В Интернете огромное количество публикаций с отчетами с выставок - КЕС , НАБ , CeBIT и другие.
А вот информации о том, как стать скорее участником, чем посетителем выставки, мало.
Когда около года назад у нас сформировалась идея участия в выставке CSTB Информацию приходилось собирать по крупицам.
Было много очевидных вещей типа «ваш стенд должен быть информативным», но мало действительно полезной информации.
Сейчас, завершив подготовку к третьей выставке, мне хотелось бы поделиться своим опытом участия с практической стороны с теми, кто задумывается об участии впервые.
Предвижу вопрос: зачем ИТ-компаниям, которые в большинстве случаев не создают продукт, который «можно потрогать», устанавливать стенд на выставках? Традиционные ответы известны: среди посетителей выставок много потенциальных клиентов, формат выставок способствует установлению деловых связей и формированию имиджа.
Однако мне бы не хотелось углубляться в этот вопрос.
Будем считать, что решение «выставляться» принято, и сама выставка тоже выбрана.
Очень коротко расскажу о том, как выглядит выставка.
Большой павильон (тысячи квадратных метров) разделен на множество небольших площадок, на каждой из которых есть стенд. Стенд может занимать площадь 5 кв.
м.
и иметь две перегородки и стул, а может быть что-то вроде небольшого двухэтажного коттеджа :) На стенде работают люди, которые что-то рассказывают и/или показывают посетителям.
Посетители свободно (хаотично или по запланированному маршруту) передвигаются от стенда к стенду, собирают рекламные материалы (чаще), обмениваются визитками (реже) и общаются с людьми на стенде (еще реже).
NAB Show, фото dcinemak.com
Итак, что же нужно сделать, чтобы ваша подготовка к участию в выставке прошла успешно?
Ответственный за подготовку и участие.
Участие, особенно впервые, достаточно сложное, возникает огромное количество вопросов (от количества розеток 220В на стенде до заказа трансфера из аэропорта в отель), а график очень плотный (организаторы будут не дождусь тебя).
Должен быть человек, который отвечает за вашу подготовку к выставке, контролирует ситуацию в целом и имеет полномочия корректировать остальных членов команды.
Я не рекомендую возлагать эти обязанности на менеджера проекта, который будет представлен – у него и так будет много забот по доведению проекта до необходимого состояния.
Поэтому техническую сторону организации участия лучше делегировать другому сотруднику.
В задачи ответственного лица будет входить: подготовка документов для участия, общение с организаторами, бронирование отелей и приобретение билетов (если выставка не в вашем городе), составление списков вещей, необходимых для участия, постоянная координация работы команды.
, и многое другое.
Связь с организаторами
Ответственное за организацию лицо должно как можно быстрее выяснить наиболее важные вопросы: свободные места на выставке, стоимость участия и других услуг, сроки подачи заявки на участие, получить договор участия, узнать возможности оперативная печать на месте выставки, наличии отелей и т.д. К сожалению, ваша подготовка может закончиться на этом этапе: из-за отсутствия свободных мест в выставочном павильоне (на крупных выставках все уже куплено за несколько месяцев до начала) или из-за стоимости участия (например, на IBC).минимальный стенд обойдется в 10 тысяч евро).
Внимательно изучите договор с организаторами, особенно требования и правила поведения участников выставки.
В договоре будут указаны ограничения (например, запрет покидать пустой стенд в рабочее время, покидать выставку до ее закрытия, распространять рекламные материалы без согласия организаторов и т. д.) и, самое главное, штрафы за нарушения.
Обязательно подпишитесь на рассылку новостей выставки.
Это должны делать не только ответственные за подготовку, но и все активные участники процесса.
Описание компании или продукта
Вам необходимо будет предоставить текстовое описание того, что вы будете презентовать.Организаторам выставки потребуются:
- Название компании или продукта (обычно допускается маркетинговое название, оно не обязательно должно быть официально зарегистрировано), которое будет размещено над стендом, записано в каталоге экспонента, на карте павильона и других выставочных материалах.
