Последние 10 лет мы использовали для управления проектами такие системы, как YouTrack, Jira, Asana, Slack, SmartSheet, BaseCamp, Trello и даже доску, а также постоянно тестировали что-то новое.
На наш взгляд, основная проблема всех систем управления заключается в том, что люди в компании просто забывают ими пользоваться.
Было бы здорово, если бы информация распространялась по всем отделам из одной системы и вся команда постоянно ею активно пользовалась.
И настал момент, когда на выходных мы решили сделать свой собственный инструмент планирования и управление.
Мы были уверены, что на эффективность команды из 30 человек действительно очень сильно влияет система управления задачами.
Для начала мы хотели реализовать 2 вещи:
- Секундомеры по каждой задаче, потому что было ощущение, что это позволит точнее понять, как проводится время в команде;
- Универсальность .
Предполагалось, что отдел разработки, поддержки и все остальные отделы смогут работать в одной системе.
Мы погружены в это направление компании, разработка ведется уже 10 месяцев, а с нового года мы наняли еще одного человека для работы над мобильными версиями.
Сейчас Бета-тестирование открыто , более 50 команд активно используют нашу систему.
Ниже мы хотим поделиться тем, что мы сделали, и рассказать о том, какие нестандартные подходы к управлению проектами оказались провальными.
1. Концепция универсальных Agile-досок
Мы сделали простые Agile-доски, где каждую задачу можно гибко модифицировать под специфику отдела.На первый взгляд чем-то напоминает Trello или YouTrack. Основное отличие — стикеры, которые создаются и гибко настраиваются пользователем.
Вы можете придавать карточкам задач любое дополнительное значение и выстраивать процессы в разных отделах.
До стикеров у нас была идея сделать что-то вроде тегов из Slack: 
Казалось бы, задача с тегами, которые являются каналом связи, была отличной идеей; вы можете гибко настроить любые дополнительные параметры карты.
Например, отмечайте тег #Minor для неважных задач и т. д. Проблемы начались, когда мы открыли доступ к доске разработки в отделе продаж (мы хотели, чтобы информация о разработке продукта поступала автоматически).
На первой встрече 100% сотрудников отдела продаж решили, что теги — это какие-то технические закладки, имеющие смысл только для программистов.
Мы, конечно, говорили, что с помощью тега можно узнать о приоритете задачи или в каком спринте (к какой дате) запланирован релиз.
Но никто из нетехнарей им пользоваться не стал.
Визуально теги слишком похожи, чтобы их можно было легко связать с разными значениями.
Чтобы их понять, нужно постоянно думать, и система не распространяется на всю команду.
В процессе решения этой проблемы мы придумали стикеры, дизайн которых пользователь может создать сам.
Создавать стикеры сложнее, чем теги; несколько сложнее разобраться во всех вариантах, которые можно спроектировать.
Но абсолютно все понимают, что они имеют в виду применительно к задачам на доске.
Допустим, кто-то из команды один раз делает приоритетную наклейку с тремя текстовыми значениями Minor/Normal/Major и вся команда прекрасно с ней работает. Визуально наклейка приоритета сильно отличается от наклейки ответственного за задачу (причём степень различия легко корректируется) и как следствие Даже в бухгалтерии понятно, как работает отдел разработки.
В будущем мы планируем открыть API для стикеров (по сути API для произвольной модификации задач) и разработать шаблоны для конкретных процессов.
Например, можно будет сделать наклейку, которая превратит стандартную карту в карту клиента, а Agile Board — в CRM-систему.
Или стикер, отображающий график для заданных событий — будет легко получить Burnrate или график закрытия заявок в службу поддержки.
2. Каждое задание — это чат
Простая идея, но по каким-то причинам так и не реализованная до конца.На самом деле, существует огромная разница между комментариями в карточке в Jira или YouTrack и обсуждением проблемы.
Полноценный чат побуждает людей общаться просто и естественно; нет необходимости строить сложные фразы, как в комментариях, а решение любых мелких вопросов в системе планирования становится обычным делом.
В результате получаются очень простые командные взаимодействия, которые также структурированы по задачам.
С выходом мобильной версии просмотр задач будет аналогичен просмотру чатов в WhatsApp или Telegram. 
В ходе реализации мы думали о двух проблемах:
- Не надоест ли, когда тебя отвлекают на всякие мелочи? Сильнейшие опасения выразил отдел разработки, поскольку перспектива увеличения количества мелких отвлекающих факторов вызывала агрессию.
