Постановка четких целей. Прежде чем приступить к исследованию и составлению отчета, необходимо установить четкие цели. Это гарантирует, что отчет удовлетворит ожидания заинтересованных сторон. Любые пропущенные точные потребности серьезно поставят под угрозу достоверность отчета(ов), что существенно повлияет на результаты заинтересованных сторон.
Использование четкой структуры. Отчеты должны составляться с использованием четкой и последовательной структуры. Структура должна быть одинаковой каждый раз, чтобы отчеты оставались на одном уровне друг с другом. Включение краткого обзора: Резюме должно освещать новые выводы, определять коренные причины, находить тенденции или закономерности в ходе семинаров, находить общие темы и служить вторым напоминанием.
Использование заголовков и подзаголовков: это обеспечивает быстрое сканирование за счет улучшения качества беглого просмотра, рецензирования и скоростного чтения. Если вы не включаете заголовки и делаете контент коротким и по существу, макет необходимо улучшить. Держитесь подальше от цифр: различные источники утверждают, что в отчетах может использоваться меньше, чем требуется торговой ассоциацией, и все же они остаются незамеченными вышестоящими органами. Сделайте выбор в пользу некоторых ресурсоемких диаграмм и таблиц, в результате чего они окажутся полезными и подтолкнут пользователя к ручному, хорошо сбалансированному анализу, который оправдывает их форму (потому что заинтересованные стороны ищут ответы).
Иллюстрирование мыслей с помощью графиков и диаграмм. Наглядные пособия показывают и способствуют созданию хорошо организованных историй, которые облегчают получение большей ясности. Можно выбрать отображение мер или событий в пространстве, времени, действующих лицах или участниках. Именно в отчетности данные разнятся.
Подведение итогов: убедитесь, что в резюме выделены основные выводы, оставляя мало места для отвлечений. Убедитесь, что результаты точно отображены, даже мельчайшие детали выделены.
Как руководитель в целом, вы должны сделать свой отчет максимально прозрачным и достаточно понятным для заинтересованных сторон различного происхождения. Передайте более густую атмосферу, используя сравнительные организационные повествования, такие как цены, регионы и т. д. Примите во внимание свою потенциальную аудиторию – что может быть полезно для директоров? Как насчет сотрудников; он собирается их оценить? как дизайн диаграмм повлияет на привлекательность клиента? - в последнее время это самый ответственный компонент. Одобряет и соблюдает: Тщательно продумывайте перерывы между отчетами; определяет, насколько ясно они поняты и прочитаны. Проверьте наличие непреднамеренных ошибок или пробелов в контенте. Если придерживаться принципа «большой четверки», то управление ими помогает поддерживать целостность деловой отчетности. Применяет знания и обучение внедрению – правильный цикл обратной связи может помочь продлить эффективность бизнес-подхода, следовательно, снижает заблуждения пользователей.
