Проблемы Знаете ли вы, что по результатам некоторых зарубежных исследований среднестатистический офисный работник тратит больше двух часов вашего рабочего времени в день уходит на работу с электронной почтой? Если быть точнее - 13 часов в неделю , что почти 85 рабочих дней в году ! Просто подумайте об этих цифрах.
Сколько вы сможете сделать за это время? Сколько это будет стоить вашей организации, если вы конвертируете часы в деньги? Очень интересные вопросы для размышления.
Слайд взят из презентации на Слайдшер .
В мире почтовых клиентов Outlook занимает одну из лидирующих позиций.
Кроме того, используется Office более одного миллиарда человек , и это доминирующий инструмент в корпоративном сегменте.
В нашей компании им пользуются почти все, а это значит, что он в Outlook наши сотрудники тратят 25% ваше рабочее время.
Давайте копнем немного глубже и подумаем, куда именно уходит наше время, когда мы снова заходим в Outlook, чтобы проверить электронную почту.
Давайте рассмотрим лишь несколько пожирателей времени:
- Читаем письма.
Кто-то быстрее, кто-то медленнее, но читать должен каждый, и мы продолжим это делать;
- Нам могут задать вопрос, и в зависимости от вопроса мы можем потратить время на проверку свободного времени в нашем календаре, поиск какого-либо документа, определение местоположения нужного нам места с помощью онлайн-карты, звонок кому-то, бронирование конференц-зала и т. д.;
- Они могут отправить нам документ, который необходимо сохранить в система электронного документооборота ;
- Мы тратим время, заходя в сторонние системы из писем-напоминаний и делая в них то, о чем нам собственно напомнили, например, заполняя отчеты о трудозатратах за день.
- Отвечаем на письма.
Но давайте подумаем лучше: можем ли мы увеличить нашу производительность и вернуть хотя бы некоторые из них 25% времени потратил на письма? Может ли Outlook помочь нам в этом? В чистом виде - не совсем, но Outlook можно расширить с помощью надстроек! Именно об этом мы и поговорим сегодня.
В каких сценариях надстройки Outlook могут повысить нашу производительность? Все возможные сценарии я делю на 3 основные группы:
- «Получайте информацию быстрее»
- В письме указан адрес - хочу посмотреть карту в один клик;
- В письме присутствуют иностранные слова – хочу увидеть перевод в один клик; и т. д.
- «Отвечать быстрее»
- Мне постоянно приходится писать повторяющиеся предложения — хочется организовать их в список и иметь возможность быстро вставить в письмо;
- Мне нужно прикрепить к письму документ из системы электронного документооборота - я хочу сразу искать документы и выбирать нужный, не выходя из Outlook; и т. д.
- «Сделай это быстрее»
- Мне пришло напоминание от сторонней системы - я хочу совершить необходимое действие, не заходя непосредственно в систему и не авторизуясь в ней, т.е.
прямо из интерфейса Outlook;
- Мне нужно утвердить документ – я хочу иметь возможность просмотреть документ и нажать «Согласен» прямо из письма;
- Мне прислали новый договор - хочу в пару кликов перенести его в корпоративный электронный документооборот;
- Я записался на прием – хочу заказать такси на указанное время прямо из письма; и т. д.
- Мне пришло напоминание от сторонней системы - я хочу совершить необходимое действие, не заходя непосредственно в систему и не авторизуясь в ней, т.е.
Наш опыт разработки надстройки для Outlook с использованием JavaSctipt API Думаю, каждый знаком с вопросом учета затрат на оплату труда в организации.
По большей части именно количество часов, потраченных на разработку, тестирование и внедрение, определяет окончательные инвестиции в любой ИТ-проект. В нашей компании также есть проблема учета затрат времени сотрудников, и мы решили ее с помощью собственного продукта – К-точка .
Не вдаваясь в подробности, К-точка - Этот платформа автоматизации рабочие процессы организаций, в которых, как в конструкторе, можно собирать и совмещать различные функции.
Один из модулей, который мы установили для себя и активно используем, позволяет нам отслеживать затраченное время сотрудников.
Но какую бы систему ни использовала компания, всем до боли знакома ситуация, когда менеджерам проектов приходится снова и снова напоминать сотрудникам о необходимости вести учет часов, затраченных на проекты, а сотрудники недовольны тем, что фактическая задача по заполнению часов отнимает у них много времени.
слишком много времени.
До недавнего времени наш сценарий состоял из 4 этапа : 
- В конце дня сотруднику было отправлено напоминание о заполнении затрат на оплату труда;
- Сотрудник открыл уведомление в Outlook и перешел по ссылке в K-Point;
- Сотрудник ввёл логин и пароль от системы;
- Сотрудник выполнил работу по каждому проекту за указанный день.
Многие сотрудники оставляли такие вечерние уведомления «на завтра», а потом забыли о них.
Некоторые создавали отдельные папки в Outlook, где эти уведомления накапливались в ожидании большего количества свободного времени у сотрудника.
Когда я узнал о возможности разработки надстройки нового типа для Outlook, я понял, что у нас есть шанс.
значительно упростить весь процесс .
