Надежная интеграция важных электронных и бумажных документов, полученных по факсу, таких как счета-фактуры, отчеты о расходах, заказы на поставку, заявления о приеме на работу, претензии и юридические контракты, в повседневный рабочий процесс, является распространенной задачей. Эти документы имеют решающее значение для многих бизнес-процессов, связанных с получением доходов, но, тем не менее, они часто теряются или неправильно хранятся в нескончаемых рядах картотечных шкафов.
Кроме того, воспроизведение этих бумажных документов снижает производительность и увеличивает ежедневные расходы, такие как ручной труд, повторная передача факсов, износ бумаги, тонера и принтера.
Внедрение факса со штрих-кодом в организации улучшит рабочий процесс бизнес-документов и доступ к критически важным данным для следующих отделов вашей организации:
- Отделы кадров
- Кредиторская задолженность
- Дебиторская задолженность
- Продажи
- Маркетинг
- Юридические отделы
- Производство
- Производство
Отправка штрих-кодов по факсу также поможет устранить необходимость приобретения или разработки специальных форм приложений и процедур обработки, сведет к минимуму потерю документов и поможет с любыми инициативами в области электронных документов, которые могут возникнуть в вашей организации.
Что такое факс со штрих-кодом?
Отправка по факсу со штрих-кодом — это компьютерная методология отправки факсов, при которой обычно отправляемым по факсу документам присваиваются штрих-коды для идентификации, маршрутизации, метаданных и индексации. Отправка штрих-кода по факсу проста в реализации, надежна и, в зависимости от используемой символики штрих-кода, очень безопасна. Символики штрих-кодов, используемые при отправке штрих-кодов по факсу, включают штрих-коды 1D и 2D, чаще всего называемые Code 39, Code 128, PDF417 и DataMatrix. Коды 39 и 128 являются самыми недорогими и простыми в реализации, поскольку такие приложения, как Microsoft Word, поддерживают шрифты штрих-кода. Шрифты Code 39 и 128 легко доступны в Интернете бесплатно. Штрих-коды PDF417 и DataMatrix могут хранить большие объемы данных, поддерживать контрольную сумму и различные типы шифрования. В некоторых случаях реализация PDF417 или DataMatrix обходится дороже из-за требований к частным приложениям.
Отправка штрих-кода по факсу может осуществляться с использованием самого документа или титульной страницы факса со штрих-кодом. Штрих-код генерируется компьютером и добавляется к фактическому документу/обложке. Другой метод добавления штрих-кода — использование ручного принтера штрих-кодов или устройства для изготовления этикеток со штрих-кодом. Штрих-код можно разместить и легко идентифицировать в одном из четырех углов документа. При отправке факсов со штрих-кодом рекомендуется использовать шрифт немного большего размера, поскольку факсимильные документы немного сжимаются во время фактической передачи факса. Использование интеллектуального факсимильного оборудования сводит к минимуму сжатие и обеспечивает высочайшее качество факсимильных изображений. Информация, содержащаяся в штрих-коде, будет различаться в зависимости от типа документа. Для счетов-фактур штрих-код может содержать номер счета-фактуры, имя клиента и номер счета. Он также может содержать название отдела, для которого выполняется маршрутизация. Для отчетов о расходах штрих-код может содержать идентификационный номер сотрудника, месяц отчета, общую сумму задолженности и т. д. Заявления о приеме на работу могут содержать номер телефона, номер социального страхования, заявку на должность. Информация, которая может содержаться в штрих-коде, не ограничена.
После получения факса со штрих-кодом программное обеспечение факс-сервера может считывать штрих-код и извлекать информацию или метаданные. Эти метаданные затем используются для а) идентификации, б) маршрутизации, в) хранения и доставки и г) эффективного и результативного извлечения документов.
Краткое содержание
Использование факса со штрих-кодом ни в коем случае не является чем-то новым. Однако за последние несколько лет он получил распространение и признание в отраслях факс-серверов, сканирования, управления документами, управления контентом и обработки изображений благодаря внедрению многофункциональных устройств (сканеров, факсов, принтеров, копиров), более совершенных технологий обработки изображений. , более надежные компьютеры, операционные системы, интеллектуальные факс-платы, а также необходимость решения вопросов соответствия и регулирования.
-
Найдите Золотую Жилу В Своем Бизнесе
19 Oct, 24 -
Преимущества Современных Компьютеров
19 Oct, 24 -
Маркетинг Открыток Для Флористов
19 Oct, 24 -
Поиск Дешевого Автострахования
19 Oct, 24 -
Как Получить Небольшие Обеспеченные Кредит?
19 Oct, 24 -
На Пути К Восстановлению После Банкротства
19 Oct, 24
