Один из клиентов обратился к нам по адресу «Онланту» на полиграфическую услугу, получил прайс и ушёл на время.
Чуть позже он вернулся и заявил, что посчитал возможные затраты и получилось дешевле.
То есть зашел на Яндекс.
Маркет, взял цены на офисные принтеры и выбрал понравившийся.
Потом я нашел срок службы принтера – 5 лет или 60 месяцев.
Я разделил цену на месяцы и получил стоимость печати за месяц.
Затраты его, конечно, устроили, но наш прайс – не очень.
Случалось ли это когда-нибудь с вами?
При этом клиент не учел ни стоимость обслуживания принтера, ни стоимость картриджей, ни даже стоимость бумаги.
То есть клиент имеет самое поверхностное представление о том, из чего складывается стоимость печати одной страницы в его компании.
Ожидания по цене крайне низкие.
И вообще – может ли печать чего-нибудь стоить предприятию в век торжествующего электронного документооборота?! Ну, во-первых, не победитель – и вы это увидите.
Во-вторых, возможно.
Как это могло быть? Давайте посчитаем.
Аутсорсинг полиграфических услуг и что это такое
Хорошо, если ваш бизнес — это небольшая компания, в которой один принтер или даже МФУ и документы распечатываются время от времени, и только в личных целях.Совершенно иной взгляд на этот процесс имеют ритейлеры, мобильные операторы, АЗС, госкомпании, проектные институты, оптово-торговые компании и многие другие.
Им нужен MPS, он же полиграфический сервис, он же аутсорсинг полиграфических услуг.
Аутсорсинг полиграфических услуг, или MPS (Managed Print Services), — популярная услуга во всем мире и в России в частности.
Существует несколько определений MPS от разных аналитических компаний.
Один из них дан Гартнер , а его основные тезисы в переводе звучат так: Managed Print Services — MPS (managed print Services) — это оптимизация и управление процессами печати документов.
Обычно это делает внешний поставщик услуг.
Он оценивает потребности компании в печати, производит выборочную или оптовую замену оборудования, обслуживает оборудование, поставляет ресурсные детали и аксессуары для оборудования, контролирует использование принтеров и МФУ, решает проблемы пользователей.
В эпоху дешевых принтеров и растущего электронного документооборота предприятия продолжают тратить много денег на печать документов.
Исходя из моего опыта работы в компании «Онланта» , расскажу, что необходимо учитывать, чтобы добиться максимального экономического эффекта при аутсорсинге сопровождения полиграфического оборудования и переходе на поэкземплярную модель оплаты (за количество напечатанных страниц).
Вы увидите таблицу расчета стоимости печати при различных условиях договора, заключенного компанией-заказчиком с аутсорсинговой компанией (поставщиком услуг), и сможете сформировать адекватные ожидания от услуги «Услуга печати».
Затраты на офисную печать состоят из оборудования, расходных материалов, бумаги и ремонта.
Эти затраты часто растворяются среди других расходов организации.
Финансовые службы не всегда могут их оценить, несмотря на то, что общие суммы могут быть весьма значительными, особенно в крупных организациях, где принтеры печатают много.
Типичными примерами высоконагруженной печати являются формирование товаросопроводительной документации при погрузке нефтепродуктов в автоцистерны для доставки на АЗС или выдача документов об оплате и гарантии на товар в розничных магазинах.
Если передать обслуживание корпоративного полиграфического оборудования на аутсорсинг и перейти на поэкземплярную оплату (оплату за отпечаток), затраты на печать станут прозрачными для бухгалтерии и понятными для руководства.
Экономия от такого перехода могла бы составить, по разным оценкам, примерно 20-30%.
Полиграфические услуги: плюсы и минусы
Подводя итог, преимущества аутсорсинга полиграфических услуг.
- Снижение нагрузки на ИТ-службу компании – у нее определенно есть дела поважнее, чем ремонт принтеров.
Все проблемы, связанные с неисправностями оборудования и проблемами печати, включаются в тикеты аутсорсера и решаются сразу при обращении в сервисную службу.
- Печать без сбоев – на случай поломок выделяется так называемый подменный фонд, и компания не замечает никаких проблем.
- Безопасность.
Увы, бумажные документы — один из самых распространенных способов утечки корпоративной информации (преднамеренной и случайной).
