Привет, я Дарья Двоеглазова, менеджер по продукту Quadcode. 3,5 года назад я пришел работать в IT и сразу окунулся в мир управления проектами.
В этой статье я расскажу о том, как за 20 лет я прошел путь от наклеек на мониторе до планов.
Самое большое планирование, которое у меня было перед началом работы, — это школьный дневник и блокнот на телефоне для списка покупок.
Все изменилось, когда я пошел на работу: мой монитор начал обрастать наклейками с напоминаниями.
Это очень помогло на первом этапе, пока экран не оказался заклеен наклейками по всему периметру.
За это время я попробовал несколько инструментов и множество разных методов тайм-менеджмента.
Теперь моя система позволяет мне планировать долгосрочные цели на 10-20 лет. Конечно, планы не всегда сбываются, но я предпочитаю идти (или хотя бы лгать) к своим целям.
Кстати, недавно я добился цели, к которой стремился более 5 лет. 
Трелло и Тодоист
После проблемы со стикерами я начал искать трекеры задач в электронном виде.Первыми на глаза попались Todoist для личных дел и Trello для работы.
Личное планирование для меня тогда было скорее списком «не забыть», поэтому Todoist оказался слишком сложным.
Я использовал его как одностраничный список дел.
Хотя это определенно было лучше, чем ничего: я хранила в нем список покупок и простые вещи типа «записаться на прием к врачу».
И я больше не смотрела по вечерам на пустой холодильник.
Trello поначалу показался мне неудобным из-за отсутствия возможности создавать просто список — привычка, оставшаяся от электронного блокнота (в Trello списки создаются на досках).
Однако быстро выяснилось, что мои задачи хорошо разделены по разным параметрам: например, по рабочим проектам.
Trello также оказался очень полезным для хранения ссылок.
Когда я начал работать в IT, вокруг было много интересного, о чем я не знал.
Я создал доску для хранения названий профессиональной литературы, ссылок на статьи и курсы, которые мне рекомендовали или которые я нашел.
Потом появились доски с художественной литературой и фильмами — мне было удобно собирать в одном месте книги и фильмы, которые хотелось бы прочитать и посмотреть, а потом выбирать по настроению.
Со временем личные дела (пока рука не поднимется писать «задачи») тоже перекочевали в Trello, но на отдельную доску.
То есть работа и личные планы находились на разных досках.
В общем, я не очень понимала, как их планировать вместе: до карантина работа и личная жизнь были для меня двумя разными мирами.
Расскажу, какие плюсы и минусы такого планирования.
Плюсы:
- Я практически перестал терять задачи, потому что мой телефон всегда под рукой.
- Я начал структурировать задачи, разделяя их по темам.
- И бонус: теперь у меня было место, где я мог хранить информацию о том, что хочу прочитать или посмотреть.
- Планирование было очень низким уровнем и касалось только простых задач.
- Никакой связи между делами не было, каждое жило само по себе.
- Жизнь разделилась на работу и личную жизнь.
На мой взгляд, это влияет на мотивацию: менее понятно, почему лично мне нужно выполнить конкретную рабочую задачу.
Канбан
Через несколько месяцев работы в компании мы начали внедрять Канбан .А так как я вообще люблю пробовать на себе все новое, то для личных дел сделал канбан-доску (рабочие задачи планировались по общепринятому в компании процессу).
Она была похожа на ватман с наклейками.
Вот схема: 
Как только я создал эту доску, в бэклоге оказалось очень много задач.
В колонке было примерно 25-30 стикеров, но бэклог занимал и стену рядом, а количество заданий перевалило за 60. По методике я ограничил количество задач, которые находились справа от бэклога.
Когда в графах «План», «Анализ» и «Разработка» общая сумма задач составила менее N (N изменилось, потому что я не знал оптимального количества задач для себя), я перетащил из бэклога в план новую.
В этой колонке задачи ждали, когда я начну что-то с ними делать.
Большая часть задач из графы «План» попала в графу «Анализ».
Это означало, что я думал о том, как лучше выполнить задачу/решить проблему.
Например, для выполнения задания «Оформить налоговый вычет» необходимо узнать, где он выдается и какие документы необходимо собрать.
