Если есть одна важная причина, по которой вам нужно эффективно писать на рабочем месте, то она такова: качество вашего письма производит неизгладимое впечатление на читателя.
Этим читателем может быть ваш начальник, клиент или человек, готовый заключить с вами деловую сделку на миллиард долларов.
Вы когда-нибудь читали плохо написанный документ, из-за которого вы сразу теряли интерес? Написано было настолько плохо, что вы потеряли доверие к автору и задаетесь вопросом, почему автор тратит ваше время? А как насчет нежелательных писем, которые пробираются в ваш ящик для мусора, как надоедливые тараканы? Вы знаете, о ком я говорю: о тех, кто пропагандирует витамины, программное обеспечение и сексуальные средства.
Эти электронные письма являются крупнейшей демонстрацией письменных ошибок, пораженных грамматическими ошибками, орфографическими ошибками и небрежными предложениями.
Я сомневаюсь, что эти электронные письма принесут пользу, потому что их плохой стиль письма сразу отталкивает читателя.
Какое впечатление производит ваше письмо на вашего начальника, клиентов или коллег? Ваше письмо отталкивает читателей, приводит к потере продаж или клиентов или стоит вам продвижения по службе? Или ваши статьи создают поток лояльных читателей, увеличивают продажи компании и помогают вам зарабатывать шестизначную сумму в год на вашей работе? Какой бы тип письма вы ни писали на рабочем месте, всегда знайте эту реальность: читатели считают, что качество вашего письма отражает ваши навыки, трудовую этику и честность как личности.
Если вы пишете красноречиво, ясно и живо, читатель вам доверяет, и вы сможете быстро наладить контакт. Если ваше письмо небрежно, неорганизованно и изобилует ошибками, читатель предполагает, что остальная часть вашей работы ошибочна, ваша трудовая этика ошибочна и, возможно, вы как личность несовершенны.
Зачем этому читателю тратить время на чтение остального вашего барахла или даже вести с вами дела? В этой статье представлены безотказные стратегии, которые помогут усовершенствовать ваше письмо и помогут вам общаться ясно, просто и эффективно, чтобы вы никогда больше не писали мусор.
Вы узнаете пять мастерских шагов, которые помогут вам при планировании, написании и доработке статьи; и вы узнаете, как избежать типичных ошибок при написании.
ЦЕЛЬ! ОГОНЬ! ОГОНЬ! Чтобы стать превосходным писателем, ваша первая задача — определить свою цель.
Идишский писатель, драматург и эссеист Шолом Аш однажды сказал: «Писать становится легче, если есть что сказать».
Какое послание вы хотите передать своим письмом? Чтобы определить свою цель, спросите себя: 1) «Почему я пишу этот документЭ» 2) «Что я хочу сообщитьЭ» 3) «Хочу ли я информировать, обучать, сообщать, убеждать, бросать вызов или развлекатьЭ» Разработка вашей цели поможет вам выбрать лучший стиль письма для вашего читателя.
Например, образовательный документ, скорее всего, будет более формальным, чем документ, написанный для развлечения.
ОБЩАЙТЕСЬ СО СВОИМИ ЧИТАТЕЛЯМИ Чтобы писать эффективно, вам необходимо тесно сотрудничать со своими читателями.
Спроси себя: 1) «Для кого я это пишу? Буду ли я писать для коллег, своего руководителя, своей команды сотрудников или наших клиентовЭ» 2) «Сколько информации нужно моим читателямЭ» 3) «Насколько мои читатели знакомы с этой темойЭ» 4) «Сколько времени у моих читателей? Предпочитают ли мои читатели краткое и лаконичное изложение фактов и статистики или больше повествования и разъясненийЭ» Знание своей аудитории позволит вам писать контент так, чтобы он понравился вашим читателям.
СОЗДАЙТЕ СВОЙ ДОКУМЕНТ Вы знаете свою цель.
Вы знаете людей, которые, скорее всего, прочитают ваш документ. Теперь спланируйте свой документ. Какую информацию он будет содержать? Какая информация, скорее всего, заинтересует читателя и заинтересует его? Какие моменты вам нужно донести? Начните с приблизительного наброска идей.