MPS обеспечивает контроль над распечатками — печать конфиденциальной информации в виде списка клиентов с контактами или спецификациями продукции не останется незамеченной.
- Меньший расход бумаги.
Централизованный и хорошо организованный процесс печати в компании позволит сэкономить бумагу, даже если количество договоров, счетов, отчетов и ведомостей останется прежним.
Это не волшебство, это элементарная человеческая ошибка: если принтер настроен правильно, он не делает плохих отпечатков.
Кроме того, когда организация контролирует печать, сотрудники более внимательно относятся к тому, что отправляют на общий принтер, и меньше печатают для личных нужд. Так, в одной из крупных российских компаний системные администраторы могли одновременно делать 2-3 тысячи отпечатков – вместо того, чтобы покупать книги, они их печатали.
Для компании такая личная экономия обошлась в копеечку: 2 тысячи отпечатков (смешанная печать и цветно-черно-белая) х 2 рубля.
= 4 тыс.
руб.
- Дополнительная экономия: на расходниках, сервисе, запчастях и даже на заработной плате.
Все это включено в счет за услуги аутсорсинговой компании, что благодаря опыту оптовых закупок расходных материалов (которые у аутсорсинговых компаний дешевле) или, например, более оптимального выбора полиграфического оборудования, поможет сократить расходы.
затраты клиента.
Среди последних есть один значимый и два весьма сомнительных для российских реалий.
- Знаменательно – руководители не хотят распечатывать свои документы на общественных принтерах и стремятся к конфиденциальности.
Эту проблему можно решить, установив персональные принтеры для сотрудников с особыми требованиями к безопасности (но это не панацея).
- Услуга печати направлена на создание бумажных отпечатков и в некоторой степени тормозит развитие электронного документооборота и электронного общения между сотрудниками.
Однако существуют процессы и инструкции, требующие бумажной работы, которые нельзя игнорировать.
- Полиграфическая услуга «неэкологична» — ведь даже упорядоченное потребление бумаги приводит к вырубке деревьев и стимулирует неэкологическое производство целлюлозы и бумаги.
Например, в США средний офисный работник использует 10 000 листов бумаги в год. И они паникуют, они рисуют инфографика и вообще грустно.
Статистики по России мы не нашли: этот показатель составил около 3200 листов на одного офисного работника, но мы считаем, что цифры гораздо выше.
И у нас всё хорошо, но жаль.
Кстати, если вы думаете, что потребление бумаги падает с бешеной скоростью, то, увы, это не так – такое хотя тенденция есть , но все еще очень слаб.
Обращайте внимание на детали, чтобы избежать неудач
Некоторое время назад в СМИ появилась информация о том, что известный в Москве каршеринговый сервис выставил клиенту счет на сумму более полумиллиона за ремонт автомобиля после ДТП по вине клиента.Это стало полной неожиданностью для виновника аварии, который надеялся, что страховка на подобные случаи включена в стоимость аренды.
Его ожидания, увы, не оправдались.
Разочарование клиентов — пожалуй, самое мягкое слово для описания этой ситуации.
Компания каршеринга, кстати, впоследствии ввела новый, более дорогой тариф, учитывающий возможность ДТП и ограничивающий сумму, которую должен заплатить водитель арендованного автомобиля в случае ДТП по своей вине.
.
Можно провести аналогию между сервисом каршеринга и услугой «Услуга печати», которую предоставляют ИТ-аутсорсинговые компании: в каршеринге оплата поминутная, а в полиграфической, как правило, за отпечаток.
В обоих случаях привлекательность прозрачного и понятного ценообразования может привести к разочарованию, если не принимать во внимание детали.
Мы платим за отпечаток
Цена одного отпечатка является наиболее распространенным показателем стоимости печати.Он дает интегральную оценку всех затрат, не только прямых, но и всевозможных косвенных, которые несет предприятие, чтобы получить от принтера один листок бумаги с необходимой информацией.
Именно этот показатель, как правило, оценивают реальные и потенциальные покупатели печатающих устройств и заказчики внешних полиграфических услуг.
Зачастую только при переходе на поэкземплярную оплату можно узнать, сколько на самом деле стоит отпечаток.
