Переход на юридически значимый документооборот (ЛСДО), при всем его влиянии на эффективность бизнеса, остается сложной процедурой: необходимо учитывать множество нюансов, в том числе законодательных, перенастраивать процессы, согласовывать действия с контрагентами.
Важна тщательная подготовка – самостоятельно или с помощью опытных консультантов.
Меня зовут Владислав Степанов, я специализируюсь на внедрении и консультировании в области автоматизации документооборота в ИТ-компании «КОРУС Консалтинг».
Хотелось бы поделиться своим опытом и рекомендациями по переходу компаний на электронный документооборот и рассказать о нюансах: проблемах роуминга, набора текста, маршрутизации, комплектности и обработки документов.
Для начала определимся с терминологией.
Электронный документооборот (или ДО) — это любой обмен цифровыми копиями документов как внутри компании, так и за ее пределами.
Как только штат организации превышает условную отметку в 100+ человек, потребность в ЭDO начинает ощущаться все острее.
Разница между обычным документооборотом и юридически значимым документооборотом (JZDO) заключается в характере файлов, которыми обмениваются стороны.
В последнем случае документ может быть использован для подтверждения прав.
Таким образом, SWDO является разновидностью ЭDO. Использование автоматизированных систем SWDO в бизнесе постепенно увеличивается, несмотря на ряд объективных сдерживающих факторов.
Полный переход на электронный документооборот сдерживается отсутствием законодательных норм для отдельных видов документов; разделение зон ответственности при использовании электронной подписи (ЭП) не предусмотрено.
Есть и хорошие новости: отдельные инициативы правительства (в частности, поправки в 63 ФЗ о применении ЭП, вступившие в силу с 1 января 2020 года), распространение удаленной работы, рост количества мобильных сотрудников и растущая цифровая зрелость бизнеса стимулирует переход к SWDO. Насколько глубоко компания внедрит SWDO в свои бизнес-процессы, зависит от многих факторов.
По нашим оценкам, в крупных организациях в настоящее время до 75% документов можно полностью и успешно оцифровать, но на практике эта цифра значительно ниже.
Некоторые контрагенты по-прежнему не хотят переходить на цифру, хотя среди крупных игроков доля выбравших СДО достигает 30-50%, а в некоторых случаях и больше.
Тем не менее, даже эти контрагенты часто предпочитают использовать ЭDO для обмена лишь некоторой частью документов, например, первичными финансовыми документами.
А некоторые, наоборот, готовы обмениваться только комплектациями.
От того, насколько успешно компания будет решать возникающие технические и организационные вопросы, зависит дальнейший успех цифровизации документооборота и возможность ее внешнего масштабирования.
Вот лишь основные из них.
Выбор системы для SWDO
Платформой для автоматизации документооборота могут быть разные внутренние системы: одна ECM (Enterprise Content Management) или несколько решений (CD/ECM, ERP и т. д.).Еще на этапе отбора учитывайте возможность масштабирования в будущем.
Уже установленных в компании инструментов системы электронного документооборота, которыми все полностью довольны, в будущем может оказаться недостаточно для определенного процесса.
В настоящее время оно не используется, но как только возникнет необходимость, придется выбирать дополнительное решение, а это повлечет за собой новые затраты как на лицензии, так и на поддержку.
Поэтому систему необходимо сразу опробовать «на вырост».
При выборе одной или нескольких ИТ-систем стоит учитывать, что при SWDO в каждой должны быть установлены свои коннекторы для операторов ЭDO, внешних и внутренних центров хранения сертификатов подписи.
Необходимо оценить, какие инструменты потребуются, и исходя из этого наметить спектр подходящих решений.
Вполне возможно, что для полноценного внедрения SWDO вам может понадобиться не только одна SD/ECM-система, но и ERP, CRM и другие, в зависимости от процессов.
Выбор оператора ЭДО
Сегодня на рынке присутствует не менее двух десятков операторов ДО, предлагающих услуги маршрутизации внешних документов: Диадок, СБИС, СФЕРА Курьер, Такском, Калуга Астрал, Synerdox и другие.С точки зрения взаимодействия и выбора подходящего SLA проще работать через единого оператора ЭDO. Но это только так кажется.
Фактически контрагенты компании обычно работают с разными операторами ДО.
Чем больше у бизнеса партнеров, с которыми у него налажен документооборот, тем больше провайдеров ему придется привлекать.
Роуминг для обмена между операторами существует, но на данный момент существует ряд сложностей в его реализации.
- Операторы настраивают роуминг по-разному: через запросы в личном кабинете, письма менеджеру, веб-формы – и все эти процедуры необходимо выполнять вручную.
- Роуминг между операторами может занять много времени, поскольку тех, кто подписал интеграцию в один клик в рамках инициативы Ассоциации разработчиков и операторов систем электронного обслуживания (РОСЭУ), пока немного.
У других провайдеров настройка может занять 10-15 дней или даже несколько месяцев.
- Роуминг не предоставляет всех возможностей ДО.
Например, из-за этого довольно часто не работает процесс аннулирования документа.
Это касается и дополнительных функций, на которые согласился один оператор, но которые не могут быть переданы другому.
- Есть проблемы с именованием документов (при роуминге используется транслитерация).
- У каждого оператора свое понимание того, как определять документы в полуформализованной форме (если для них не установлены форматы ФНС).