Затем просмотрите схему и добавьте больше информации и деталей.
Схема создаст структуру вашего документа.
Вскоре ваше письмо станет более легким, быстрым и ясным.
НАПИШИТЕ ТО, ЧТО ЗНАЕТЕ ЛУЧШЕ На этом этапе перечитайте свой план и напишите первый черновик.
Сформулируйте основную идею документа и поддерживайте свою аргументацию во всем.
Если пустая белая страница светится на вас, как фары, просто начните писать на ту тему, которую вы знаете лучше всего.
По словам американского писателя Джека Лондона: «Вдохновения не дождешься.
Вам придется добиваться этого с помощью дубинки».
Не беспокойтесь о последовательности, если идеи приходят к вам не по порядку.
Вы можете вырезать и вставить позже.
СЛОВНОЕ ПОХУДЕНИЕ Если у вас есть время, отойдите от документа.
Вернитесь к этому позже на свежую голову.
Теперь добавьте материал там, где это необходимо.
Обрежьте ненужные участки.
Уточните текст, чтобы передать то, что вы хотите сказать.
Помните: меньше значит больше.
Старайтесь не повторять идеи.
Повторение без необходимости утомительно для читателя.
Продолжайте движение детали.
Используйте оживленный темп.
Эффективно продвигайтесь по своим очкам.
В следующих разделах рассматриваются некоторые из наиболее распространенных проблем с письмом.
Используйте эти советы, чтобы писать более четко, эффективно и живо.
I.) ПУНКТУАЦИЯ а) Апострофы Не используйте апостроф в притяжательной форме «это».
Неверно: Наш департамент на прошлой неделе сдал отчеты за 2005 год. Правильно: На прошлой неделе наше ведомство представило отчетность за 2005 год. Не используйте апострофы в притяжательных формах «его», «ее» и «наш».
Неверно: Окно принадлежит ей.
Правильно: Окно принадлежит ей.
Не используйте апострофы в существительных во множественном числе.
Неверно: сколько новых компьютеров мы получим? Правильно: сколько новых компьютеров мы получим? б) Запятые Не соединяйте два полных предложения запятой.
Неверно: Встреча была отменена, я закончил работу раньше.
Правильно: Встреча была отменена, поэтому я закончил работу раньше.
Правильно: Поскольку встреча была отменена, я закончил работу раньше.
II.) МЕХАНИКА а) Разделение инфинитива Не вставляйте слова между «to» и инфинитивной формой глагола.
Неверно: мне сказали, что нужно немного подтянуть сроки.
Правильно: мне сказали, что нужно немного подтянуть сроки.
III.) ПРАВОПИСАНИЕ а) «Много» — это всегда два слова.
Неверно: У меня много работы.
Правильно: у меня много работы.
б) «To» — служебное слово, которое часто употребляется перед инфинитивной формой глагола (идти).
в) «Too» — наречие, означающее «чрезмерно» (слишком сложно).
г) «Два» обозначает число 2. Неверно: Этот шкаф для документов слишком тяжел, чтобы его можно было передвигать.
Правильно: Этот шкаф для документов слишком тяжел, чтобы я мог его переместить.
д) «Там» — наречие, обозначающее место (там).
е) «Их» — притяжательное слово, обозначающее право собственности (их компьютеры).
ж) «Они» — это форма сокращения слова «они есть».
Неверно: Результаты за этот квартал были превосходными.
Правильно: их результаты за этот квартал были превосходными.
Неверно: Они сегодня очень усердно работают. Правильно: они сегодня очень усердно работают. IV.) СТИЛЬ а) Разнообразие предложений Чтобы писать живее, меняйте структуру предложений.
Используйте альтернативные способы начала и комбинируйте короткие предложения, чтобы получить предложения разной длины.
До: На этой неделе я систематизировал файлы для всех новых учетных записей.
Затем я создал более эффективную систему маркировки.
Я все раскрасил.
Я позаботился о том, чтобы все бумажные файлы были задокументированы в электронном виде.
Я положил эти файлы в пустой картотека.
