Крупным компаниям со сложной структурой порой не хватает грамотной коммуникации и налаженных процессов взаимодействия между подразделениями.
Из-за этого возникают дублирования, которые замедляют работу, снижают эффективность и представляют бизнес в невыгодном свете в глазах клиентов и партнеров.
Чтобы этого избежать, можно установить специальное программное обеспечение.
Не обязательно разрабатывать его с нуля, это долго и дорого.
Коробочное решение может быть очень функциональным.
Примером может служить платформа 4me. Это инструмент корпоративного уровня для автоматизации управления услугами и проектами, благодаря которому вы сможете решить множество бизнес-задач в одном окне.
Мы собрали несколько интересных и полезных функций, которые улучшат качество взаимодействия потребителей и поставщиков услуг.
1. Входящие — очень полезный инструмент
Консоль платформы 4me максимально понятна и удобна для пользователя.Например, в нем есть отдельные строки для описания задач, благодаря чему можно увидеть суть задания еще до того, как откроется карточка с ним.
Перечислим полезные функции почтового ящика:
- Возможность настройки входящих сообщений так, чтобы их могли видеть другие сотрудники.
- Фильтры: «организация», «запрос» и «запрос VIP» для более удобной сортировки запросов.
- Возможность сортировки и просмотра выполненных задач для поиска необходимой информации.
- Фильтрация входящих писем по команде и участникам.
- Сортирует папку «Входящие» в макете таблицы по первому столбцу, когда срочные задания находятся в верхней части области просмотра.
Пользователь может изменить сортировку, щелкнув заголовок столбца.
- Показывать элементы, помеченные как «срочные», на красном значке секундомера и вверху списка.
- Личные заявки в почтовый ящик для специалистов с пометкой «жду вас».
- Запросы отображают дополнительную информацию в виде названия поставщика услуг, к которому относится запрос.
- Задача, созданная из запроса, показывает человека, которому она адресована.
Мгновенные сообщения
На платформе 4me есть панель с сообщениями, которые отображаются в режиме реального времени.В них сотрудники получают уведомления о новых задачах, изменении статуса задач и т. д. Мгновенно отправляя сообщения в свой почтовый ящик, сотрудники видят запросы и задачи в своем почтовом ящике в момент их поступления, а не тогда, когда платформа обновляется каждую минуту.
Это сокращает время каждого ответа в среднем на 30 секунд. Для компаний, которые еженедельно обрабатывают тысячи заданий, это существенная экономия времени и страховка от штрафов за нарушение условий SLA.
2. Панель, показывающая компоненты, связанные с обслуживанием.
При заполнении заявки пользователь может воспользоваться ссылками из панели справа, чтобы сэкономить время.
Они позволяют быстро переходить к компонентам сервиса, статьям и шаблонам из базы знаний.
Не нужно ничего искать или заполнять вручную, просто переместите выбранную ссылку в нужное поле.
3. Многоязычный
Поддержка русского языка.Русский является одним из рабочих языков интерфейса 4me наряду с датским, французским, немецким, корейским, польским, португальским и испанским.
Чтобы переключиться на него, вам необходимо открыть «Личные настройки» в разделе «Мой профиль» и выбрать предпочтительный язык «Русский».
Сотрудники могут переводить заполненные заявки на свой язык.
Это удобно для компаний с филиалами в разных странах, которые получают запросы пользователей на нескольких языках.
Для обеспечения высокого качества перевода компания использует того же переводчика, что и киностудия Lionsgate, известная качеством своих субтитров.
Запросы можно найти в консоли настроек в разделе «Переводы».
Также вы можете перевести названия полей приложения, которые всплывают при наведении курсора, и альтернативный текст на изображениях.
Чтобы перевести фразы из пользовательского интерфейса, нажмите кнопку «Действия» на панели инструментов и выберите «Переводы».
После этого вам нужно выбрать язык и нажать на фразу, которую хотите перевести.
4. Планирование ресурсов команды
Давайте поговорим о полезных функциях для совместной работы в команде.Например, способность более точно планировать изменения и проекты.
Вы можете выделять время на задачи не только в часах, но и в минутах.
В процессе работы вы также можете указать, сколько времени потребуется для завершения проекта.
Это помогает более точно планировать ресурсы и время каждого сотрудника и команды в целом.
Кроме того, сотрудники могут просматривать не только «Мое планирование ресурсов» и планы своей команды.
Вы можете увидеть планы всех групп в компании.
Это позволяет лучше планировать объем задач по ресурсам каждого специалиста и команды в целом.
5. Одна лицензия на всю платформу.
В отличие от других систем, в 4me одна лицензия охватывает весь функционал платформы: ITSM, ESM, неограниченное количество доменов поддержки (то есть своя копия платформы для каждого отдела компании), управление проектами.
Клиентам 4me не нужно приобретать оборудование, они не платят ни за установку, ни за прекращение действия.
Оплата взимается только за количество пользователей, имевших доступ к платформе в течение месяца.
Чтобы человек считался пользователем сервиса, его личная запись должна быть активна в течение месяца и включать хотя бы одну роль.
6. Возможность бронирования элементов конфигурации.
Через 4me вы можете забронировать переговорные комнаты, оборудование или служебный автомобиль.
Технически это выглядит так.
Администратор регистрирует объекты для резервирования как элементы конфигурации.
При этом алгоритмы настроены так, что объекты видят только сотрудники, имеющие доступ к их резервации.
Также можно добавить необходимость подтверждения бронирования.
По запросу сотрудника платформа проверяет наличие подходящих для бронирования позиций.
С помощью фильтра вы можете выбирать предложения по любым критериям.
Например, из всех автомобилей показывать только пикапы или только белые варианты.
Следующий шаг – регистрация бронирования выбранного объекта.
Просматривать бронирования могут все специалисты, но редактировать их могут только менеджеры и администраторы учетных записей.
Платформа 4me существенно упрощает и ускоряет рабочие процессы за счет автоматизации рутинных действий.
А благодаря полезным функциям вы сможете организовать работу своей команды еще эффективнее, даже если сотрудники находятся в разных странах.
Теги: #Управление проектами #Service Desk #servicedesk #ITSM #ESM #itil #IT Guild #IT Guild #IT Guild #IT Guild #IT Guild #IT Guild #IT Guild
