Название: Сила процедуры
Введение
В быстро меняющемся мире бизнеса, где ошибки могут стоить дорого, наличие четко определенных процедур имеет важное значение. Процедуры выступают в качестве руководящих принципов, обеспечивающих последовательное и точное выполнение задач. Они обеспечивают путь к успеху, сводя к минимуму ошибки, экономя время и снижая риски. В этой статье мы рассмотрим пример из реальной жизни, который подчеркивает важность соблюдения процедур и значительное влияние, которое они могут оказать на организацию.
Просьба и упс
Представьте себе: аудиторы проводят проверку в конце года, и в рамках своего контрольного списка им требуется доступ к изолированной среде ERP-системы компании. Им необходимо работать с данными резервного копирования на конец года, чтобы обеспечить соблюдение правильных процессов и иметь чистый набор данных для аудита. Этот запрос является распространенным и в прошлом он успешно выполнялся. Однако на этот раз что-то пошло не так.
Резервного файла на конец года, который имел решающее значение для работы аудиторов, нигде не было. Несмотря на уникальное соглашение об именах, никто не смог его найти. Оказалось, что резервное копирование было выполнено на день раньше запланированного, 30.12, а не 31.12. Возникла паника, и возникли вопросы, как могла произойти такая ошибка.
Проблема зависимости от памяти
Основной причиной этой неудачи было отсутствие четко отлаженной процедуры резервного копирования. Задача считалась рутинной, и предполагалось, что каждый знает, как с ней справиться. Однако, полагаясь исключительно на память и предполагая, что процедуры известны всем, можно привести к критическим ошибкам.
В этом случае не было возможности проверить, правильно ли был выполнен процесс резервного копирования. Не было никаких доказательств используемых параметров или какой-либо документации для проверки процедуры. В результате драгоценное время и ресурсы были потрачены впустую на попытки выявить проблему, устранить ее и устранить последствия. То, что должно было быть простым двухчасовым запросом, превратилось в многодневное испытание, затронувшее множество людей и потенциально повлекшее за собой значительные финансовые затраты.
Извлеченный урок
Этот инцидент послужил тревожным сигналом, подчеркнувшим важность наличия четких процедур. Соблюдение процедуры не означает отсутствия доверия к сотрудникам; скорее, он служит защитой от упущений, ошибок и недопонимания. Внедрение процедуры гарантирует, что важные шаги не будут упущены из виду и что задачи выполняются последовательно и точно.
Процедура не должна быть слишком сложной или обременительной. Он должен сосредоточиться на основных элементах и побуждать пользователей проверять критические аспекты поставленной задачи. В случае процесса резервного копирования простая процедура могла бы включать следующие шаги:
- Запланированная дата и время резервного копирования
- Убедитесь, что резервная лента доступна для постоянного хранения.
- Убедитесь, что все файлы данных находятся в автономном режиме и доступны для резервного копирования (некоторые файлы не могут быть скопированы, если они используются).
- Подтвердите завершение процесса резервного копирования
- Правильно промаркируйте ленту, указав дату и время завершения.
- Четко отметьте на ленте надпись «НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ – КОПИЯ НА КОНЕЦ ГОДА».
- Перенесите ленту в место хранения за пределами объекта.
Сила следования процедуре
Потратив время и усилия на установление и соблюдение процедур, вы сможете избежать ненужного горя и беспокойства. Сила соблюдения процедуры заключается в ее способности свести к минимуму ошибки, оптимизировать процессы и обеспечить последовательность. Следуя четко определенной процедуре, организации могут сэкономить драгоценное время, сократить финансовые потери и повысить общую эффективность работы.
Заключение
В динамичной деловой среде, где ошибки могут иметь серьезные последствия, силу процедуры никогда нельзя недооценивать. Описанный выше инцидент служит ярким напоминанием о важности наличия четких и хорошо документированных процедур. Процедуры действуют как сеть безопасности, направляя сотрудников при выполнении задач и гарантируя, что важные шаги не будут упущены из виду. Инвестиции в процедуры — это инвестиции в эффективность, точность и душевное спокойствие. Осознав силу процедуры, организации могут снизить риски и подготовиться к успеху во все более сложном и требовательном мире.
-
Панели Команд Для 4.3.4
19 Oct, 24