Это произошло на этапе анализа.
После этапа анализа задача обычно разбивалась на небольшие подзадачи.
Например, для задачи «Оформить налоговый вычет» будут следующие подзадачи:
- «Сфотографируйте квитанции».
- «Соберите лицензии в папку на своем ноутбуке».
- «Рассчитайте сумму, подлежащую возврату».
- «Оформите заявку на возврат в личном кабинете».
Поэтому они миновали стадию анализа и перешли сразу от плана к разработке.
Очень скоро я понял, что в бэклоге очень разные задачи.
Например, задачу «Купить билеты на концерт» можно решить за час, не больше.
А «Прокачка английского» требует регулярных усилий на протяжении длительного времени.
Я перешел на два типа стикеров: большие для задач, требующих анализа, и маленькие для задач, которые сразу пошли в разработку.
После этого я оставил большие задачи в столбце «Анализ» до тех пор, пока не будут выполнены все задачи в столбце «Разработка», связанные с этой большой задачей.
На этом этапе в моем планировании произошло что-то вроде разделения задач на задачи и особенности.
Далее, естественно, следовала необходимость увидеть связи между задачами: нужно было понять, как долго будет висеть большая задача в графе «Анализ».
Я начал писать на стикерах, какие задачи блокируют текущую (теперь я понимаю, что лучшим решением было бы написать, какие задачи зависят от текущей, чтобы выделить те, которые нужно сделать в первую очередь).
При этом скорость оставалась очень низкой — около 3-5 мелких задач в неделю.
Поскольку на доске были повседневные задания (например, «Купить еды»), реальные изменения происходили очень медленно.
Огромное отставание давило на меня, и очень скоро мне стало казаться, что я никогда ничего не добьюсь.
Простые задачи «скользили» по доске быстро, а требующие анализа и принятия решений навсегда застревали в графе «Аналитика».
В какой-то момент я начал отслеживать время жизни задачи на доске, что совершенно не добавляло мне мотивации.
Примерно раз в неделю я снимал с доски стикеры с выполненными заданиями, и процесс выбрасывания стикеров стал очень приятным.
После этого я стал замечать, что иногда удаляю стикеры с незавершенными задачами, потому что решил их переформулировать или не делать вообще.
А наклейки продолжали отваливаться и летать по комнате.
В итоге я снял ватман и переместил доску сначала в Trello, а потом и вовсе отошел от канбан-доски.
Как и в случае с Trello и Todoist, расскажу о плюсах и минусах.
Плюсы:
- Я записал более глобальные задачи (например, «Улучшить английский»).
- Я понял, что задачи могут быть разного уровня, и подошел к их решению по-разному.
- Я знал, что мне сложно доводить дело до конца, но совет подчеркнул, что проблема на этапе аналитики.
- Впервые я задумался о связях между задачами.
- Работа и личные задачи по-прежнему находились в разных местах.
- Бумажную версию было ужасно неудобно поддерживать.
- Несрочные задачи могли висеть на доске безумно долго и не двигаться: не хватало временных связей между планированием.
- Цели были сформулированы очень плохо.
Составы по УМНЫЙ его вообще не было; в принципе я не смог сформулировать большую часть задач по SMART.
- Отношения выделялись непрозрачно и не представляли реальной ценности (скорее, они использовались для прокрастинации типа «Ну, теперь я все равно не могу приступить к этой задаче»).
Варианты работы с Trello
С тех пор я так или иначе планирую задачи в Trello, переходя от одной структуры доски к другой в разное время.
Планирование по дням недели
В борьбе за продуктивность я начал строить конкретные планы на каждый день.
Это выглядело примерно так: 
Каждый день я перемещал полосы, чтобы видеть следующие 7 дней, начиная с сегодняшнего дня.
Я раз в неделю выбирал задачи из бэклога и одновременно удалял содержимое Done. В чем плюс: появилось ощущение, что я знаю, когда выполню задание.
В чем недостаток: на самом деле.
Задания постоянно уходили на ближайшие дни.
Я совершенно не понимал их сложности, даже не пытался представить, сколько времени это займёт и было ли у меня столько времени в тот день.