- Не превратится ли карточка с заданием в помойку с обсуждением заказа пиццы? Это происходит с нами постоянно со Slack или Telegram — каналы засоряются, и нам приходится периодически наводить порядок.
А после тестирования в реальных условиях выяснилось, что когда человек получает уведомление с автоматически указанной темой вопроса (названием задачи), это его не беспокоит, в отличие от входящего сообщения, например, в Скайпе.
Небольшой вопрос с заголовком почти всегда весьма полезен.
В результате функция тихого режима практически не используется.
Общение происходит только в личных сообщениях.
Чтобы не допустить хаоса в карточках, мы разработали возможность отмечать (закреплять) сообщение в шапке чата.
Когда вы нажмете на них, чат автоматически прокрутится до помеченного сообщения.
На деле оказалось, что задачи не живут так долго, как каналы в Slack, и не успевают превратиться в мусор.
Открытая задача рано или поздно имеет свойство закрываться, в отличие от любого группового чата.
По статистике среднее количество сообщений в задаче около 10 и только 3% задач содержат более 100 сообщений .
Функция «закладки» осталась востребованной, но не для порядка, а для запоминания и удобства дальнейшего поиска.
Например, вы кидаете в чат PDF-файл с технической документацией и добавляете его в закладки.
Затем, просто нажав на эту закладку, вы легко сможете перейти прямо к файлу.
3. Зеркальное отображение сообщений на соседней доске
Мы довольно долго думали над тем, как обеспечить постоянное самостоятельное информирование всей команды о том, что происходит внутри компании.Потенциально вы сможете сэкономить много времени на обсуждении происходящего и работа станет намного интереснее, когда вы поймете общую картину.
Проблема не решена полностью, но в некоторой степени мы добились прогресса.
Мы дали возможность сделайте зеркало из любого поста на доске и поместите его на доску другого проекта.
Любой, у кого есть доступ, может создать доску для наблюдения (шпионажа) за тем, что происходит в других отделах.
Это не решает полностью проблему информации в компании — большинству людей все равно лень регулярно просматривать изменения в зеркальных колонках.
Доску, на которой отображаются все столбцы с текущими задачами всех отделов, просматривают все примерно раз в неделю, и со временем частота просмотров падает. Те, у кого на ней построен процесс, активно используют функцию.
Например, зеркало колонки с ошибками от отдела поддержки размещается на досках отдела разработки и регулярно просматривается всеми разработчиками, особенно пропустившим их тестировщиком.
Где мы планируем развивать проект:
Вовлеченность всей команды в использование одной системы В этом вопросе еще много сложностей.Сейчас мы концентрируемся на том, чтобы сделать его крутым для отделов разработки.
Для остальных отделов хватило простых стикеров и красивого интерфейса, но разработка требует большого количества деталей.
Вовлечение членов команды в постоянное использование Очень важно следить за тем, чтобы команда со временем не забывала об использовании системы управления проектами.
Перетаскивание чатов, лент с событиями компании, дизайн.
Теперь мы отображаем параметр, показывающий вовлеченного пользователя, и видим, как он меняется с выходом обновлений.
Коммуникации и мобильные версии Второй по популярности запрос наших пользователей — мобильное приложение.
Мы планируем его выпуск в течение месяца, уделяя особое внимание коммуникациям.
Карта (график) распределения информации внутри компании Если предположить, что мы обслуживаем более 50% всех коммуникаций в компании и обладаем информацией о том, кто просматривает задачи, то мы можем построить реальную картину того, как распределяется внимание в проекте, каким задачам действительно уделяется внимание, а каким оставлено.
в стороне.
Теперь все возможно в открытом тесте смотреть , наслаждаться , предлагать идеи .
Тарифы были указаны на сайте – это был самый частый вопрос от регистрирующихся.
Но мы пока не спешим собирать деньги; мы не сможем ни за что заплатить :) Теги: #yougile #системы управления проектами #Управление разработкой #Управление проектами #agile #Управление продуктом
-
Учеба – Не Лотерея, Показатели Врут
19 Oct, 24 -
Немного О Сборке Мусора И Генерациях
19 Oct, 24 -
С Днем Победы!
19 Oct, 24 -
Roverpc G6: Современный 3G-Коммуникатор
19 Oct, 24
