Привет, Хабр! Аудитория корпоративного мессенджера Teams от Microsoft превысила 20 миллионов пользователей в сутки, сообщил Компания 19 ноября 2019 г.
Teams по-прежнему опережает своего конкурента, корпоративное приложение для обмена сообщениями Slack, у которого сейчас 12 миллионов пользователей.
По моему скромному мнению, это вполне закономерный разрыв, который будет только расти дальше.
Microsoft сделала отличный продукт, позволяющий достаточно эффективно работать в команде, особенно когда она географически распределена.
Мы используем Teams практически с первого дня его существования на российском рынке, а недавно в нашей компании он полностью вытеснил традиционно любимый портал на SharePoint Server, а количество переписок в почте сократилось в среднем на 5 -7 раз.
Эта тема настолько обширна, что ее просто невозможно уместить в 1-2 статьи, поэтому начну с общего подхода к использованию Microsoft Teams как единой точки входа для сотрудников нашей компании.
Также планирую в ближайшее время выпустить серию технических статей, если тема вам интересна.
Каким был старый портал?
Наш старый портал был создан на Microsoft SharePoint Server и представлял собой не просто портал, а полноценную экосистему для сотрудников компании, включающую следующие основные блоки:- Новый сотрудник – все, что нужно знать сотруднику, который начинает у нас работать.
По сути, это небольшая база знаний, включающая миссию компании, полезные ссылки, доступ к внутренним сообществам и другие полезные вещи для плавной адаптации сотрудников.
- Блок связи — все, что связано с новостями компании, событиями, внутренними мероприятиями и тренингами.
Сюда же относятся различные опросы, дни рождения, курилки, чаты, барахолки, велоклубы и другие формальные и неформальные места сбора сотрудников.
- Услуги компании - аналог «госуслуг» в отдельной организации.
Ядро бизнеса, без которого уже невозможно поехать в командировку, открыть новую вакансию или отправиться в отпуск.
На данный момент мы автоматизировали более 40 бизнес-процессов.
- Сообщества.
На старом портале на штатных узлах сообщества реализованы основные бизнес-сообщества компании: аналитики, тестировщики, продажи и маркетинг, HR. Каждое активное сообщество имеет свой узел.
Внедрение корпоративного портала повысило эффективность работы компании на 15% и значительно облегчило жизнь удаленным офисам.
Основными недостатками были:
- Разрыв с основным каналом связи в компании (на тот момент это была почта + теневые ИТ в виде сообществ в скайпе).
- Чтобы принять участие в обсуждении, посмотреть новости или пройти опрос, вам необходимо зайти на портал.
- Отсутствие удобного мобильного клиента.
- Скромный дизайн.
Концепция портала в Microsoft Teams
Мы начали разработку концепции нового корпоративного пространства в Microsoft Teams по методологии Microsoft (Teams Assessment), которая включает встречи с ключевыми командами, разработку типовых сценариев взаимодействия и адаптацию этих сценариев к возможностям Office 365. Первые встречи прошли с руководителями компаний (управляющими менеджерами, HR, руководителями отделов и сообщества, руководителями проектов).В результате стали понятны общие направления изменений:
- Перенесите всю рутинную работу (адаптацию сотрудников, напоминания о задачах, отправку информации и многое другое) на чат-ботов.
- Внедрите ленту новостей на новостном сайте SharePoint Online, которая легко подключается к Teams и активно передает новости по каналам без необходимости входа в SharePoint.
- Распределяйте популярные сервисы компании по каналам и ботам, чтобы они соответствовали сценариям взаимодействия команды.
Например, предоставьте менеджерам проектов доступ к расписанию встреч, актам, производственным планам и календарям; CRM, база знаний и договоры для продавцов и т. д.
- Используйте другие инструменты для дальнейшего повышения эффективности коммуникаций (Planner, Stream, GitHub и другие).
Новый сотрудник
Раньше на корпоративном портале у нас была страничка для новичков, где были перечислены основные сервисы компании, общие доступы и ответственные за бизнес-процессы.Представляя Microsoft Teams, мы пошли дальше.
Было решено создать полноценный процесс адаптации с помощью чат-ботов.
Это выглядит так:
- На стороне SharePoint Online заявки на найм сотрудников автоматизированы.
