Менеджеры проводят большую часть своего времени на совещаниях. Но некоторые младшие сотрудники используют встречи, чтобы продемонстрировать себя. Или они приглашают своего начальника помочь с работой, которую им следует выполнить. В любом случае такие встречи тратят ваше время.
Вот пять вопросов, которые вы (или ваш помощник) должны задать, прежде чем согласиться присутствовать на встрече.
1) Где повестка дня? Встреча без повестки дня подобна путешествию без карты; это всегда будет пустой тратой вашего времени. Если у вас есть повестка дня, убедитесь, что она состоит не только из списка слов, потому что это практически бесполезно. Повестка дня эффективного собрания дает полное описание того, как будет проходить собрание.
2) Какова цель? Председатель ищет соглашения, решения или плана? Знание цели дает вам преимущество для эффективного участия. Будьте осторожны со встречами, которые проводятся только для того, чтобы «о чем-то поговорить», потому что встречи такого типа редко приводят к чему-либо.
3) Какова моя роль? Убедитесь, что ваше участие повышает ценность встречи. Избегайте встреч, на которых вы играете поверхностную роль, например, чтобы узнать, что происходит. В этом случае попросите протокол. Если вам нужно поработать только над частью повестки дня, спросите, можете ли вы присутствовать только на этой части собрания.
4) Как мне подготовиться? Убедитесь, что вы знаете обо всех исследованиях, чтениях или опросах, необходимых для участия. Спросите об ожиданиях других участников, поскольку это может повлиять на вашу подготовку. Приходите только в том случае, если вы можете должным образом подготовиться или предложить другое время для встречи.
5) Что мне взять с собой? Стоит ли брать с собой ноутбук? Вас попросят сделать презентацию? Стоит ли приносить отчеты, данные или другую информацию? Убедитесь, что у вас достаточно времени, чтобы приобрести инструменты и материалы, необходимые для эффективного участия.
Эти вопросы помогут вам выглядеть успешным, когда вы посещаете собрания.
Название: Что спросить, прежде чем согласиться пойти на встречу
Введение:
Встречи — обычное явление в профессиональном мире, и менеджеры часто проводят на этих собраниях значительную часть своего времени. Однако не все встречи продуктивны и полезны. Некоторые люди могут злоупотреблять собраниями как возможностью продемонстрировать себя, в то время как другие могут приглашать руководителей для решения задач, которые должны быть их собственной ответственностью. В результате посещение таких встреч зачастую может оказаться пустой тратой драгоценного времени. Чтобы ваше участие во встрече было значимым и продуктивным, очень важно задавать правильные вопросы, прежде чем согласиться на участие. В этой статье мы рассмотрим пять важных вопросов, которые вам (или вашему помощнику) следует рассмотреть, прежде чем идти на встречу.
-
Где повестка дня?
Встреча без четко определенной повестки дня сродни путешествию без карты: оно, скорее всего, будет бесцельным и непродуктивным. Прежде чем согласиться присутствовать на встрече, крайне важно узнать повестку дня. Однако недостаточно иметь простой список тем для обсуждения. Эффективная повестка дня собрания должна содержать подробное описание того, как будет проходить собрание, включая конкретные цели, вопросы для обсуждения и время, выделенное для каждого пункта. Получив четкую повестку дня, вы сможете оценить, соответствует ли встреча вашим приоритетам, и определить, необходимо ли ваше присутствие. -
Какова цель?
Понимание цели и предполагаемого результата встречи имеет важное значение для активного и эффективного участия. Прежде чем принять решение о посещении, поинтересуйтесь целью, которую преследует собрание. Стремится ли он достичь соглашения, найти решение или сформулировать план? Знание главной цели встречи позволит вам подготовиться соответствующим образом и внести значимый вклад. Остерегайтесь встреч, которые запланированы просто ради обсуждения темы без четкой цели, поскольку такие встречи часто приводят к незначительному прогрессу или вообще к его отсутствию. -
Какова моя роль?
Чтобы ваше присутствие принесло пользу собранию, очень важно понимать свою роль и обязанности. Избегайте встреч, на которых вам отведена поверхностная роль, например, присутствие для сбора информации. В таких случаях может оказаться более эффективным запросить протокол собрания или его резюме позже. Если ваше участие требуется только для определенной части повестки дня собрания, подумайте о том, можете ли вы присутствовать только во время этого соответствующего сегмента. Уточнив свою роль, вы сможете оценить, необходимы ли ваш опыт и вклад для успеха встречи. -
Как мне подготовиться?
Подготовка является ключом к активному и значимому участию в любой встрече. Прежде чем согласиться на участие, поинтересуйтесь любыми исследованиями, чтениями, опросами или задачами, которые ожидаются от участников перед встречей. Понимание требований к подготовке позволяет выделить необходимое время и ресурсы для адекватного ознакомления с соответствующими материалами. Кроме того, подумайте о том, чего ждут от других участников встречи, поскольку эта информация может повлиять на вашу стратегию подготовки. Если вы обнаружите, что не можете должным образом подготовиться или предложите альтернативное время встречи, позволяющее провести достаточную подготовку, возможно, лучше отклонить приглашение. -
Что мне принести?
Чтобы убедиться, что вы достаточно экипированы для встречи, важно определить, какие материалы и инструменты вам следует взять с собой. Узнайте, нужно ли вам взять с собой ноутбук, слайды презентаций, отчеты, данные или любую другую соответствующую информацию. Понимая, какие ресурсы необходимы, вы можете быть уверены, что они у вас всегда под рукой, избегая каких-либо затруднений или задержек в последнюю минуту. Адекватная подготовка и наличие необходимых материалов под рукой позволят вам активно участвовать в дискуссиях и эффективно способствовать достижению целей встречи.
Заключение:
Посещение собраний может стать ценной возможностью внести свой вклад, сотрудничать и способствовать прогрессу внутри организации. Однако не все встречи одинаковы, и важно оценить их потенциальную ценность, прежде чем тратить свое время и силы. Задав пять ключевых вопросов, изложенных в этой статье – относительно повестки дня, цели, роли, подготовки и материалов – вы сможете принять обоснованные решения о посещении собраний. Такой проактивный подход поможет вам максимизировать свой вклад, повысить эффективность и, в конечном итоге, добиться успеха в своих профессиональных начинаниях.
-
Продавайте Чувства, А Не Факт?
19 Oct, 24 -
Улучшите Свой Профиль Myspace
19 Oct, 24