- Короткий текст о вас (или даже несколько текстов, от 30 до 300 слов), который будет размещен в каталогах, описаниях участников и т.п.
Если товар узкоспециализированный, а выставка охватывает широкую область отрасли (что обычно и есть), адаптируйте описание для широкой публики.
Стоять
Перейдем к центральному элементу нашего участия – стенду.Если вы впервые участвуете в выставке, я бы рекомендовал ограничиться стендом минимального размера и самой простой конструкции (2 или 3 перегородки).
Если у нас есть только программное обеспечение, то нам не нужно организовывать витрины или шоу-рум.
Пример простого стенда, изображение с выставки NAB
По возможности выбирайте размещение поближе к основным проходам, входу в павильон, входу в конференц-залы или хотя бы ближе к стендам крупных компаний (организаторы присылают схему расположения, которую обычно подписывается участники).
Также стратегически правильно расположиться возле кофейного уголка, если он есть.
Трафик всегда трафик.
Выбрав стенд, узнайте у организаторов, что именно вас ждет на этом стенде:
- мебель (стулья, стол, стойка регистрации) и ее количество;
- освещение (точечное освещение);
- электрические розетки и их количество;
- Интернет?
- мусорное ведро?
- ежедневная уборка?
Помимо перечисленного, обычно дополнительно можно заказать: стулья/столы, сетевой фильтр, подставку для буклетов, холодильник, кофемашину, стеллаж, вешалку для одежды и т. д. – это все на ваше усмотрение.
Конечно, вы можете привезти на стенд свое оборудование, договорившись с организаторами об импорте (однако это может оказаться еще дороже).
Не стоит рассчитывать на бесплатный интернет по Wi-Fi или мобильный интернет в павильоне – большое скопление людей может привести к его перегрузке и выходу из строя в самый неподходящий момент. Если вам нужен Интернет для демонстрации продукта, заказывайте его отдельно.
Дизайн стенда
Можно и нужно заказать (у организаторов) широкоформатную печать на стенах стенда, на стойке регистрации – это недорого и практично.Короткий, легко читаемый текст или несколько «ключевых слов» помогут вам привлечь потенциальных клиентов.
Никто из посетителей не будет обходить все трибуны и спрашивать: «Чем занимаетесьЭ» (хотя, похоже, некоторые экспоненты на это надеются).
Попросите организаторов сделать 3D-рендеринг того, как будет выглядеть ваш стенд, и поэкспериментируйте с дизайном.
Проверьте, как будет выглядеть конструкция стенда, если на нем будут стоять несколько человек, будут ли они освещать что-то важное? Будет ли название продукта видно издалека?
Строительство стенда
Поскольку стенд выбран самый простой, о его строительстве возьмут на себя организаторы.До начала выставки стенд будет готов к вашему приезду.
Раздаточные материалы
Раздаточные материалы — это все, что вы раздаете посетителям вашего стенда.Вы отдаете его по двум причинам:
- чтобы о вас вспомнили после выставки;
- чтобы они запомнили не только ваше имя, но и то, чем вы занимаетесь и чем можете быть полезны.
Я буду говорить только об информационной информации, потому что.
рекламные предметы явно необязательны и их эффективность неоднозначна.
Как минимум, вам необходимо иметь два вида раздаточного материала: визитки и флаеры/листовки/буклеты.
Визитные карточки — это либо обычные визитки (имя сотрудника, личный адрес электронной почты и номер телефона), либо корпоративные визитки, на которых указано только название компании, общий адрес электронной почты и номер телефона.
Помимо визиток, должен быть хотя бы листочек небольшого формата (А5, ⅓ А4 и т. д.), в котором можно написать что-нибудь о себе.
Распространенная ситуация, когда груда материалов, притащенных с выставки, изучается в спокойной обстановке в свободное время.