До перехода на эту модель затраты на печать, как правило, рассчитываются совершенно иначе – чаще всего методом «котла» с суммированием не всех, а только наиболее очевидных затрат. При этом не все ИТ-менеджеры и ИТ-директора точно знают, сколько печатающих устройств имеется в их компании, сколько картриджей они используют, насколько загружены эти машины, как часто их приходится ремонтировать и т. д. Еще одним преимуществом поэкземплярной оплаты является то, что она мотивирует поставщика этой услуги обеспечить максимальную эффективность печатного оборудования.
Ведь пока оборудование простаивает, печать не происходит, следовательно, провайдер ничего не зарабатывает. Дополнительные возможности для заказчика предоставляют программные средства мониторинга и сбора статистики печати, которые позволяют автоматизировать учет количества отпечатков и контролировать нагрузку на печатающие устройства.
На основе данных мониторинга вы можете изменить условия эксплуатации оборудования и оказания услуг, чтобы снизить стоимость печати.
Например, быстро настроить и перераспределить нагрузку на принтеры.
Кроме того, зная, кто, сколько и на каких устройствах печатает, вы сможете распределить затраты на печать по отделам или пользователям – это позволит более точно планировать затраты и хотя бы частично сократить объем неоправданной печати.
Еще один нюанс: поэкземплярная форма оплаты мотивирует предприятие отказываться от устройств с высокой стоимостью отпечатка (в том числе старых, которые часто выходят из строя и малопроизводительны) и переходить на экономичные МФУ.
На конечную стоимость одного отпечатка услуги «Услуга печати» влияет несколько составляющих:
- картриджи;
- сведения о ресурсе;
- замещающий фонд;
- само печатное оборудование;
- человеческие ресурсы.
Картриджи
Здесь возможны три варианта.
- Использование оригинальных картриджей, предлагаемых производителями печатного оборудования.
Производитель контролирует заправочную способность картриджей, от чего зависит количество отпечатков на один картридж, а также высокое качество картриджей.
Заводская заправка и контроль качества положительно влияют на срок службы полиграфического оборудования, снижают затраты на содержание парка оборудования и поддержание запаса и печати.
- Использование неоригинальных картриджей.
Качество таких картриджей обычно приемлемое, при этом они заметно дешевле оригинальных.
Однако нет никакой гарантии, что эти картриджи заполнены на 100%, поэтому сложно точно оценить количество отпечатков, которые можно с их помощью сделать.
Мы просто оставим это здесь Кроме того, использование неоригинальных картриджей автоматически лишает принтер гарантийной поддержки производителя.Это значит, что ремонт оборудования ляжет на плечи поставщиков услуг, которые, даже если возьмут на себя такие обязательства, все дополнительные риски включат в конечную стоимость печати.
Использование неоригинальных картриджей для снижения стоимости печати (по инициативе клиента) возможно в случаях, когда гарантийное обслуживание оборудования уже истекло или когда оборудование принадлежит самому заказчику и он готов взять на себя все риски.
- Заправка картриджей.
Это, пожалуй, самый рискованный способ.
Заправку картриджей осуществят опытные сотрудники (а это дополнительные расходы) или специализированные компании, но от некачественной работы не застрахован никто.
Кроме того, заправка картриджей, которые впоследствии получает организация, может осуществляться не только в России, но и, например, в Китае.
Минимальные потери – картридж может быть заполнен не на 100%, а в худшем случае непрофессиональная заправка приведет к поломке самого печатного оборудования.
Ну и естественно техника лишена гарантийного обслуживания.
Это делается не только дома – даже в очень крупных компаниях.
Рассчитывая окончательную стоимость печати, не забывайте о количестве текста (изображений) на странице.
Ресурс картриджа, указанный в спецификации, в среднем рассчитан из расчета 5% покрытия страницы – например, как приложение для отпуска.
В моей практике средний охват печатных страниц составлял 7-9%.
Очевидно, что чем выше этот показатель (например, при печати договоров, коммерческих предложений, инструкций, проектной документации и т.п.
), тем короче срок службы картриджа и, соответственно, выше стоимость печати.
Подробности ресурса: все хорошее со временем портится
Ресурсные детали – это детали полиграфического оборудования, имеющие определенный ресурс или срок службы: например, термоблоки, узлы переноса изображения, ролики подачи бумаги.Современные устройства оснащены счетчиками обслуживания, которые сообщают, когда необходим плановый ремонт принтера или замена отдельных компонентов.
