Политики, VIP-персоны и знаменитости часто рассчитывают взять с собой в путешествие своего супруга, попутчика или помощника. Если в этом участвуют другие стороны, убедитесь, что у вас есть что-то в письменном виде, описывающее договоренности относительно оплаты проживания и питания. Если вы воспользуетесь услугами спикера задолго до даты конференции, он или она сможет организовать другие мероприятия ближе к дате и месту вашей встречи. Если это произойдет, это может означать, что вы сэкономите на командировочных расходах докладчиков, поскольку тогда эти расходы будут разделены.
Если вы хотите, чтобы оратор присутствовал на общественных мероприятиях до или после презентации, убедитесь, что оратор заранее осведомлен о вашей просьбе. Во многих случаях оратор тратит время прямо перед выступлением, готовясь к выходу на сцену. Спикеры обычно рады присутствовать на дополнительных мероприятиях, если им будет предоставлено соответствующее уведомление. Однако имейте в виду, что некоторые ораторы предпочитают не посещать общественные мероприятия, а некоторые взимают дополнительную плату за любое дополнительное время, потраченное на них.
Обязательно возьмите фотографию спикера и биографические данные, чтобы у вас было все необходимое для любых публикаций (программ, брошюр, информационных бюллетеней). Спикер также предоставит вам соответствующее введение.
Отправьте докладчику как можно больше информации о вашей организации, включая информационные бюллетени компании, годовые отчеты и любые соответствующие бюллетени о собраниях. Также отправьте докладчику копии любых материалов, в которых упоминается его или ее презентация. Некоторые докладчики попросят предоставить доказательства этого материала перед его публикацией.
Многие ораторы и руководители семинаров написали книги и выпустили кассеты со своими программами. Создайте взаимопонимание о том, какое продвижение их материалов будет разрешено.
Упоминание о доступных продуктах можно сделать сразу после выступления докладчика. Посетители часто получают пользу от материалов, которые повышают ценность презентации. Если вы хотите сделать аудио- или видеозапись презентации, обязательно заранее получите подписанное разрешение.
1. Проверьте договоры на предмет требований к размещению.
2. Бары, закуски и бесплатные фуршеты.
3. Транспорт – на мероприятие и обратно, в аэропорт и обратно – лимузины, вертолеты, частные самолеты.
4. Имеются договоренности о приеме и гостеприимстве.
5. Справочный материал об организации предоставляется докладчику заранее.
6. Краткое содержание выступления, полученное до мероприятия.
7. Указана дата получения биографии, фотографии и описания.
8. Меры для других лиц, путешествующих с выступающим.
9. Учитывайте личные предпочтения VIP-персона, например, он любит гольф, будет посещать банкеты, знакомиться и приветствовать.
10. Рассылайте благодарственные письма.
11. Подарки – доставляются в номер во время конференции, вручаются после выступления или отправляются после мероприятия.
12. Оставьте время для вопросов аудитории после выступления докладчика.
Никогда не нанимайте оратора, основываясь только на статусе знаменитости. Консультант, написавший бестселлер, или журналист, пользующийся высоким авторитетом в средствах массовой информации, не обязательно обладают навыками платформы, необходимыми для того, чтобы выступать в роли динамичного вступительного основного докладчика. Всегда просите показать рекламный видеоролик или получить рекомендации из недавних выступлений.
Если вам не комфортно, что знаменитость может удержать внимание вашей аудитории на платформе, изучите альтернативные способы продемонстрировать знаменитость. Сценарий интервью или ток-шоу, встреча и приветствие или сессия вопросов и ответов могут стать хорошей заменой или дополнением короткой презентации.
Работа с VIP-спикерами и знаменитостями
При организации мероприятия или конференции с участием VIP-персон и знаменитых докладчиков необходимо принять ряд мер и подготовиться, чтобы обеспечить комфортное и успешное мероприятие как для докладчиков, так и для участников. У этих людей часто есть уникальные требования и ожидания, и важно решать их профессионально и организованно. Вот несколько ключевых моментов, которые следует учитывать при работе с VIP-спикерами и знаменитостями:
-
Требования к размещению: Политики, VIP-персоны и знаменитости часто рассчитывают взять с собой в путешествие своего супруга, попутчика или помощника. Крайне важно проверить контракты и соглашения, чтобы понять конкретные потребности в размещении и принять соответствующие меры. Наличие письменной документации, описывающей договоренности относительно оплаты проживания и питания, необходимо во избежание каких-либо недоразумений.
-
Гостеприимство и питание. VIP-спикеры могут иметь особые предпочтения в отношении еды и напитков. Убедитесь, что имеются соответствующие условия, такие как бары, закуски и бесплатные шведские столы, отвечающие их предпочтениям и диетическим требованиям. Четкое общение с говорящими относительно их предпочтений важно для удовлетворения их ожиданий.
