Как мы все знаем, наши почтовые ящики превратились в современные файловые системы – и, как и в «старые» времена, они могут в мгновение ока стать хаотичными и выйти из-под контроля. Предпринимаются попытки контролировать непослушные почтовые ящики, но по большей части сообщения сбрасываются в папки, которые служат универсальным хранилищем для всего (неорганизованные скопления бессвязного беспорядка – слава богу, за расширенную находку!).
Подумайте о преимуществах, которые вам принесет организованная, логичная система хранения файлов: вы можете ссылаться на полученные вами электронные письма, снова находить и просматривать вложения, сокращать время прокрутки, а если вам когда-нибудь понадобится, чтобы кто-то зашел и что-то поискал, вы сможет указать им нужную папку, вместо того, чтобы заставлять их рыться во всех ваших электронных письмах.
Теперь, когда вы хотите изменить свои неорганизованные почтовые ящики, вот несколько советов, которые помогут вам в этом.
Папка «Входящие». Ваша папка «Входящие» должна быть именно папкой «Входящие», а не папкой постоянного хранения. Даже если в вашем почтовом ящике есть «разный» файл, держите его в чистоте и порядке. Если вы получаете электронные письма по теме, над которой сейчас работаете, и не готовы переместить их в более постоянную папку, создайте папку «2do» в своем почтовом ящике, а оттуда сгруппируйте сообщения в подпапки.
Это отличный способ сохранить порядок и простой справочник, чтобы увидеть, что вам нужно делать.
Как это использовать: когда вы получаете электронное письмо о текущей или предстоящей задаче, создайте в папке «2do» папку с именем, связанным с этой задачей или клиентом. Переместите электронное письмо в эту папку, при необходимости создайте напоминание или встречу, и — вуаля! — теперь у вас есть организованный почтовый ящик. Когда вы получаете больше электронных писем, связанных с этой задачей, они теперь могут перейти прямо в созданную вами подпапку. Выполнив эту задачу, вы можете легко переместить все содержимое в постоянную папку по вашему назначению. Главное — следить за этим, и как только вы закончите работу с подпапкой в списке папок «2do», удалите или переместите ее. Сохранение папок после завершения задачи помешает вашей организации и увеличит ваш электронный беспорядок.
Этот метод позволит вам иметь простой визуальный ориентир для работы, которую необходимо выполнить, и даже если некоторые задачи на данный момент «отложены на полку», вы все равно сможете их увидеть и сохранить в памяти. Как только вы сможете сосредоточиться на только что поступающих электронных письмах, вы сможете больше сосредоточиться на своем бизнесе, а не на беспорядке.
Подпапки. Не бойтесь использовать подпапки, даже подпапки в подпапках. Размещение элементов в логических группах является ключом к поддержанию порядка в ваших файлах.
Как использовать: Например. У вас может быть несколько клиентов и несколько разных компаний, в которых вы работаете, и у каждого клиента/компании будет несколько задач, проектов, инструкций и т. д. В папке «Входящие» создайте файл для каждой компании, под компанией создайте папку для каждого клиента, а под каждым клиентом создайте папки для количества различных задач, которые вы выполняете.
Наличие места для размещения сообщений по мере их поступления — это ключ к тому, чтобы оставаться в курсе ваших задач и сообщений. Ящики «Входящие» имеют свойство очень быстро разрастаться и переполняться, поэтому выполнение этих шагов поможет контролировать неприглядный беспорядок и, в качестве бонуса, поможет вам организовать этот процесс.
Как организовать свой почтовый ящик как профессионал
Управление электронной почтой – главный приоритет Организация вашего почтового ящика никогда не была более важной, чем сегодня. С увеличением количества электронных писем, отправляемых каждый день, наш почтовый ящик может быстро стать хаотичным и перегруженным. Это не только влияет на нашу производительность, но также может поставить под угрозу нашу эффективность. К счастью для вас, эта статья предоставит вам важные советы, которые помогут вам держать свой почтовый ящик в порядке и под контролем.
Не бойтесь использовать подпапки. Один из лучших способов организовать электронную почту — использовать подпапки. Это поможет вам группировать электронные письма по разным категориям, чтобы лучше ими управлять. Например, вы можете создать подпапку для каждого человека, которому вы отправляете электронные письма, или даже для каждого типа получаемых вами электронных писем. Таким образом, вам будет легко найти электронные письма, на которые нужно быстро ответить. Используйте папку «Два дела» для отслеживания задач Еще один полезный совет — создайте папку «Два дела», которая представляет собой специальную папку в вашем обычном почтовом ящике. Эта папка предназначена для хранения текущих проектов и задач, над которыми вы работаете. Когда вы получаете новые электронные письма, касающиеся этих задач, просто переместите электронные письма в папку 2-do и при необходимости создавайте напоминания или встречи. Преимущество этого метода в том, что он помогает расставить приоритеты в задачах и помогает оставаться организованным. Держите свой обычный почтовый ящик чистым и свободным от нежелательной почты Наконец, мы рекомендуем очищать свой обычный почтовый ящик от нежелательной почты. Нежелательная почта может легко перегрузить ваш почтовый ящик и привести к потере важных сообщений. Чтобы бороться с этим, вам следует использовать какое-либо программное обеспечение для фильтрации электронной почты, чтобы автоматически блокировать нежелательную почту и другие нежелательные сообщения, оставляя при этом вам только нужные электронные письма. Следуя этим простым советам, вам будет намного проще содержать почтовый ящик в чистоте и порядке. Итог: Организация нашей электронной почты важна не только для нашей производительности и эффективности, но также для поддержания работоспособного и сбалансированного почтового ящика, который не будет перегружать нас ненужными сообщениями или папками. Используя эти советы, мы можем взять под контроль свой почтовый ящик и обеспечить правильную организацию входящих писем, чтобы максимизировать нашу эффективность и общую производительность. Так что начните следовать этим советам прямо сейчас и наблюдайте, как вы превратитесь в более продуктивного менеджера электронной почты!
В заключение, организация вашего почтового ящика — это важный шаг к лучшему управлению вашей электронной почтой и предотвращению хаоса, который может возникнуть из-за разных папок входящих. Используя подпапки и поддерживая организованную папку 2-DO, вы получите больший контроль над содержимым своих электронных писем, что позволит вам легче расставлять приоритеты рабочих задач и оставаться в курсе событий. Использование этих проверенных временем советов по организации хранения ваших цифровых файлов может быть упрощено с помощью современных технологий и ресурсов, что позволит вам улучшить качество работы дома.
-
Скачать Песни Для Ipod Nano
19 Oct, 24 -
Миграция На Выделенный Серве?
19 Oct, 24 -
Защитите Свой Компьютер От Катастроф?
19 Oct, 24 -
Выберите Аксессуар Для Psp
19 Oct, 24