Таким образом, в стоимость печати будет включена стоимость замены в соответствии со сроком службы заменяемых деталей.
Мышь тоже испорчена
Свинговый фонд
Запасной запас – оборудование, предоставляемое заказчику на период ремонта или взамен вышедшего из строя полиграфического оборудования.Как правило, фонд замены составляет примерно 5% от общего количества печатного оборудования (для распределенной компании этот показатель выше, поскольку оператору необходимо создать минимальный запас оборудования во всех городах присутствия организации).
Этого достаточно для обеспечения непрерывности полиграфической услуги.
Более строгие требования клиентов к Соглашение об уровне обслуживания (SLA) также могут влиять на процент оборудования для замены.
Стоимость подменного фонда распределяется на количество отпечатков, соответствующее сроку действия договора.
Почему клиент должен быть заинтересован в фонде замены? Разве это не головная боль для исполнителя? К сожалению, если подрядчик сэкономит на фонде замены, у заказчика возникнут простои в сервисе, что в результате может обойтись ему дороже, чем стоимость фонда замены.
Бывает, что у заказчика уже есть запасной фонд или он приобретает его сам.
В таких случаях стоимость запасного материала не включается в стоимость печати.
Стоимость оборудования: как оптимизировать парк печатного оборудования
Услугой «Услуга печати» часто пользуются клиенты, имеющие достаточно большое количество принтеров разных производителей.Бывает, что полиграфическое оборудование в офисах расставлено не оптимально и нагрузка распределяется неравномерно.
Инфраструктура печати, основанная на личных принтерах на столах сотрудников, неэффективна: они используются недостаточно интенсивно и требуют большого внимания, поскольку все их необходимо поддерживать в рабочем состоянии, вовремя меняя картриджи и ресурсные детали.
Высокопроизводительные устройства, которыми пользуется большое количество сотрудников, оказываются более эффективными и экономичными с точки зрения стоимости отпечатка.
Однако есть нюанс: их нужно расположить так, чтобы каждый сотрудник компании находился рядом с принтером, а у самих устройств не было очереди.
Ключевое требование следующее: правильно выбранное и организованное полиграфическое оборудование должно способствовать эффективной реализации бизнес-процессов (в том числе низкой стоимости печатных документов) и никоим образом не замедлять их.
Личные принтеры разумно оставлять в кабинетах руководства и в местах, где часто распечатываются особо конфиденциальные документы, например, в юридическом отделе.
Нужен ли настольный принтер в бухгалтерии – вопрос спорный и зависит от профиля компании.
Оптимальный выбор оборудования и его расположение в офисе – один из ключевых вопросов, который решает поставщик полиграфических услуг в ходе предпроектной проработки.
Прежде чем подготовить технико-коммерческое предложение, поставщик услуг проводит аудит полиграфической инфраструктуры: собирает и анализирует статистику печати, выявляет нерационально расположенные печатающие устройства и неправильно организованные виртуальные очереди к ним.
Последующие изменения в расстановке принтеров на территории заказчика и тонкая настройка очередей печати позволяют существенно сократить временные и финансовые затраты на печать и, кроме того, создать более комфортные условия работы персонала.
Планы размещения подбираются индивидуально.
В этом случае стоит учитывать несколько моментов: технические аспекты размещения печатного оборудования согласно рекомендациям производителя (расстояние от стен, от батарей и т. д.); пожелания заказчика (например, насколько далеко пользователь готов пойти за распечаткой).
Также не рекомендуется размещать оборудование в длинных коридорах или в узких местах.
На следующем этапе поставщик услуг разрабатывает подробный план оптимизации печати: в нем учитываются результаты аудита, особенности бизнес-процессов заказчика, а также нагрузка на существующие принтеры, объемы печати и задачи, выполняемые различными подразделениями компании.
организация.
Совместно с заказчиком определяются целевые показатели эффективности (в первую очередь стоимости), безопасности и работоспособности системы печати, а затем разрабатывается оптимальная компоновка печатного оборудования.
При этом парк оборудования, как правило, сводится к оборудованию одного-двух производителей.
