Предыстория электронных форм
Вы решили, что вам нужны электронные формы, или чувствуете, что их следует внедрить.
«Электронная форма» — это транзакция между пользователем и поставщиком формы. Форма может быть предварительно заполнена данными из внутренней системы баз данных, прежде чем она будет представлена пользователю. Когда форма отправляется поставщику, данные сохраняются для использования в бизнес-процессе.
Наиболее распространенными причинами использования электронных форм являются:
1. Экономия средств за счет исключения повторного ввода данных.
2. Более быстрое обслуживание клиентов, что приводит к повышению удовлетворенности клиентов.
3. Соответствуйте государственным или отраслевым нормам.
Ни один инструмент не превратит плохую форму в хорошую, а автоматизация плохой формы просто быстрее собирает неверные данные или отталкивает ваших пользователей.
Следование этим десяти советам обеспечит успех ваших новых форм.
1. Выберите правильный подход
Решение о том, какой формат формы использовать, зависит от того, для чего она будет использоваться.
Если ваша форма очень короткая, например форма входа в два поля, мы предлагаем форму HTML.
От вас может потребоваться соблюдать такие правила, как раздел 501 или аналогичные, в которых ваши целевые пользователи могут быть слепыми или инвалидами. HTML-формы обычно более удобны для пользователя, если соответствуют таким правилам.
PDF-формы, вероятно, будут лучшим подходом, если:
Для ваших пользователей есть некоторые преимущества в сохранении макета существующей бумажной формы, например, если они, скорее всего, будут копировать с бумаги на экран.
Раньше форма существовала только на бумаге, а теперь вы хотите сделать ее электронной.
2. Наличие навыков
Создание электронной формы и ее развертывание требует определенных навыков. В большинстве случаев оказывается, что компании борются с нехваткой навыков и перегруженностью работой по внедрению технологий даже после покупки необходимого компьютерного оборудования и программного обеспечения.
Создание электронной формы требует разных навыков:
Работа с программным обеспечением и базами данных.
Умение говорить и понимать бизнес-процессы.
Умение создавать имена полей, желательно с некоторыми знаниями о том, как поля будут использоваться в базе данных.
Работа с длиной полей, описаниями и проверками.
Понимание бизнес-процессов; умение находить и исправлять ошибки; работа с текстовыми процессорами.
Работа с сетью.
Большинство организаций обнаруживают, что у них есть эти навыки, но не обязательно у одного человека. Например, может быть кто-то, кто хорошо разбирается в базах данных, Интернете и проверках, а также кто-то, кто хорошо разбирается в текстовых процессорах и понимает бизнес-процессы.
Вы быстро добьетесь наилучших результатов, если с самого начала определите людей, обладающих необходимыми навыками для совместной работы.
3. Убедитесь, что в каждой форме есть основные сведения.
Убедитесь, что каждая форма содержит следующую важную информацию:
Логотип, герб или что-то еще, что идентифицирует того, кто выдал форму.
Заголовок, в котором указано, для чего предназначена форма.
Примечание в конце о том, что с ним делать, когда оно будет заполнено.
Контактная информация о том, как получить помощь с формой.
4. Адаптируйте форму для заполнения на экране.
Удалите инструкции и форматирование, которые относятся только к бумаге: Например:
«писать аккуратно черными чернилами» или «писать ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ».
«пожалуйста, отметьте галочкой» (нельзя сделать это на экране — вместо этого скажите «пожалуйста, выберите»).
«используйте отдельный лист, если требуется больше места» (невозможно сделать это на экране — вместо этого рассмотрите возможность предложить кнопку «добавить еще одну страницу»).
разлинованные линии, подчеркнутые пробелы и прямоугольники.
Подумайте, где разместить кнопку ОТПРАВИТЬ или ОТПРАВИТЬ. Лучшее место обычно находится в конце формы.
Решите, действительно ли вам нужна кнопка, которая отбрасывает весь ввод пользователя. Если вы думаете, что ваши пользователи обязательно захотят это сделать, создайте кнопку с четкой надписью «ВЫБРАТЬ ВСЕ МОИ ОТВЕТЫ».
5. Отредактируйте инструкцию
В большинстве форм слишком много слов.
Постарайтесь отрезать половину из них.
6. Установите правила для частых вопросов
Если вы работаете только с одной формой, пропустите этот совет.
Большинству из нас приходится иметь дело со множеством форм. Если вы сравните некоторые из них, вы обнаружите, что некоторые вопросы возникают часто.