Матрица Эйзенхауэра
После планирования по дням недели у меня случился кризис планирования, потому что я не понимал, как закончить начатое.Я начал пробовать всё, включая известных моделей.
Матрица Эйзенхауэра Я тоже это сделал в Трелло.
Как это: 
Эта модель вообще не прижилась: такая конструкция оказалась для меня неудобной.
Сейчас я понимаю, что мне было сложно определить важность задач, так как я не записывала средне- и долгосрочные цели.
Никаких плюсов для себя в такой структуре платы я не нашел.
Но минус очевиден: интерфейс для меня неудобен.
Потоки
Стриминг возник примерно в тот момент, когда у меня появились четкие тактические цели: например, сменить работу.
Это выглядит примерно так: 
Каждая задача подходила к определенному потоку и вставлялась непосредственно в него.
Один из потоков (дом на картинке) я использовал для текущих задач типа «Купить еду».
Эта модель в целом прижилась и существует до сих пор в различных вариациях.
Можно заметить, что некоторые потоки на картинке являются целями, а другие (например, здоровье) — скорее вечная тема.
Меня это не смущает: я пришел к выводу, что не все желания можно сформулировать как SMART-цели.
Когда я менял работу, на доске тоже появлялись рабочие задачи.
Позже они исчезали, а затем вновь появлялись, пока окончательно не обосновались после ухода на самоизоляцию.
При удаленной работе исчезает ощущение оторванности от работы от остальной жизни, что лично мне очень нравится, поскольку заставляет взглянуть на свою жизнь в целом.
После перехода на такие потоки у меня возникла проблема: мне нужно было расставить приоритеты потоков между собой.
Какую задачу вам следует выполнить в первую очередь – найти работу или ради своего здоровья? В целом эта проблема решается расстановкой приоритетов потоков — слева у меня самая важная на данный момент колонка, а справа самая неважная.
Обычно во всех столбцах есть какие-то задачи, но пока в первом есть важные задачи, которые я могу сделать сейчас, я их выполняю.
То есть получается примерно такая последовательность: сначала важные из первой колонки, потом важные из второй и т. д. Раз в несколько месяцев я провожу «ревизию»: удаляю задачи, ставшие неактуальными.
Со временем выяснилось, что у меня слишком много тактических целей: если бы для каждой у меня был столбец, доска оказалась бы слишком огромной.
Я добавил отдельный столбец для тактических и среднесрочных целей: например, «Сдать IELTS на 7,0».
В нем я выбрал 5 приоритетных целей, которые превратились в колонки.
Это был важный шаг на пути к долгосрочному планированию.
В таком виде правление существовало очень долго; Я изменил это всего несколько месяцев назад, когда пришел к планированию долгосрочных целей (на 10-20 лет).
Традиционно перечислим плюсы и минусы такого планирования.
Плюсы:
- Понятно, почему я выполняю те задачи, которые делаю сегодня.
- Для меня оказалось удобнее отделять важное от неважного, потому что внутри колонки проще расставить приоритеты задач: все они относятся к одной цели.
- Многие крупные задачи-цели перестали быть задачами и превратились в потоки-колонки.
Метод триггера
Способ нужен, чтобы загрузить все свои идеи/мысли в планировщик и ничего не забыть.Как это работает:
- Открываем список, содержащий список «стандартных» повседневных задач (я использую так , но многие другие вы можете найти в Интернете или сделать самостоятельно).
- Мы проходим через это, пытаемся применить каждый пункт к себе и визуализировать его.
- В процессе мы вспоминаем кучу собственных проблем, которые необходимо решить, и записываем их в планировщик задач.
Обычно я просматриваю список раз в неделю.
Плюсы:
- Освобождает голову от большого количества мыслей, пришедших тогда, когда не было возможности или желания их записать.
- Помогает вам вспомнить ваши рутинные задачи.
Календарь
В настоящее время я использую календарь, чтобы:- Напомните себе о чем-то, что нужно сделать в определенный день/через 5 дней.
Например, поздравить кого-то с днем рождения, сменить линзы, оплатить аренду, отменить подписку на платную услугу.