В результате за счет оптимизации инфраструктуры печати:
- Сокращается количество единиц печатного оборудования в офисе – освобождается рабочее пространство, и появляется возможность разместить на одной арендуемой площади большее количество сотрудников;
- Сокращается количество типов картриджей и других расходных материалов, и, как следствие, сокращаются логистические затраты, сокращаются простои оборудования из-за отсутствия необходимого картриджа;
- Сокращается количество необходимых сертификатов для специалистов по обслуживанию полиграфического оборудования, что снижает затраты на обслуживание;
- Обеспечено удобство гарантийного обслуживания – нет необходимости поддерживать договорные отношения и обеспечивать соответствующую логистику с различными сервисными центрами.
Непрерывность печати
Убытки от вынужденных перерывов в работе полиграфической службы индивидуальны для каждой компании.Для кого-то они незначительны, а для кого-то могут составлять десятки и сотни тысяч рублей в день.
При этом они могут быть прямыми и косвенными.
Прямые – это реальные денежные потери от простоя полиграфической службы.
Например, каждый заказ из интернет-магазина должен сопровождаться пакетом документов.
Если принтер сломается, интернет-магазин не сможет печатать документы и, соответственно, отправлять заказы.
А это упущенная выгода и возможная потеря клиента.
Косвенные потери проявляются скорее как последствия нарушения непрерывности полиграфической деятельности.
Когда заказчик самостоятельно обслуживает свое оборудование, он платит за неисправности.
В случае аутсорсинговой модели поставщик услуг несет серьезные денежные обязательства перед заказчиком по SLA: во-первых, это дисциплинирует исполнителя, во-вторых, для заказчика это возможность хотя бы частично компенсировать потери, связанные с простоем.
Аренда оборудования
Аренда полиграфического оборудования компанией-заказчиком у поставщика услуг позволяет, прежде всего, избежать значительных единовременных затрат на приобретение оборудования.Стоимость аренды оборудования будет отражена в стоимости печати.
Отмечу, что при более длительном сроке аренды конечная стоимость одного отпечатка ниже, поскольку уменьшается ежемесячная сумма аренды, входящая в его стоимость.
В качестве примера приведу расчет стоимости печати для разных объемов (цифры взяты из реального технико-коммерческого предложения), для разных сроков аренды оборудования (модель аутсорсинга) и использования собственных принтеров заказчика (инсорсинг).
модель).
Как видно из таблиц, стоимость печати и, соответственно, владения в год при модели аутсорсинга значительно ниже, чем при модели инсорсинга, и снижается по мере увеличения срока аренды оборудования.
Несколько уточнений по поводу стоимости принтеров.
В Таблице 1 и Таблице 2 приведены расчеты для однотипных принтеров разных моделей.
По понятным причинам мы не указываем ни производителей, ни типы принтеров.
Первые два типа принтеров по умолчанию не могут обеспечить максимальную экономию.
Это небольшие персональные принтеры с небольшим ресурсом, потребляющие «литры» расходных материалов.
Они идеально подходят для домашних целей, а в некоторых случаях используются и в офисе.
Принтеры 3-5 типов — это уже серьезные машины с большим запасом ресурса.
В Таблице 1 (варианты аренды) представлен расчет принтеров, которые мы предложили поставить заказчику для оптимизации полиграфического парка.
В таблице 2 приведен расчет по принтерам, которые были у конкретного заказчика (а в нашей практике такие принтеры часто встречаются среди заказчиков).
В сумме (если перемножить и прибавить затраты на принтеры) получается, что все оборудование заказчика обходится дешевле, но при этом экономия на полиграфических услугах все равно достигается в варианте аренды.
Взять в аренду те же принтеры, которые работают у заказчика, но новые и при этом удешевить услугу нереально.
Если заказчик говорит – хочу арендовать оборудование и получить эффективный копировальный сервис, то, как правило, мы договариваемся о поставщике полиграфического оборудования.
А дальше надо подобрать «правильные» принтеры в нужных местах – и только тогда можно будет говорить о полноценном сервисе.
Из таблицы видно, что: - При сроке контракта 1 год и печати 229 тысяч отпечатков мы получаем льготы в год. 670 051,07 руб.Таблица 2 (кликабельно)по сравнению с инсорсинговой моделью (когда заказчик управляет собственным парком полиграфического оборудования); — При сроке контракта 2 года и печати 229 тысяч отпечатков мы уже получаем льготы в год. 842 575,47 руб.
