейдем к посланники И видео-конференция .
Начинали мы, как и многие, со Skype, но потом перешли на Slack, где создавали тематические каналы — и производительность просто невероятно выросла, а потом упала, потому что каналы чата создавались каждый день.
Почему-то его выбрали для видеозвонков и конференций.
Идти на встречу , хотя многие клиенты (особенно банки) разрешают только Вебекс И Команды (ранее Skype для бизнеса).
Поэтому мне тоже пришлось купить Webex для избранных, поэтому всегда думайте о том, какой инструмент звонков будет готов использовать большинство ваших клиентов.
Где должны храниться файлы? Не передавайте их постоянно в мессенджере.
Сначала мы использовали только Амазонка S3 (Простая служба хранения) вместе с ускоритель скорости и использовал настольный клиент S3 Браузер .
Но бизнес-пользователи просто не могли так жить — настройка клиента для них была просто невыполнимой задачей, а офлайн-доступа не было.
И тогда мы решили купить Дропбокс : Все просто подпрыгнули от радости и тут же начали выкладывать в облако свои смешные постики и видео.
Писец подкрался незаметно примерно через пол года - общая папка стала весить 50 Гб, синхронизация отнимала много времени и трафика, никто не понимал, где искать документы, а квитанция от Dropbox оказалась такой большой, о котором мне пришлось подумать.
И тут лучшие умы только что вспомнили, что мы давно купили Office365, и есть Один диск И SharePoint , а если нет разницы, то зачем платить больше?
Советы компаниям, работающим с параноидальными клиентами банков:
- Приобретите себе FTP-сервер в своем домене и в стране клиента.
- Полностью грязный ресивер.
Если сроки поджимают, а ИТ-специалисты клиентов зависают, попробуйте использовать свой Confluence (Jira или другой портал, разрешенный клиентом) для передачи файлов в виде вложений на страницы.
Короткая заметка о инструменты для маркетинга .
Есть две альтернативы: попробовать интегрировать десятки инструментов с картинки выше или купить комплексное решение типа Marketing Cloud. Мы впервые использовали HubSpot и множество мелких инструментов для отдельных задач, а затем перешел на Элоква .
Правда, они продолжали параллельно использовать Salesforce (возможно, на это были какие-то причины).
Раз уж мы заговорили о маркетинге, я вспомнил несколько забавных подробностей о сайте компании.
В самом начале был какой-то типичный сайт с отвратительными стоковыми фотографиями манекенщиц с умным видом, что-то пишущих на прозрачных досках.
Потом полный контроль над сайтом отдали дизайнеру, который пытался что-то сделать на WordPress — периодически пропадали ссылки и изображения, прыгала верстка, но с руководством всё было ок.
Поборовшись с WordPress, дизайнер обнаружил конструктор сайтов и выбил много страниц за короткое время.
Минусом использования этого решения была низкая производительность, поскольку все ресурсы хранились на серверах стороннего сервиса, а также ограничения в настройках.
В итоге было принято решение отдать дизайн и разработку сайта на аутсорсинг сторонней компании, дороговато конечно, но результат красивый и всякие поп-апы GDPR работают как часы.
Большая компания (1000+ человек)
И вот я пришел в крупную международную компанию.Самое первое приятное впечатление работающий единый вход (единый вход) , реализованный с помощью Azure Active Directory. Я просто установил пароль для пользователя на своем компьютере — и мне не пришлось больше придумывать или запоминать какие-либо логины и пароли.
Из пакетных решений используют Office365 и почему-то G Suite. Так сложилось исторически, но на данный момент это кажется излишним.
Единственное объяснение, которое мы можем придумать, — это профилактика.
Привязка к поставщику или просто запасной вариант, если один из вендоров заблокирован в какой-либо стране.
Как посланник Сначала был Skype, потом все перешли на Teams. После Slack я бы не сказал, что чувствую большую разницу — есть некоторые странные моменты, но ко всему можно быстро адаптироваться.
Из очевидных плюсов - интеграция с Office365 из коробки, из минусов, которые вас реально бесят - можно и не писать.
имя пользователя , если этого человека нет в чате или на канале - какого черта??? Для видеозвонков мы использовали сервис Hipster. Синие джинсы , затем переключился на вездесущий Webex. Причина, скорее всего, в нагрузке, которую может выдержать сервис.
Для управление проектом инженерные разработки используют Jira, а дизайнеры и некоторые продукты используют Асана из-за своей простоты и привлекательности.
Gira хорошо справляется с нагрузками в 3000+ пользователей, хотя бывают ситуации, когда кэш на одной из нод становится недействительным, и приходится принудительно менять ноду.
Ранее использовалось для составления дорожных карт Портфолио Джира , затем переключился на Большая фотография .
Админы говорят, что в Portfolio глючит, но я не могу представить себе ничего более грубого и странного, чем BigPicture. Единственный плюс — все есть внутри Jira в виде плагина.
В такой ситуации логичнее было бы выбрать Portfolio, поскольку это тоже продукт Atlassian. И, конечно же, многие продуктовые команды по-прежнему сначала все планируют в Excel. 
