Написать официальный документ непросто. И чтение их также может быть довольно сложной задачей!
К сожалению, многие официальные документы трудно усваиваются, и они производят впечатление, будто слегка «ботаники», запертые в исследовательских лабораториях, подготовили их, не уделяя особого внимания читателям.
Итак, если вы собираетесь написать свой первый официальный документ, вот несколько золотых правил, которым нужно следовать.
1. Пригласите лучшего писателя
Написание официального документа часто поручают людям с небольшим опытом письма. В ИТ-индустрии бытует мнение, что лучше всего написать о решении разработчику. Давайте будем честными: писатели пишут, а программисты программируют. Есть люди, обладающие обоими навыками, но их трудно найти.
В общем, разработчики не идеальны для написания официальных документов, как и менеджер по продажам. Разработчики сосредоточатся на технических характеристиках, а продавцы будут восхищаться его «уникальными» качествами. При этом оба промахиваются.
Вы можете избавить себя от стресса, наняв опытного писателя, который сможет рассмотреть ваш продукт или услугу и представить его в простой для понимания форме. Эти авторы знают, как «продать» концепцию как технической, так и деловой аудитории — не у всех есть этот навык.
2. Острая презентация
Привлекательная графика усиливает ваше сообщение. Используйте диаграммы и диаграммы, чтобы не допустить возникновения «синдрома остекленевших глаз». Перегруженные текстом документы очень быстро истощают читателя! Комбинируя диаграммы, диаграммы и таблицы, вы объединяете основные аргументы в пользу продажи и поддерживаете интерес читателя.
3. Избегайте терминологии
Гиксспик и трехбуквенные аббревиатуры, например: B2B, B2G — характерны для ИТ-индустрии. Опытные писатели избегают TLA, поскольку знают, что читатели не поймут терминологию, разочаруются и пойдут дальше. Если вам необходимо использовать эти термины, поместите справочный раздел в начале.
Никто не любит, когда его опекают.
Технические термины без четкого определения потеряют доверие читателя как к вам, так и к вашей продукции. Они перестанут читать и пойдут куда-нибудь еще. Почему нет? В конце концов, ваш любимый White Paper – не единственное шоу в городе!
4. Предметная организация
Прежде чем перейти к сути статьи, изложите соответствующие справочные материалы, например данные отраслевых исследований, которые подтверждают ваши аргументы. Во вступительном разделе подчеркните, почему существует ваше решение; другими словами, какую конкретную проблему он решает?
Не переходите от темы к теме, иначе вы потеряете читателя. В каждом абзаце должна обсуждаться только одна идея. Не смешивайте идеи в одном предложении или абзаце.
Например, прежде чем начать, предположим, что читатель совершенно не знаком с предметом. Затем обрисуйте наиболее важные проблемы и постепенно найдите решение; начните сначала с более крупных проблем и последовательно переходите к другим пунктам.
5. Абстрактное против реальности
Во многих официальных документах обсуждается теоретическое применение решения, например. Продукт X будет делать Y в ситуации Z. До определенного момента это нормально, поскольку помогает нарисовать картину читателю. Однако вам необходимо подкрепить свою «теорию» примерами из реальной жизни.
Тематические исследования и отзывы клиентов — очень эффективный способ продемонстрировать, как ваше решение работает в рабочей среде. Тематические исследования подкрепляют теоретические концепции. Они помогают читателю увидеть, как решение может сработать для него.
Если читатель не сможет понять ваше решение в практическом смысле, он будет искать другой продукт в другом месте.
Краткое содержание
Как ни странно, многие из нас сначала читают аннотацию. Поэтому он должен отражать суть документа и определять наиболее интересные моменты.
Если к этому разделу не будет интереса, вы можете потерять читателя — еще до того, как он прочитает первую страницу!
Выскажите свое мнение. Сделайте их ясными. Заставьте их приклеиться.
Официальные документы — это недорогой способ продвижения вашей продукции и потенциального преимущества перед конкурентами. Они также имеют длительный срок хранения.
Они живут в Интернете, интрасетях и на жестких дисках еще долгое время после того, как ваш продукт был переименован, вы изменили бизнес-стратегию или перешли на поле для гольфа.
По этой причине убедитесь, что ваша публикация положительно отражается на высоких стандартах вашей компании. Некачественный материал окажет эффект, противоположный задуманному. Настойчивость является ключевым моментом. Если вы все сделаете правильно, хорошо написанный официальный документ окупится многократно в долгосрочной перспективе.
Удачи!
-
Платформа Для Трудоустройства
19 Oct, 24 -
Как Экономить С Умом
19 Oct, 24 -
Как Вести Домашний Бизнес: Простые Шаги
19 Oct, 24