-
Транспорт: VIP-спикерам может потребоваться транспорт до места проведения мероприятия и обратно, а также в аэропорт и обратно. В зависимости от их статуса и требований это может включать в себя аренду лимузинов, вертолетов или частных самолетов. Продумайте логистику и заблаговременно примите необходимые меры по транспортировке, чтобы обеспечить комфортную работу докладчиков.
-
Приветствие и гостеприимство. Позаботьтесь о теплом и профессиональном приеме VIP-спикеров. Назначьте назначенного человека или команду, чтобы они приветствовали и помогали им по прибытии, гарантируя, что они почувствуют, что их ценят и о них заботятся. Предоставьте им всю необходимую информацию о расписании мероприятия, планировке места проведения и другие важные детали.
-
Справочный материал: Чтобы правильно представить докладчиков и прорекламировать мероприятие, важно собрать их биографические данные и фотографии. Эта информация будет использоваться для таких публикаций, как программы, брошюры и информационные бюллетени. Заранее убедитесь, что у вас есть все необходимые материалы, чтобы избежать каких-либо осложнений в последнюю минуту.
-
План выступления: попросите докладчиков заранее предоставить план их выступления или презентации. Это поможет вам понять содержание и ход их презентации, что позволит вам принять соответствующие меры для мероприятия. Это также гарантирует, что послание докладчика соответствует теме и целям вашей конференции.
-
Сроки подачи материалов. Установите четкий срок получения биографии, портрета и представления докладчика. Это даст вам достаточно времени для просмотра и включения этих материалов в материалы вашего мероприятия. Некоторые докладчики могут попросить предоставить доказательства любых материалов, в которых упоминается их презентация, прежде чем они будут опубликованы, поэтому будьте готовы удовлетворить такие запросы.
-
Спутники и окружение. VIP-спикеры часто путешествуют со своими спутниками, такими как супруги, помощники или члены окружения. Помните о любых дополнительных людях, путешествующих с выступающим, и примите необходимые меры для их размещения, транспорта и других нужд.
-
Личные предпочтения: обратите внимание на личные предпочтения и интересы VIP-персоны. Например, если говорящий увлекается гольфом или желает посетить банкет, важно по возможности учесть эти предпочтения. Понимание их симпатий и антипатий поможет вам персонализировать их опыт и создать положительное впечатление.
-
Выражение благодарности: после мероприятия отправьте VIP-спикерам благодарственные письма или электронные письма. Выразите признательность за их участие и вклад в успех мероприятия. Хорошо составленное благодарственное сообщение имеет большое значение для поддержания позитивных отношений с выступающими и потенциально обеспечивает их участие в будущих мероприятиях.
-
Подарки и сувениры: рассмотрите возможность вручения подарков VIP-спикерам во время конференции. Их можно доставить в комнату, подарить после выступления или отправить после мероприятия в знак признательности. Продуманные и персонализированные подарки могут оставить неизгладимое впечатление и улучшить общее впечатление.
-
Взаимодействие с аудиторией: дайте время аудитории для вопросов после презентации докладчика. Такое взаимодействие дает участникам возможность напрямую пообщаться с докладчиком, получить разъяснения и углубить свое понимание темы. Подготовьте систему вопросов аудитории и обеспечьте плавный переход от презентации к сессии вопросов и ответов.
Важно отметить, что при выборе знаменитостей недостаточно основывать свое решение исключительно на их известности или популярности. Крайне важно оценить их навыки игры на платформе, умение держаться на сцене и способность увлекать аудиторию. Запросите рекламные видеоролики или ссылки с недавних выступлений, чтобы оценить их пригодность для вашего мероприятия. Если знаменитый оратор не подходит для традиционной презентации, изучите альтернативные форматы, такие как интервью, сценарии ток-шоу, встречи и приветствия или сеансы вопросов и ответов, которые по-прежнему могут продемонстрировать их опыт и эффективно привлечь аудиторию.
В заключение, работа с VIP-спикерами и знаменитостями требует тщательного планирования, эффективного общения и внимания к деталям. Понимая их потребности, предпочтения и ожидания, вы можете создать исключительный опыт как для докладчиков, так и для участников. Не забывайте поддерживать профессионализм, оказывать необходимую поддержку и выражать благодарность за участие. При правильной подготовке и сотрудничестве ваше мероприятие может стать запоминающимся и успешным для всех участников.
-
Повышение Рентабельности Инвестиций
19 Oct, 24 -
Fashion&You – Успешное Предприятие
19 Oct, 24 -
Удобство Заработка В Интернете
19 Oct, 24 -
Коллокационный Хостинг: Полезно Знат?
19 Oct, 24