У одних людей суть договора одна, у других - несколько.
Соответственно, набор документов может быть утерян при передаче между провайдерами.
Работа с контрагентами
На практике компаниям приходится взаимодействовать с несколькими операторами ДО, но их круг должен быть ограничен в разумных рамках.Пока на рынке нет универсального разъема, который позволил бы подключиться к любому из них.
Однако проблему работы с несколькими операторами ЭDO все же можно решить: например, используя отдельный интеграционный микросервис, шину данных, доработав ЭDO как хаб и т.п.
Чтобы сделать выбор, необходимо рассмотреть тех провайдеров, с которыми работает большинство контрагентов компании.
Как правило, это СБИС, Диадок и Такском.
Эту информацию предоставит анкета, разосланная клиентам/поставщикам: ее можно составить как самостоятельно, так и с помощью консалтинговой компании.
Он поможет вам узнать, готов ли ваш партнер перейти на ДО, что ему мешает и чем вы можете помочь.
Если ваш партнер принципиально готов работать в рамках ДО, определите, какими именно видами документов он будет с вами обмениваться.
Если эта организация никогда раньше не работала с электронным документооборотом, ей необходимо будет донести до нее потенциальные выгоды от цифровизации процесса.
Крупные организации, такие как «Сбер» или «Магнит», могут позволить себе перейти на ЭDO по уведомлению, просто сделав это обязательным условием с оговоренной даты.
Но если ваше влияние на рынок не столь велико, вам нужно будет провести переговоры с контрагентами и выделить для этого время.
Нюансы работы с документами: типизация, маршрутизация, комплектность
Типизация и маршрутизация документов – определение к какой категории, отделу, сотруднику они относятся, и в какую ИТ-систему их следует передать.В этой области существуют решения с широким функционалом.
На их основе можно построить матрицу маршрутизации и реализовать весь процесс автоматически.
Однако не всегда это легко сделать с входящими документами.
В этом случае используйте типизацию документов на основе формализованных частей их названий.
Другое решение — дополнительная услуга распознавания или введение новых атрибутов.
Для этого правила наименования документов в договоре о дочернем предприятии с контрагентами запишите в отдельном приложении.
Например, код в имени распознается системой, и на его основе происходит маршрутизация.
Однако не все контрагенты готовы к такой работе.
Еще один важный вопрос связан с комплектностью первичных документов, направляемых контрагентами.
Речь идет о возможности разбирать комплекты, чтобы затем передать их в определенные ИТ-системы, и собирать их из нескольких систем в единый пакет, подписывать и отправлять на внешние устройства.
Третья группа вопросов связана с большим объемом документооборота с контрагентами.
Для них может быть реализована техническая подпись.
Кроме того, важно спрогнозировать рост объема документов в будущем, чтобы заранее определить потребность в ресурсах для их обработки и хранения.
Этот параметр также влияет на выбор класса ECM-систем и расчет потенциальных затрат. При выборе типа электронной подписи стоит учитывать, что для внутренней документации подходят простая электронная подпись (ПЭП) и неквалифицированная (НЭП), а для подписания внешних документов в большинстве случаев - улучшенная квалифицированная (УКЭП) ) необходим.
NЭP в последнем случае также можно использовать, но со значительными оговорками.
Связанный с этим вопрос: чьи сертификаты использовать для ЭP. Кроме того, при переходе на ЭDO может возникнуть проблема с остатками бумажных документов.
Решить ее можно с помощью систем работы с архивами.
Они позволяют автоматизировать процессы сканирования и штрихкодирования, оцифровка и хранение всего архива в ИТ-системе.
Это можно сделать как внутри самой компании, так и на аутсорсинге.
Несмотря на большое количество нюансов, внедрение SWDO в компаниях продолжается.
Работа с внешними консультантами позволяет сделать такой переход максимально безболезненным, учитывая все тонкости и факторы.
Если в организации уже есть ЭDO и/или SWDO, специалисты помогут сделать их использование более эффективным и масштабировать решения.
Поскольку сфера SWDO постоянно трансформируется и меняется, включая правовую базу и пул доступных технических решений, именно опытный консультант может помочь бизнесу построить индивидуальную модель процесса, которая будет учитывать специфику деятельности компании.
существующие ИТ-решения и существующие отношения с подрядчиками.
Сотрудничая с консультантом, вы сможете максимально эффективно использовать те инструменты для дочерних компаний, которые уже есть у бизнеса, и дополнить их недостающими звеньями.
Ведь в конечном итоге цель перехода на SWDO – не усложнить бизнес-процессы, а упростить их, ускорить процедуры и способствовать повышению операционной эффективности и прибыли.
И все эти возможности заложены в самой идее ЭDO, но работают они только в умелых руках.
Теги: #ИТ-инфраструктура #ИТ-компании #ИТ-компании #ECM/EDMS #It #электронный документооборот #edo #corus Consulting #usedo
-
Архивирование Как Произведение Искусства
19 Oct, 24 -
Комическая Санация Известных Логотипов
19 Oct, 24 -
Как Запустить Интернет-Радио Прямо На Сайте?
19 Oct, 24 -
Windows Можно Взломать Через Файл Mhtml
19 Oct, 24 -
Система Хранения Мультимедиа С Доступом 10G
19 Oct, 24
