Как и обещал, начинаю выкладывать вторую часть «мануала».
В этом фрагменте собраны общие принципы и подходы, на которые я опираюсь во всех дальнейших размышлениях и выводах.
Построение эффективных бизнес-систем.
Глава 1 Введение
Деловые процессы
Словарь
Входящий поток – поток, который зарождается вне компании и заканчивается внутри нее.Внутренний поток – поток, который начинается и заканчивается внутри компании.
Исходящий поток – поток, который начинается внутри компании и выходит наружу.
Денежный разрыв – дефицит или отсутствие оборотных средств в компании.
Ситуация, когда «в общем» деньги скоро появятся, но на данный момент в кассе ноль.
Поточный подход
Чтобы подход было проще понять, предлагаю посмотреть на компанию издалека.Буквально.
Если выйти из офиса и пройти 500 метров, деятельность компании будет выглядеть очень просто: в офис приходят клиенты, обеспокоенные своими проблемами, и уходят довольные.
Рисунок 1. Работа компании на расстоянии 500 м.
Если забыть все, что мы знаем о нашей компании, то она выглядит как некая система, основная функция которой – «делать клиентов счастливыми».
В упрощенном виде это будет выглядеть так: 
Рисунок 2. Схема работы компании.
Но мы сошлись во мнении, что цель компании – деньги! Поэтому предлагаю подойти чуть ближе, и мы увидим, что клиент приносит в компанию свои средства, а готовый продукт забирает: 
Рисунок 3. Откуда у компании деньги?
Эти простые диаграммы имеют одну цель: проиллюстрировать потоковый характер нашей работы.
Мы обрабатываем поток клиентов, трансформируя этот поток и трансформируя его, выпуская поток довольных клиентов.
Понимание потока в бизнесе очень важно, поскольку позволяет нам увидеть взаимосвязи и взаимное влияние различных элементов нашей системы друг на друга.
В компании очень много потоков: входящий поток клиентов, входящий поток материалов, внутренний поток документов, внутренний поток заготовок и полуфабрикатов, исходящий поток денежных средств, исходящий поток сотрудников.
На диаграмме выше показаны четыре потока: поток входящих клиентов, поток исходящих клиентов и внутренние потоки продуктов и денежных средств.
Если вы уже уловили суть подхода и прочитали словарь, вы должны возразить: «Но поток денег зарождается не внутри компании, он еще и внешний!» В данной ситуации я полностью согласен, что схему нужно скорректировать, вынеся начало денежного потока за пределы организации и отделив деньги от клиента.
А в нашей жизни все именно так: с одними людьми мы разговариваем, а другие переводят нам деньги.
Условия устанавливает маркетолог, а счета подписывает бухгалтер; собственник выбирает цвет, а генподрядчик производит оплату.
Если быть совсем точным, то товар тоже следует отделить, так как невероятно редко мы приносим свои разработки и изделия в офис тому человеку, с которым мы согласовали их внешний вид. Итоговая блок-схема нашей компании выглядит так: 
Рисунок 4. Исправленная блок-схема.
Позже, когда вы увидите стрелку на диаграмме, знайте, что это означает поток.
И важно очень четко понимать, где это начинается, где заканчивается и кто этим управляет. Именно через потоки (материалов, денег, информации) связаны все звенья нашей системы.
Бизнес и трубопроводы
Нет, в этом разделе мы не будем обсуждать, как правильно организовать подачу воды в наш офис, но мы все же говорим о расходах.Давайте вспомним, как выглядит наша компания с точки зрения ведомственной структуры:
- Бухгалтер,
- ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР,
- Дизайнер,
- Отдел снабжения,
- Отдел продаж,
- Проектный отдел,
- Производство,
- Контроль производства.
При этом будем считать, что каждое из отделов представляет собой резервуар, а соединяющие их потоки — трубы.
В конечном итоге мы должны получить некую систему, в которую приходят клиенты и деньги, а выходит готовая продукция.
Первый входящий поток – это поток клиентов с потребностями.
Очевидно, что оно начинается где-то на рынке и заканчивается в отделе продаж, поскольку именно туда обращаются клиенты.
Отдел продаж трансформирует поток клиентов, «вытягивая» из них требования и отправляя ожидать готовый результат. Таким образом, у нас появляется первый внутренний поток (кстати, информационный) — поток требований клиентов.
Начинается в отделе продаж и следует в Управление производством, чтобы превратиться в техническое задание на производство, отправляемое в цех (фикс, опять трансформация потока: «требования клиента» превращаются в «техническое задание»).
Чтобы гарантировать точность и обоснованность спецификаций, руководитель производства должен взаимодействовать с инженерным отделом и проектировщиком.
В качестве разминки предлагаю вам самостоятельно назвать название и содержание стримов.
Нет, правда, как вы думаете, что протекает в мини-системе Конструктор-Начальники производства-Конструкторский отдел? Цех, согласно техническому заданию, должен выполнить работу, выпустив готовую продукцию, необходимую клиенту.
Для этого необходимо сначала направить поток материалов для работы в цех.
Материалы - входящий поток.
За материалы нужно платить, поэтому есть исходящий денежный поток за материалы.
Рядом с ним должен быть внутренний денежный поток для оплаты работы нашей мастерской.
Очевидно, что наш бухгалтер отвечает за трату денег.
Кстати, чтобы ему было что тратить, предлагаю вспомнить, что у нас есть входящий денежный поток.
Если вы уже запутались в потоках, то предлагаю вам посмотреть схему на следующей странице.
Очень важно понимать, что на рисунке 5 изображена идеальная диаграмма, то есть КАК МОЖЕТ БЫТЬ (или «быть» с точки зрения описания бизнес-процессов).
О том, как это происходит на самом деле, мы поговорим чуть позже.
Рисунок 5. Идеальная блок-схема.
На схеме выше все потоки разделены на три типа:
- Материальный (оранжевый) – потоки физических объектов, которые можно посчитать, потрогать, взвесить.
- Денежные средства (зеленый) – денежные потоки.
- Информация (синий) – информационные потоки.
Конечно, их можно (И НУЖНО!) передавать в материальной форме, но для них форма не важна: это может быть файл, лист бумаги, слова.
Конечно, представленная схема сильно упрощена, так как отсутствуют денежные потоки по заработной плате для всех подразделений, отсутствуют многие информационные потоки, но мы выделим в первую очередь те, которые делают компанию уникальной.
Зарплаты платят везде, также везде проводятся промежуточные собрания.
На схеме показано уникальное сочетание труб и резервуаров, создающее нужную нам систему.
Следующим шагом в обработке таких схем и построении на их основе реальных эффективных компаний является математический расчет каждого потока.
Жизненно важно знать и понимать скорость, с которой потоки движутся через каждую часть организации.
Почему именно, мы рассмотрим ниже.
Теги: #бизнес #Менеджмент #системный подход #стратегия #управление компанией #Анализ и системное проектирование
-
Звегинцев Владимир Андреевич.
19 Oct, 24 -
Как Создать Эффективный Ит-Сервис?
19 Oct, 24