(на 2 года 1 685 150,94 руб.
) ; — При сроке контракта 3 года и печати 229 тысяч отпечатков мы получаем льготы в год. 900 083,60 руб.
(на 3 года 2 700 250,80 руб.
) .
Это связано с тем, что подменное и арендованное оборудование «растянуто» на весь срок действия договора и чем больше срок договора, тем менее заметна доля принтеров в отпечатке (снижается стоимость 1 отпечатка).
Наиболее выгодным был и остается долгосрочный договор на полиграфические услуги с заказчиком сроком не менее 3 лет.
Аренда также позволяет легче оптимизировать парк оборудования, поскольку поставщик услуг арендует печатающие устройства и ему невыгодно использовать устаревшее оборудование.
В свою очередь, оптимизация автопарка и сокращение номенклатуры используемой техники оказывается более выгодной с точки зрения поддержки.
В любом случае деньги и отпечатки надо пересчитать; выводы могут вас неприятно удивить.
Человеческие ресурсы
Не менее важной статьей затрат, которую поставщик услуг включает в стоимость печати, являются человеческие ресурсы: нужны специалисты для замены картриджей, настройки и блокировки ремонта (то есть замены ресурсных деталей), а также для ведения статистики.Данная статья расходов состоит из стоимости нормо-часа специалиста и сопутствующих расходов, например, командировочных, стоимость которых зависит от наличия и количества объектов.
Клиенты, которые обслуживают полиграфическое оборудование самостоятельно, несут расходы на обучение специалистов, при этом персоналу приходится платить за все время работы в организации, а не только затраченные на работу нормо-часы.
Также вам понадобится руководитель проекта в полиграфическую службу или, если организация обслуживает оборудование самостоятельно, руководитель отдела или ответственный сотрудник ИТ-службы, который организует и контролирует работу специалистов полиграфии.
В проекте полиграфического обслуживания он выступает «единой точкой входа» для заказчика, а его работа также учитывается при расчете стоимости печати.
Делать выводы
Стоимость печати складывается из стоимости картриджей, ресурсных запчастей, аренды печатного оборудования (если оно используется), запасных частей, человеческих ресурсов (специалистов и руководителя проекта) и обычно определяется следующим образом:Перечисленные расходы в месяц / Количество отпечатков в месяц = Стоимость за отпечаток.Для разных типов принтеров стоимость отпечатков может сильно различаться, в связи с чем ее необходимо рассчитывать отдельно для каждого типа.
Расчет средней стоимости примерно такой же, как расчет средней температуры по больнице: этот показатель ни о чем конкретном вам не скажет и к тому же с большой долей вероятности может ввести в заблуждение.
В зависимости от модели принтера стоимость отпечатка может варьироваться в широких пределах: от 0,2 до 4 рублей.
Разница достигается за счет того, что для разных моделей принтеров стоимость картриджей и ресурсных деталей будет разной, а также срок их службы может сильно различаться.
Как видите, средняя стоимость отпечатка может создать ложное впечатление о реальной стоимости.
Не стоит довольствоваться примерными оценками затрат на печать – они, скорее всего, окажутся ошибочными.
Чтобы оценить реальные затраты, необходимо тщательно учесть все составляющие стоимости печати.
Ее можно улучшить за счет оптимизации парка и правильного размещения печатного оборудования, а также использования системы мониторинга и сбора статистики – это поможет добиться реальной, а не иллюзорной экономии.
Я рассказал вам, как рассчитывается стоимость услуги ИТ-аутсорсинга «Услуга печати» при переходе на поэкземплярную оплату, и установил ориентиры, от которых нужно отталкиваться при расчетах и переговорах с поставщиком услуги.
Как и в случае с каршерингом, описанным в самом начале, вам необходимо внимательно изучить все нюансы расчета стоимости распечатки, предлагаемой поставщиком услуг.
Надеюсь, что моя статья поможет в этом.
Теги: #ИТ-инфраструктура #Системное администрирование #принтеры #mps #сервис печати #печать документов #администрирование печати
-
Айтюнс 64-Битная Версия
19 Oct, 24 -
Google Заблокирован Роскомнадзором
19 Oct, 24 -
Я Хочу Такую Картинку
19 Oct, 24 -
Социальная Инженерия На Phdays 2012
19 Oct, 24