Так мы начали разработку надстройки K-Point для Outlook, которая в конечном итоге позволила нам сократить количество шагов в нашем скрипте.
до двух : 
- Утром сотрудник получает уведомление от системы K-Point — уведомление теперь рассматривается как своего рода «билет», ведь все действия можно совершать прямо в нем;
- Сотрудник открывает «тикет» в Outlook в любое удобное время в течение дня и заполняет работу прямо в письме, без необходимости перехода на стороннюю систему и без ввода логина и пароля.
Такой подход существенно упрощает процесс и экономит время как сотрудников, так и руководителей:
- дополнение позволяет заполнить данные за конкретный рабочий день, а когда все данные будут введены, письмо-напоминание можно просто удалить, что означает, что «тикет» обработан;
- с установкой дополнения меняется отношение сотрудников к задаче - уведомление расценивается не как назойливый спам, который фильтруется в заброшенную папку, а как призыв к действию, как задача, которую нужно и можно выполнить в своевременность;
- Менеджерам проектов не нужно бегать за каждым сотрудником с постоянными напоминаниями.
Это особенно удобно, если вы, например, в командировке.
На видео ниже показан Демо-пример, показывающий, как работать с дополнением на айфон : Особенности реализации Одной из привлекательных особенностей, на которую стоит обратить внимание, говоря о надстройках для Outlook, является простота реализации.
Отличительной особенностью нашей надстройки является то, что она не предназначена исключительно для решения задачи учета рабочего времени.
Дополнение является логическим продолжением системы K-Point и может гибко настраиваться под целевые процессы.
На первый взгляд это не очень простой функционал.
Но давайте посмотрим, как нам удалось этого добиться.
Само дополнение является исключительно обработчиком и визуализатором данных, которые оно получает с сервера K-Point, где мы можем настроить внешний вид отображаемой формы и действия, которые необходимо выполнить после ввода данных.
Надстройка может получить «описание» формы и действий в формате JSON , отобразить необходимую информацию пользователю и отправить данные, введенные в форму, обратно в K-Point. K-Point — это веб-решение, в котором уже реализован механизм JavaScript , позволяющий визуализировать фигуры.
Это то, что мы перенесли в дополнение.
Такое «повторное использование» кода позволило существенно снизить трудозатраты на разработку.
Нам оставалось только реализовать логику авторизации пользователей из Outlook и разработать API для обмена данными между K-Point и надстройкой.
Технические детали этой реализации выходят за рамки этой статьи.
Если вам интересно о них узнать, напишите об этом в комментариях к этой статье.
Если у вас уже есть готовая надстройка, вы можете опубликовать ее в Офисный магазин , или развернуть в конкретной организации .
Второй вариант особенно полезен при создании узконаправленных B2B решения для конкретного заказчика.
Чтобы опубликовать надстройку в Магазине Office, необходимо зарегистрироваться на сайте.
Панель мониторинга продавца Microsoft .
После регистрации вам откроется доступ в личный кабинет, где вы сможете скачать манифест вашего заявления и заполнить всю необходимую информацию о нем.
выводы Внедрение надстройки K-Point Outlook в наш рабочий процесс позволило нам сократить временные затраты вдвое собирать отчетность как от всех сотрудников, так и от руководителей.
Это, безусловно, хороший результат, и мы планируем улучшить его в будущем.
В настоящее время настройка K-Point для Outlook недоступен для публичного доступа и проходит тестирование внутри нашей компании.
Мы планируем опубликовать его в Office Store в ближайшем будущем и предложить аналогичные сценарии автоматизации некоторым из наших существующих клиентов.
Давай посмотрим что происходит. В рамках задач нашей компании и задач наших клиентов я вижу еще много сценариев, где мы можем применить надстройки для Outlook , некоторые из них были описаны выше.
Стоит обратить особое внимание на то, что подобные приложения являются интересным вариантом расширения функциональности существующих решений, таких как системы электронного документооборота, CRM, ERP и других типов систем.
Я уверен, что у вас тоже появились идеи по повышению производительности – и, следовательно, цель написания этой статьи достигнута.
Пишите свои идеи в комментариях, будем вместе обсуждать и искать решения проблем!
об авторе
Петр Ляпин – технический директор ООО «ВейвПойнт» Более 10 лет опыта реализации проектов по автоматизации.деловые процессы.
Работал со многими российскими и иностранные компании.
Основатель проекта XLTools.net.
Теги: #Разработка для Office 365 #Разработка мобильных приложений #с открытым исходным кодом #JavaScript #веб-разработка #office 365 #html5 #office online #mobile web #кроссплатформенность #Производительность #макросы #evernote #vba #vsto #office 2013 ##officeplatform # #officeplatform ##officeplatform ##officeplatform #office 2016 #надстройка Office #office store-
Камерун
19 Oct, 24 -
Кластер Lusterfs Или С Мира По Теме
19 Oct, 24 -
Python Попытается Научить Вас Летать
19 Oct, 24 -
Новый Концепт-Кар Honda Great Racer
19 Oct, 24 -
Ищем Ошибки В Mono: Их Сотни
19 Oct, 24
