Что можно и чего нельзя делать при проведении конференц-связи
Большинство из нас задаются вопросом, существует ли на самом деле такая вещь, как этикет конференц-связи. Действительно, он существует, и ему следует следовать, если вы хотите, чтобы ваша следующая конференц-связь была успешной. Есть несколько историй о том, как конференц-звонки провалились и не смогли достичь своих целей из-за странного фонового шума, отвлекающих факторов и непрофессионализма. Чтобы обеспечить бесперебойную и продуктивную конференц-связь, следует помнить о некоторых важных правилах:
Что нужно сделать:
-
Будьте готовы: прежде чем участвовать в конференц-связи, убедитесь, что вы хорошо подготовлены к теме обсуждения. Ознакомьтесь с повесткой дня и всеми соответствующими материалами, чтобы эффективно участвовать в разговоре.
-
Будьте пунктуальны: приходите до начала конференц-связи. Пунктуальность показывает уважение ко времени каждого и позволяет быстро начать встречу.
-
Отрегулируйте громкость микрофона: убедитесь, что громкость микрофона отрегулирована правильно, и говорите в него четко. Чистый звук имеет решающее значение для эффективного общения во время конференц-связи.
-
Представьтесь: прежде чем погрузиться в дискуссию, представьтесь участникам, особенно если есть новые участники. Это помогает создать дружественную и инклюзивную среду.
-
Будьте краткими и прямыми: делайте свои сообщения краткими и по существу. Избегайте ненужной болтовни, которая может сорвать дискуссию. Задавая вопросы, указывайте человека, которому адресован ваш вопрос, чтобы избежать путаницы.
-
Уделяйте особое внимание вербальному общению. Помните, что участники не могут видеть вас во время конференц-связи, поэтому полагайтесь на устное общение, чтобы четко выражать свои мысли и идеи. Не полагайтесь на невербальные сигналы и жесты.
-
Тайм-менеджмент: помните о повестке дня конференц-связи и времени, отведенном для ваших презентаций или вопросов. Придерживайтесь графика, чтобы обеспечить плавное течение встречи, и уважайте время каждого.
-
Минимизируйте фоновые шумы. Убедитесь, что во время разговора фоновые шумы минимальны. Найдите тихую и свободную от отвлекающих факторов обстановку для эффективного участия. Отключайте микрофон, когда не разговариваете, чтобы избежать ненужных помех.
-
Формулируйте важную информацию: при упоминании номеров телефонов или адресов веб-сайтов говорите четко и четко формулируйте каждую цифру или символ. При необходимости повторите информацию, чтобы убедиться, что все ее правильно поняли.
Что нельзя:
-
Не ставьте вызов на удержание. Никогда не ставьте телефон для конференц-связи на удержание во время разговора. Это может привести к запуску музыки или рекламы, которую смогут услышать другие участники. Если вам нужно на мгновение отойти, вместо этого выключите звук на телефоне или перезвоните в конференцию, когда вы будете доступны.
-
Избегайте побочных разговоров. Воздержитесь от побочных разговоров с людьми, физически присутствующими во время конференц-связи. Сосредоточьтесь на текущем обсуждении и уделите все свое внимание разговору.
-
Избегайте жаргона и сокращений. Избегайте использования сокращений или терминов, характерных для вашего агентства или организации. Не все могут быть знакомы с одним и тем же жаргоном, что может привести к путанице и недоразумениям. Используйте ясный и простой язык для обеспечения эффективного общения.
-
Сохраняйте дружелюбное отношение: Всегда сохраняйте дружелюбное и профессиональное отношение к другим участникам. Относитесь ко всем с уважением и вежливостью, независимо от их должности и звания. Создайте позитивную и инклюзивную атмосферу для продуктивных дискуссий.
Следуя этим правилам конференц-связи, вы можете способствовать успешному и значимому общению. Помните, что конференц-связь становится все более распространенной заменой традиционным встречам, поэтому соблюдение этикета конференц-связи имеет важное значение для эффективного сотрудничества в современной цифровой среде.
-
Все О Сотах
19 Oct, 24 -
Метемпсихоз
19 Oct, 24