В принципе, в качестве отправной точки можно использовать любую систему – 1С, SAP и т.д.
- HR формирует заявление на увольнение сотрудника, прикрепляет его резюме или другие необходимые документы и отправляет заявление по бизнес-процессу.
- Кандидат начинает проходить процесс утверждения предложения.
Это может быть довольно сложно, если компания большая.
Но самое главное — все уведомления со ссылками и механизмами принятия решений попадают напрямую в Microsoft Teams. Для этого мы разработали специального бота (один бот на все бизнес-процессы).
- После подтверждения выхода сотрудника HR отмечает дату фактического выхода; другие запросы могут запускаться параллельно (подготовка рабочего места, подготовка заказа, выдача постоянного пропуска).
- После выхода на работу бот постепенно отправляет сотруднику всю необходимую информацию согласно заявленному бизнес-процессу: кто у вас начальник, ссылки на ресурсы, правила компании и т. д.
- Со временем бот собирает отзывы о том, всем ли доволен сотрудник в компании.
Новости и события компании
Мы создали отдельную команду для реализации основных каналов коммуникации с сотрудниками.На данный момент у команды есть несколько каналов:
- Общий.
- Вакансии.
- Наша жизнь.
- Новый сотрудник.
- Услуги.
На данный момент не все сотрудники, входящие в команду, могут писать в общий канал.
Есть канал для общения Наша жизнь .
Там они катаются на лыжах, покупают старые патефоны и вместе водят детей в кружки.
Для уникальных чатов типа женсовета или обмена лайфхаками для путешествий созданы отдельные команды со своими участниками и ветками.
В канал Общий Отображается несколько вкладок.
Состав вкладок зависит от направления канала.
В нашем случае вкладка заслуживает максимального внимания Новости .
При переходе на него сразу открывается страница новостей из SharePoint Online.
Услуги компании
Тема оказания услуг сотрудникам компании заслуживает отдельного поста.Не все из них можно и нужно автоматизировать в O365 по разным причинам.
Часто еще и потому, что компания уже инвестировала в другие решения для автоматизации бизнес-процессов (помнится, были компании, в которых одному сотруднику приходилось работать в 10 и более разных системах).
Мы также еще не перенесли все наши службы в SharePoint Online. Однако нам очень хотелось, чтобы у наших сотрудников было единое окно для быстрого получения необходимых документов, сертификатов и услуг.
Это окно было чат-ботом в Microsoft Teams. Обращаемся к боту случайным диалогом или просто выбираем нужную услугу из списка и решаем свои задачи, не выходя из приложения.
Работа происходит как в простом диалоговом режиме, так и во встроенных карточках для более сложных процессов.
Например, процесс заказа канцелярских товаров.
Бот может отправлять сотрудников в командировки, создавать инструкции, запрашивать необходимые справки, возвращать формы обратной связи, согласования задач и так далее.
При этом в спине у него может быть абсолютно любая система, имеющая API. Таким образом, Microsoft Teams стала основной точкой входа для быстрого запуска бизнес-процессов.
И в этом плане его главная ценность, конечно, наличие мобильного клиента.
Сообщества
Мы реализовали сообщества по тому же принципу команд. На примере маркетинговой команды я покажу, как можно организовать такое пространство.Основная работа команды осуществляется на Общем канале.
Все обсуждения ведутся в отдельной теме, что очень удобно.
А еще удобнее иметь возможность совместно редактировать любые документы (особенно презентации) прямо из вкладки.
Документация .
Всю базу знаний сообщества можно выложить в отдельную вкладку, как в виде библиотеки документов, так и в других инструментах.
Мы активно поддерживаем Planner в каналах сообщества.
Остальные вкладки содержат всю оперативную информацию о конференциях, контенте и работе с поставщиками.
Вместо заключения
Мы пока находимся в процессе переноса всего накопленного в компании в экосистему О365, но уже видим положительные результаты как для себя, так и для наших партнеров и клиентов.Я где-то прочитал фразу: «Инновации — это командный вид спорта».
И в Microsoft Teams эта фраза отражена в полной мере.
Теги: #Разработка для Office 365 #команды Microsoft #portal #sharepoint #office365 #sharepoint online #sharepoint online
-
Суперкомпьютер За $1256
19 Oct, 24 -
Vebalte Оптимизатор В Помощь
19 Oct, 24