Раз в неделю просматриваю такие задачи на неделю-две вперед и часть из них переношу в Trello. Для этих напоминаний я создаю в календаре события на весь день и утром получаю о них уведомления.
- Планируйте личные встречи, встречи со специалистами, доставку на дом и т. д. Это аналоги рабочих встреч, где я указываю время.
Обычно я сразу заношу их в календарь, чтобы заодно проверить, нет ли совпадений во времени.
У меня также есть напоминания о них (обычно за 15 или 30 минут), но эти напоминания для меня почти бесполезны.
- Найдите время для заложенный в бюджет задания.
Я вообще не сторонник бюджетных задач: по моему мнению, их можно разделить на конкретные шаги – например, «Выполнить один урок».
Но одна из моих задач по составлению бюджета — это планирование долгосрочных целей.
Я оставил так, потому что, во-первых, планировать можно бесконечно детально, а во-вторых, я очень люблю планировать.
Если я разложу эту задачу на конкретные шаги, то буду тратить время только на планирование, потому что мне это нравится.
Это приложение для смартфона (календарь на ноутбуке мне никогда не требовался).
Я выбрал его, во-первых, из-за удобного для меня интерфейса, во-вторых, потому что Календарь Google автоматически синхронизировал календари из разных аккаунтов, что для меня было неудобно.
Я обычно проверяю календарь утром, не вставая с постели, чтобы вспомнить, какие у меня «жесткие» (то есть «привязанные» к определенному времени) планы, и прикинуть, что я успею сделать в оставшееся время.
время.
Недавно я пришел к необходимости синхронизировать рабочий и личный календари.
А еще мне нравится, что в Календарях задачи в разных календарях выделены разными цветами.
Календарь выглядит так: 
Плюс: Мне нравится, как сделан дизайн, можно переключиться на 1 день и посмотреть, сколько свободного времени остается для гибких (то есть не привязанных ко времени) задач.
Или на неделю, чтобы увидеть свою нагрузку в ближайшем будущем.
Минусов для себя не нашел.
«Жесткое» планирование в календаре
В прошлом у меня был опыт «жесткого» планирования с использованием календаря: когда весь календарь был четко расписан, вообще без пропусков.Я указала в календаре, что буду делать в конкретное время.
Я пришел к этому в рамках борьбы за продуктивность: во-первых, чтобы сначала выполнить важные задачи, а во-вторых, чтобы не отвлекаться.
Для кого-то это может быть и подходящая схема, но меня она совершенно не устроила.
Во-первых, я слишком вспыльчивый человек; мне часто было приятнее выполнить другое важное дело вместо запланированного.
Во-вторых, такое планирование уводит от цели к процессу («В этот час я СДЕЛАЮ это» вместо «Мне нужно сделать это»).
В-третьих, часто случалось, что я оценивал время выполнения какой-то задачи очень далеко от истины.
У меня это продолжалось два дня, я начал сильно расстраиваться из-за срыва планов, началась апатия, я вообще перестала быть в состоянии делать что-то полезное.
Плюс: та неудача натолкнула меня на мысль о гибком ежедневном планировании (об этом я расскажу позже).
Минус: метод не подошел моему темпераменту.
Планирование дня
Отказавшись от «жесткого» планирования, я стал выписывать на листе бумаги список задач на сегодня.Обычно я составлял его утром, чтобы лучше понимать, сколько на самом деле у меня свободного времени на этот список, какие задачи нужно решить.
Для каждой задачи я указал время, которое потребуется на ее выполнение, и указал порядок выполнения с учетом других задач.
Сейчас я перенес свой ежедневный список задач в Trello, но многие люди любят писать от руки.
Плюсы:
- Возможность выбирать, в какое время какую задачу делать.
- Приятно вычеркивать задачи :)
- Помогает думать о вещах, которые обычно не пишутся в ежедневниках и календарях (например, «Когда я сегодня буду обедатьЭ» или «Сколько времени мне понадобится, чтобы подготовиться к фильмуЭ»).
Если вы составляете списки на несколько дней вперед, вам все равно придется утром обновить список на сегодняшний день.