По одной визитке будет очень сложно запомнить, кто вы, чем занимаетесь и почему вообще эту визитку привезли с выставки.
Не стоит заморачиваться созданием многостраничных томов: посетителям будет тяжело нести, и ваш труд будет выброшен.
Сколько раздаточных материалов распечатать?
К сожалению, у меня нет данных о соотношении количества посетителей, получивших раздаточный материал, к количеству прошедших мимо стенда, или о соотношении тех, кто посетил выставку, к числу тех, кто посетил наш стенд. Но это число не очень велико.Для небольшого стенда малоизвестной (пока) компании стоит ориентироваться примерно на 50 комплектов раздаточного материала за 1 выставочный день для большой выставки (если не проводились дополнительные мероприятия для привлечения посетителей).
Узнайте заранее, есть ли возможность быстрой печати на выставке.
Что ж, принести больше и не отдать лучше, чем принести меньше и испытать дефицит.
Стендовое обучение
Стендист (человек, работающий на стенде) – это «лицо компании» на выставке.Поэтому важно, чтобы он не только обменялся контактами с посетителем, но и произвел в целом хорошее впечатление.
В общем, это должен быть человек, который:
- умеют свободно общаться с незнакомыми людьми (интровертов вычеркиваем);
- умеет уверенно рассказывать о компании или продукции (хотя бы по заранее заученному тексту и без технических подробностей – но с чувством, смыслом и расстановкой);
- достаточно здоров, чтобы выдержать почти весь день на ногах и разговорах.
Стенд-артисты, фото efem.com.ua Два стендиста – это минимум, так как можно заменять друг друга.
Для них необходимо заранее подготовить текст с рассказом о компании и т. д., желательно в двух вариантах – кратком и более подробном.
Нет необходимости знать технические детали вашего продукта.
Наша практика показала, что большинству посетителей это не очень интересно; важнее получить презентацию или демо, рассчитать стоимость на месте (если она не фиксирована), возможные варианты сотрудничества и тому подобные «коммерческие» вопросы.
Помимо текста, вы можете подготовить презентацию товара и отобразить ее на экране телевизора (не забудьте арендовать его заранее) или планшета (в этом случае позаботьтесь о зарядных устройствах).
На рынке достаточно обширное предложение профессиональных стендовых услуг, но мы ими ни разу не воспользовались – сами пошли работать на стенд и не пожалели об этом.
Бесплатные вкусности
Организаторы выставки предлагают множество дополнительных платных услуг: реклама, участие в конференции в качестве спикера, спонсорство различных мероприятий в рамках выставки, бронирование отелей и т.д. Скорее всего, вас завалят подобные предложения в рассылке от организаторов.Читайте внимательно, потому что.
Часто встречаются предложения по бесплатному продвижению: например, 15-минутная презентация нового продукта перед большой аудиторией или интервью для журнала.
Но такие предложения всегда ограничены, и надо успеть в них вписаться – желающих много.
Также участникам часто присылают приглашения на различные мероприятия – от каких-то спонсорских семинаров (от скуки) до экскурсий по городу и вечеринок с бесплатным алкоголем :) Старайтесь не пропустить.
Пригласите потенциальных клиентов
Не забудьте пригласить потенциальных клиентов и партнеров посетить ваш стенд. Короткое письмо с указанием того, что вы будете представлять (не забудьте указать номер стенда) – устоявшаяся практика в таких ситуациях.Длина самого списка рассылки зависит только от вашего отношения к спаму.
Итак, основная подготовка к выставке на этом заканчивается.
Дополнения и комментарии приветствуются, а продолжение об участии в самой выставке планируется в следующей части статьи.
Теги: #выставки #организация мероприятий #Управление проектами
-
Технология 4G Для Телефонов
19 Oct, 24 -
Гибкое Управление Продуктами Data Science
19 Oct, 24 -
Skype Вводит Платные Звонки
19 Oct, 24 -
Первое Испытание Межпланетного Интернета
19 Oct, 24