После: На этой неделе я систематизировал файлы для новых учетных записей и создал более эффективную систему цветовой маркировки.
После того, как я задокументировал все бумажные файлы в электронном виде, я положил эти файлы в пустой шкаф для документов.
V.) АКТИВНЫЙ ЗАГОЛОС против ПАССИВНОГО ЗАЛОГА В английском языке два «голоса»: активный залог (субъект совершает действие); и пассивный залог (на предмет воздействуют).
В деловом общении все хорошие писатели пишут активным голосом.
Ленивые писатели пишут в пассивном залоге.
Написание активным залогом сокращает предложения и делает письмо более прямым и формальным.
Примеры: ПАССИВ: Она читает книгу рецептов.
АКТИВНЫЙ: Она читает книгу рецептов.
ПАССИВНЫЙ: Объявление по радио должны слушать все.
АКТИВНО: Всем следует послушать объявление по радио.
ПАССИВНЫЙ: фотография сделана фотографом.
АКТИВНО: Фотограф делает снимок.
ПОЛЕЗНЫЕ РЕСУРСЫ Чтобы узнать больше об исправлении распространенных ошибок в письме, посетите Курс электронного письма ( Это программа, которая учит основам хорошего письма и редактирования.
Если вы хотите проверить свой документ на наличие 36 000 ошибок стиля и использования, воспользуйтесь StyleWriter ( Это стиль и использование простой английской шашки.
Если вы хотите писать более живо и творчески, попробуйте WhiteSmoke Software ( Это программа, которая исправляет и обогащает ваш текст. Если вы будете следовать этим рекомендациям, вы перестанете писать плохо на рабочем месте.
Ваше письмо будет живым, ясным и кратким, и вы сможете наладить контакт с читателями.
Возможно, пришло время отправить вашему боссу прекрасно написанное письмо с просьбой о повышении зарплаты?
Название: Как улучшить свои паршивые навыки письма на рабочем месте – советы о том, как овладеть своим мастерством
Введение: Мы живем в мире, где навыки письма необходимы каждому, от студентов до взрослых профессионалов. Однако многим людям трудно эффективно писать в повседневной жизни, особенно на рабочем месте. В этой статье представлены полезные советы и методы, которые помогут улучшить ваши навыки письма и стать лучшим коммуникатором на рабочем месте.
Шаг 1: Определение вашей цели. Первым шагом в улучшении ваших навыков письма является понимание вашей цели или задачи, стоящей за тем, что вы пишете. Подумайте, почему вы пишете конкретный контент для определенной аудитории. Знание того, почему это было написано, поможет сосредоточить ваше внимание на том, чего пытается достичь ваш гид. Переписывание части контента без понимания целей, которые вы поставили перед собой, не принесет результатов. Ваша цель может варьироваться от информирования кого-либо о возникшей у него проблеме до убеждения кого-либо купить ваш продукт или услугу, сообщения подробностей о событии и т. д. Понимание потребностей и интересов вашей целевой аудитории повысит профессиональное качество любой статьи, которую вы пишете.
Шаг 2. Установление связи с читателями. Установление связи с читателями жизненно важно для привлечения их внимания и обеспечения их вовлеченности на протяжении всего вашего контента. Задавайте вопросы, чтобы определить их цели, уровень знаний, мотивацию и то, как много вы о них уже знаете. Очень важно передать информацию, которая поразит вашего идеального получателя, оставив при этом место для открытого обсуждения и открывая возможности для последующих действий. Приведите разнообразные примеры и подтверждающие цитаты, если вы хотите поддержать свои утверждения, и не заставляйте читателей задаваться вопросом, почему ваши утверждения заслуживают доверия. С глубиной понимания приходит и глубокий уровень сочувствия к человеку или проблеме, которую вы обязались решить. Крайне важно поддерживать профессиональный тон, сохраняя доступную ноту, которая кажется вдумчивой и вдохновляющей.
-
Сертификаты Онлайн-Обучения – Что Это Такое?
19 Oct, 24 -
Поклонская Скучает На Инаугурации Путина
19 Oct, 24 -
Смысл Рассказа Прыжок Толстого
19 Oct, 24