Например:
Личные данные, такие как имя, адрес, телефон и адрес электронной почты.
Декларации и согласия.
Запросы на такие даты, как дата начала оказания услуги.
Официальная информация, такая как ссылочный номер из счета.
Ваша работа будет быстрее и проще для ваших пользователей, если вы установите некоторые стандарты того, как вы задаете эти повторяющиеся вопросы. Например:
Определите порядок, в котором вы будете запрашивать имена, например. должность, имя и фамилия.
Решите, запрашивать ли адрес в одном многострочном блоке или разделить его на три или четыре строки.
Решите, следует ли запрашивать почтовый индекс первым (и рассмотрите возможность использования продукта для поиска адреса) или последним в адресе.
Решите, нужна ли вам портальная модель персонализации форм, при которой пользователь получает предварительно заполненную форму с уже заполненными для него автоматически основными данными.
Сократите свою декларацию до абсолютного минимума, с которым согласятся ваши юристы, а затем используйте ее последовательно.
Определите, сколько символов вы примете в стандартных вопросах, таких как имена. Они станут длинами ваших полей при автоматизации формы.
Вы сэкономите время, если создадите «шаблон» формы, в которой будет указана основная информация и наиболее часто задаваемые вопросы. Вы можете использовать функцию «шаблон» в Word или просто иметь базовый исходный документ, который вы копируете для каждой формы.
7. Управляйте формами в их жизненном цикле
Формы могут меняться с течением времени по разным причинам. Это может быть юридическая причина, причина удобства использования или конкретная деловая причина.
Убедитесь, что у вас есть простая в использовании стратегия управления версиями каждой опубликованной формы.
8. Подумайте о бизнес-причинах валидации
Существует три возможных уровня проверки:
Строгий – компьютер не позволит пользователю продолжить работу, пока не будут введены правильные данные.
Мягкая - компьютер предупреждает пользователя о том, что данные отсутствуют или неверны, но пользователь может продолжить.
Нет — предупреждение отсутствует, и компьютер принимает любые вводимые данные.
Подумайте о бизнес-причинах каждой проверки. Бумажные формы позволяют пользователям вводить все, что, по их мнению, необходимо для достижения цели формы. Это означает, что если их конкретный ответ окажется неожиданным, они все равно смогут заполнить форму и продолжить.
Если у вас строгая проверка, вы можете потерять некоторых пользователей, обстоятельства которых немного отличаются от тех, которые вы ожидали.
Программировать мягкие проверки сложнее всего, но они могут обеспечить наилучшее взаимодействие с пользователем, поскольку пользователи узнают о подлинных ошибках, но все равно могут вводить данные, где их ответ не совсем соответствует вашим заранее определенным идеям.
Отказ от проверки проще всего запрограммировать, но он может сбить с толку пользователей, если они случайно допустят незначительные ошибки.
9. Наведите порядок
Формы, которые выглядят аккуратно, легче заполнять.
Убедитесь, что вы постоянно используете заглавные буквы. Регистр предложений (например, этот) легче всего читать. Подобный заголовок — следующий лучший выбор. ТАКИМ ЗАГЛАВНЫМ РЕГИСТРОМ СЛОЖНО ЧИТАТЬ – ИЗБЕГАЙТЕ ЭТОГО.
Если вы решите поставить двоеточия после вопросов, убедитесь, что они есть для каждого вопроса.
Постарайтесь, чтобы все коробки были аккуратно выстроены как по горизонтали (в соответствии с вопросами), так и по вертикали.
Запустите проверку орфографии и проверку грамматики.
10. Проверьте это на реальных пользователях
Попросите нескольких реальных пользователей из целевой аудитории опробовать вашу форму. Наблюдайте за тем, как они заполняют его, и попросите их рассказать вам, что они думают об этом, пока работают над ним.
Наблюдение за тем, как реальный пользователь работает с вашей формой, — лучший способ узнать, насколько она успешна.
Подробную информацию об электронных формах и их реализации можно найти на сайте http://www.primeapple.co.uk.
-
Улучшите Свои Маркетинговые Результат?
19 Oct, 24 -
Важные Факторы Котировки Автострахования
19 Oct, 24 -
Увеличьте Капитал, Выбрав Правильную Ипотек?
19 Oct, 24 -
Идеи Корпоративных Рождественских Подарков
19 Oct, 24 -
Дайте Вашему Бизнесу Smac
19 Oct, 24 -
Как Сделать Отличную Презентаци?
19 Oct, 24
