Немногие организации существуют для того, чтобы общаться. У большинства есть другая цель; продавать продукт или услугу, удовлетворять социальные потребности, реализовывать планы и политику. Однако, чтобы сделать это, организации тратят огромное количество времени, энергии и денег на общение.
Люди в организациях общаются разными способами: лично, в обсуждениях двух человек, в неформальных группах, на собраниях, по электронной почте, в старомодных письмах или заметках и в отчетах.
Все эти методы представляют собой вербальное общение или общение с использованием слов. Невербальное общение не использует слова. Изображения, компьютерная графика и логотипы компаний являются примерами невербальной коммуникации. Межличностные невербальные сигналы, включая улыбки, информацию о том, кто где сидит на встрече, размер, расположение и доступ к окнам офиса, а также как долго кто-то заставляет ждать посетителя.
Исследования показали, что люди обычно тратят от 70 до 85% своего рабочего времени на сознательное общение, письмо, чтение, разговор и слушание. Зачастую большую часть дня руководитель проводит в режиме общения.
Ваши технические навыки, будь то бухгалтерский учет, маркетинг, продажи или компьютерные технологии, могут помочь вам получить первую работу. Умение эффективно говорить и писать может помочь вам сохранить его и процветать. Крупное исследование показало, что неспособность писать была основной причиной увольнения сотрудников. По мере того, как вы поднимаетесь в организации, технические навыки имеют меньшее значение, а более общие навыки, включая умение писать и говорить, будут определять, насколько быстро и далеко вы пойдете.
Большинство студентов понимают важность эффективных навыков устного общения. Но некоторые не убеждены, что для профессионального успеха им необходимо уметь хорошо писать. Они могут думать, что их напишет секретарь или технический писатель, или думать, что они могут использовать бланки, если им придется писать. Каждое из этих утверждений имеет фундаментальные изъяны в своей логике.
Сегодня письма, записки и отчеты многих работников бизнеса и правительства до сих пор напечатаны на компьютере кем-то другим.
Однако эта ситуация быстро меняется, поскольку все больше и больше предприятий осознают экономичность и простоту распространенности и стандартизации компьютеризированных пакетов офисного программного обеспечения.
Возможно, вам повезет, что кто-то еще напечатает ваши письма. Однако это не продлится долго. И лучший секретарь не сможет компенсировать фундаментальные ошибки в организации, логике, аудитории, анализе или тоне.
Иногда вы можете закончить письмо после пяти часов. Иногда вам может понадобиться работать по выходным или быть «в дороге». Скорее всего, вам нужно будет внести последние штрихи в отчет, который должен быть сдан в 9 утра понедельника. Умение хорошо писать делает вас гораздо более независимым и разносторонним.
Вы можете подумать, что можете использовать бланки писем, которые широко доступны для пакетов офисного программного обеспечения.
Бланк письма — это заранее написанная форма заполнения пустых полей, предназначенная для стандартных ситуаций. Автор может персонализировать бланк письма или отчета, заполнив его индивидуально вместе с получателями.
Использование бланков писем — это нормально, но некоторые из них ужасны и оставят о вас очень плохое впечатление.
Даже в письмах хорошего тона рассматриваются только рутинные ситуации. Чем выше вы поднимаетесь в своей организации, тем чаще вы будете сталкиваться с ситуациями, которые не являются рутинными и требуют творческих и более конкретных решений. Если вы разовьете навыки, необходимые для хорошего письма и оригинального мышления, у вас будет гораздо больше шансов реализовать свой потенциал и достичь своих карьерных целей.
Многие люди в бизнесе и правительстве обычно пишут от 10 страниц писем и заметок в неделю, а в некоторых случаях нередко от 20 до 35 страниц в день. Большинству людей говорить легче, чем писать. Телефон быстрее и обычно дешевле, чем письмо или записка. Электронная почта, конечно, является одним из самых дешевых средств общения как по времени, затрачиваемому на доставку, так и по эффективности и стоимости.
Люди в организациях записывают информацию, а не полагаются исключительно на устное общение при создании записей, передаче сложных данных, кратком, эффективном и действенном сообщении множеству получателей.
Сегодня конкурентоспособность деловой среды привела к развитию культуры высокого уровня производства, расширению трансграничного сотрудничества и использованию формальных коммуникаций на всех уровнях бизнеса. Организации всех размеров – от небольших стартапов до огромных транснациональных корпораций – тратят огромное количество ресурсов на осуществление коммуникационной деятельности во всех формах и каналах. Как известно любому члену организации, большая часть общения в этой среде предполагает письменное общение, требующее функциональной грамотности и способности успешно общаться с помощью слов. Однако, несмотря на мнение, что другие формы общения считаются «процедурными», а не решающими для успеха в деловом мире, различные исследования показали, что навыки письма и общения являются важными факторами успеха в бизнесе.
Во многих областях устное общение имеет важное значение для достижения целей, а также хорошие коммуникативные навыки для официальных письменных документов. Большинство компаний управляют своим бизнесом под руководством топ-менеджеров и многочисленных руководителей рабочих групп на уровне принятия решений. Запоминая свой арсенал соглашений с сотрудниками для облегчения совместной работы, руководители такого уровня поддерживают связь со своими сотрудниками удаленно, но часто. Поэтому их общение может происходить по телефону или посредством устного и письменного взаимодействия на ноутбуках. Стиль общения лидеров ориентирован на текущие задачи или административные процессы. Это говорит об огромном масштабе письменных и устных презентаций, от электронных писем до длинных памяток, подготовленных для подразделений более высокого уровня. На этих продвинутых уровнях вполне логично, что правильная грамматика, логическая передача сообщений и связность мышления имеют первостепенное значение.
В отличие от организационных подразделений и руководителей, взаимодействие которых ограничивается письменными проектами, сотрудники подвергаются гневу формального общения между различными отделами. Младший научный сотрудник или торговый представитель может принести потенциально существенный дополнительный доход, если продукт, выпущенный его командой, продемонстрирует превосходство в письменном виде. Будь то анализ рынка в предложении или успешное повышение цели продаж, краткие и понятные сообщения необходимы для представления идеи, которая в конечном итоге формирует ожидаемую прибыль. Неспособность установить планку для таких базовых задач приводит к ее неструктурированной адаптации внутренними лидерами в поднадзорных командах. Впоследствии следуют ошибочные результаты и неудовлетворительная коммуникация. Существует больший риск неудачи из-за неудачной идеи, пока она в конечном итоге не превратится в историю успеха агентства.
Компании также регулярно оказываются в состоянии выпускать книги, брошюры, тематические исследования и другие материалы, демонстрирующие их опыт потенциальным партнерам и клиентам. Эти документы жизненно важны для получения контрактной поддержки, продвижения своих брендов и информирования других о своей деятельности. В таких случаях использование хорошо продуманной коммуникации становится критически важным для раскрытия полной картины бренда и создания благоприятного впечатления у читателя.
Учитывая, что письменное общение и успех в бизнесе имеют одно и то же значение, развитие необходимого набора навыков становится решающим набором способностей, которые следует учитывать на карьерном пути. Финансовая выгода становится недействительной, если неудачи продолжаются в форме неудовлетворительной публичной презентации собственного бренда или некомпетентности при неподготовленности к давлению деловых коммуникаций.
Базовые навыки письма включают академическую грамотность, составление предложений, построение абзацев, грамматику и употребление, пунктуацию,
-
Советы Студии Веб-Графического Дизайна
19 Oct, 24 -
8 Шагов К Дополнительному Заработку Из Дома
19 Oct, 24
