Ассоциация ECM, AIIM, определяет ECM как: «.технологии, используемые для сбора, управления, хранения, сохранения и доставки контента и документов, связанных с организационными процессами. Инструменты и стратегии ECM позволяют управлять неструктурированной информацией организации, где бы она ни находилась. эта информация существует».
Основное внимание в приведенном выше определении уделяется инструментам и технологиям. Сам AIIM подчеркивает, что, хотя инструменты важны, это способ важно то, что они используются. Контентом необходимо управлять таким образом, чтобы это способствовало достижению целей организации.
Согласно AIIM, четырьмя основными областями, в которых ECM помогает организации, являются: соответствие требованиям, сотрудничество, затраты и непрерывность.
В каждой из областей у вас должны быть четкие стратегии и политики, прежде чем вы начнете использовать инструменты ECM. Стратегии и политика вытекают из целей организации и вашей конкретной среды.
СОГЛАСИЕ
Соблюдение нормативных требований влечет за собой затраты. Разнообразие правил, а также постоянное законодательство, содержащее новые правила и требования, увеличивают затраты. Только проактивная стратегия, разработанная с привлечением юридического, технологического и административного персонала, может помочь минимизировать эти затраты. Такой упреждающий подход откроет возможности использования инструментов ECM для обеспечения соблюдения применимых правил с максимальным удобством и минимальными затратами.
СОТРУДНИЧЕСТВО
Сотрудничество помогает людям с разным опытом вносить свой вклад в общие результаты бизнеса. Общим бизнес-результатам способствует поиск более быстрых способов вывода вашего продукта или услуги на рынок, сокращение эксплуатационных расходов и более быстрое и оптимизированное выполнение действий и процессов.
ECM предоставляет такие инструменты, как обмен мгновенными сообщениями, электронная почта, онлайн-встречи и доски, для облегчения совместной работы. Эти инструменты позволяют принять участие мгновенно или в любое удобное для вас время. Вы можете просматривать текущий статус проблемы или решения, задавать вопросы, делать предложения или презентации и получать отзывы. Все это позволит вам принять участие и внести значимый вклад.
РАСХОДЫ
Когда вы начнете думать о том, как ECM может помочь с затратами, первое, что вы заметите, это стоимость самой системы ECM – увеличение стоимости, а не ее снижение. Однако, если у вас есть правильная стратегия, даже ориентировочная, вы также сможете оценить, как ECM может помочь вам достичь более масштабных бизнес-результатов с меньшими затратами.
Ключом является разъяснение ваших целей и их последствий. Не позволяйте существующим ограничениям технологий обработки информации ограничивать ваши ожидания в этих вопросах. С помощью ECM информация может быть доступна всем, кто в ней нуждается (и имеет право доступа к ней). Сюда будут входить не только сотрудники вашей организации, но и поставщики, клиенты и правительства за ее пределами.
Вам не придется тратить большую часть своего времени на активное общение со всеми, передачу своих требований или удовлетворение их требований. Результатом станет не только экономия времени, но и улучшение качества результатов во всех сферах. Вскоре вы начнете понимать, как ECM может помочь вам работать в гораздо большем масштабе и с гораздо меньшими относительными затратами.
НЕПРЕРЫВНОСТЬ
Поддержание вашего бизнеса в режиме 24/7/365 имеет решающее значение для современных глобальных корпораций и даже для многих небольших организаций. Нельзя допускать, чтобы стихийные или техногенные катастрофы слишком серьезно нарушали работу.
Достижение этой цели в первую очередь потребует разработки четких стратегий и политики. Вы определите, какой контент является критически важным для бизнеса, как быстро необходимо восстановить каждый тип контента, как организовать такое восстановление и все остальные сопутствующие расходы.
ECM с его обширным набором возможностей поможет вам реализовать стратегии и политики.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ECM предоставляет отличный набор инструментов и технологий. Это может помочь достичь отличных результатов в бизнесе за счет увеличения скорости маркетинговых и других операций, главным образом за счет более быстрого доступа к соответствующей информации.
Однако вам необходимо сесть вместе со своими людьми и разработать четкие стратегии и политики, не ограниченные нынешними ограничениями информационных систем, прежде чем приступить к внедрению систем управления корпоративным контентом.
-
Будьте Сертифицированы! Основы Mcse И Mcp
19 Oct, 24 -
В Поисках Лучшего Блокировщика Шпионского По
19 Oct, 24 -
Как Выбрать Качественный Чехол Для Ноутбука
19 Oct, 24 -
Уничтожители Бумаги
19 Oct, 24 -
Носите Свои Фотографии С Собой
19 Oct, 24