Как портал службы поддержки и выбрано программное обеспечение для управления ИТ-задачами СервисNow .
UX этого сервиса застрял где-то в начале 2000-х, но до сих пор этот инструмент решает свои основные проблемы.
Но опять же - почему бы не выбрать Атласский стек , так как ты купил Jira? А если говорить об удобстве всевозможных сервисдесков, то идеальное решение — это какой-нибудь чат-бот или одна поисковая строка, где я пишу то, что мне нужно, обычным языком.
И никакого заполнения километровых форм и изучения классификации запросов.
И еще немного об ИТ.
Вам необходимо установить его на свой компьютер Угольно черный , Зонтик , ClearPass , ГлобалПротект и там, наверное, что-то еще.
Они съедают в среднем 30% ресурсов вашего компьютера.
Но это, вероятно, оправдано, если компания достаточно крупная и не вынуждена покупать дорогое оборудование.
Раньше перед поездкой в командировку я ходил к офис-менеджеру, мы садились за компьютер и начинали выбирать авиабилеты и отели на Expedia. Это, конечно, удобно, но такой подход абсолютно не масштабируем, и бывали случаи, когда кто-то забывал о деталях и удобных рейсов уже не было или визы делались впритык.
Оказалось, что для Управление поездками Существуют также специальные инструменты, например КомБтас .
Он напомнит вам о сроке действия визы, и агент подберет вам билеты, а вы сможете оплатить все расходы и получить возврат средств.
Но без подсказки почти ни у кого не получается все правильно заполнить с первого раза, и непонятно, как сразу оформить поездку для группы.
Компания хранит все свои приложения и сервисы в нескольких дата-центрах, между которыми настроена репликация данных.
Ранее активно использовалось облако Amazon, но от него было решено отказаться из соображений безопасности.
В результате мы можем устанавливать любой софт и экспериментировать, но теряем скорость в ожидании новой железки, а точнее всегда двух железок.
Для быстрого переключения между дата-центрами, а также для ускорения доставки ресурсов используется Акамай ДСА .
Для умного управления внешним трафиком (прокси, балансировка нагрузки, SSL) дата-центр использует F5 (аппаратное + программное обеспечение).
Если в облаке вам предлагают кучу предустановленных из коробки мониторинг инструмента , то в собственном дата-центре вам нужно будет все установить и настроить самостоятельно.
На всякий случай вот список полезных инструментов, которые помогают собирать и визуализировать метрики, прогнозировать аномалии и быстро реагировать на оповещения:
- ЛОСЬ собирать логи и строить на их основе графики.
- Графана для расширенной визуализации информации из любых источников данных, хорошо работает со сложными запросами.
- Новая Реликвия или Ататус для APM — профилирование PHP-приложений.
Ататус дешевле, функций у него меньше, но ради контракта с крупной компанией готовы оперативно реализовывать любые пожелания клиента.
- Динамика приложений например APM для приложений и баз данных Java.
- Прометей для сбора пользовательских метрик, оповещений, обнаружения сервисов.
- Анодот для расширенного распознавания аномалий и инцидентов, заменяя ручной мониторинг ML.
- База временных рядов притокДБ и суперуниверсальная база мемSQL для хранения сбоев клиента, ошибок, событий и времени загрузки.
- Линзы.
io
для управления Apache Kafka. - Зипкин отслеживать запросы.
- Заббикс для сбора метрик оборудования.
- Исинга для мониторинга сетевых ресурсов.
Перейдем от мониторинга к инструменты аналитики .
Office365 включает в себя Power BI — достаточно простой и интуитивно понятный, им пользуются все «непрофессионалы».
Классные аналитики данных, конечно, используют более мощные и сложные Таблица .
База данных, ориентированная на столбцы, используется для хранения всех аналитических событий.
Вертика , предназначенный для больших дат и всевозможных сложных объединений в запросах.
А для маркетинговой аналитики, глубоких ссылок, редиректов и push-уведомлений он используется.
И, наконец, мне хотелось бы немного поговорить о самописное программное обеспечение .
В крупных, мощных компаниях всегда есть руководители отделов, которые из лучших побуждений (сэкономить, сделать удобнее, просто что-то сделать, получить повышение) предлагают начать резать собственным швейцарским армейским ножом.
Мне довелось увидеть самописные аналоги WordPress, Jira, социальную сеть для сотрудников.
Такое программное обеспечение характеризуется странным дизайном, отсутствием документации, неработающими кнопками и ссылками и общим ощущением заброшенности.
Конечно, есть истории успеха таких велосипедов, но главное – вовремя остановиться.
Это круто Теги: #Разработка для Office 365 #Программное обеспечение #автоматизация рутинных операций #Google Cloud Platform #Программное обеспечение службы поддержки #программное обеспечение #atlassian #программное обеспечение для бизнеса #производительность работы #программный портал
-
После 15 Марта Мы Начнем Тестировать Lte
19 Oct, 24 -
Linkedin Начал Продавать Своих Пользователей
19 Oct, 24 -
Пост О Хабре И Добре
19 Oct, 24 -
Самоуважение
19 Oct, 24 -
Питон 3.5; Асинхронный/Ожидание
19 Oct, 24