Еженедельное планирование
Некоторые задачи привязаны ко времени или повторяются через определенные промежутки времени.Например, вы не сможете оплатить счет до его получения, и нет смысла готовиться к каждой рабочей встрече за неделю вперед. Я пришел к необходимости выделить время на то, чтобы подумать, какие задачи меня ждут на ближайшей неделе.
Сначала я просто проходил метод триггера и календарь раз в неделю.
Позже у меня появилась система финансового планирования, а также я начал следить за своими планами расходов.
Теперь моя система планирования предполагает список задач на неделю.
Поэтому раз в неделю смотрю, нет ли незавершенных задач, с чувством выполненного долга удаляю задачи в Done и вбиваю задачи на следующую неделю.
При этом в течение недели я еще добавляю в план задачи.
При планировании я беру на себя задачи примерно треть своего свободного времени (отпуск не планирую, но выделяю для них несколько часов в день).
Сейчас я пришел к выводу, что планировать на семь дней вперед мне скучно (к концу недели мне надоедает рассматривать одни и те же задачи в еженедельном плане).
Сейчас я пробую 5-дневные спринты.
Плюс: теперь у меня есть время для подготовки к следующей неделе.
Недостаток: без точной оценки времени планы могут оказаться очень приблизительными.
Цели на год
В моем арсенале все еще не было долгосрочного планирования целей.Я выполнил текущие задачи, но не достиг долгосрочных целей.
В начале 2020 года я поддалась тренду Инстаграма и записала свои цели на год. Я пользовалась Живым Журналом (в тот момент вела в нем дневник, удобно было размещать планы на год рядом).
Целей было 11, и хотя они были прописаны гораздо лучше, чем цели на канбан-доске годом ранее, все равно не все были SMART. В следующий раз я открыл список этих целей только летом и обнаружил, что две цели достигнуты, одна «заблокирована» пандемией, а остальные находятся на разных стадиях реализации.
Я стал время от времени просматривать их и разлагать свои цели на год на задачи, вводя их в Trello. К концу года 5 из 11 выполнены, один отменен из-за пандемии, остальные в работе.
И это был первый по-настоящему ощутимый прогресс в достижении наших целей.
Приятно было то, что я могу посмотреть на результат и увидеть, что эта цель у меня была, и она достигнута.
Однако я обнаружил очевидные проблемы с этим подходом.
Все эти цели были промежуточными.
Они были нужны не сами по себе, а как шаги для достижения других целей, тех, которые несли для меня какой-то эмоциональный подтекст и были нужны мне сами по себе (далее я буду называть их целями-желаниями).
Плюсы:
- Среднесрочные цели были записаны.
- Среднесрочные цели разбиваются на задачи.
- Среднесрочные цели достигаются.
- Среднесрочные цели не являются SMART.
- Не все среднесрочные цели записаны; долгосрочные цели вообще не были записаны.
- Отношения между текущими целями и целями-желаниями не прописаны.
- Цели и желания также не прописываются.
- Достижение целей изначально не было запланировано вовремя.
Продолжение следует.
Это было лето 2021 года.К этому времени я уже испробовал все перечисленные выше инструменты и методы.
Я перестал терять оперативные задачи, в целом выполнял задачи и достигал целей.
Но была проблема: бывали периоды отсутствия мотивации, когда все мои замечательные планы на день/неделю ускользали, потому что я не мог справиться со своими задачами.
В такие периоды я грустил, злился на себя и пытался переделать систему планирования.
Большой разницы не было.
По воле судьбы (и моего руководителя) я попал на тренинг для менеджеров.
Было много теории планирования: некоторые я уже знал, но некоторые были новыми.
Но главным для меня было понимание того, что я никогда не пытался записывать свои цели и желания.
Они жили у меня в голове, из них возникали промежуточные цели и задачи, но мотивация страдала во многом из-за того, что связи были непрозрачными (спойлер: иногда их вообще не было, у меня были задачи, которые вообще не приводили к приятным эмоциям ни за что).
И во время этого тренинга я обнаружил, что у меня есть умеренно слабая нервная система , я иногда делю свое время в течение дня так, что довожу себя до ужасного состояния.
Это позволило мне по-другому взглянуть на планирование своего дня и недели.
Во второй части статьи я расскажу, как я построил систему планирования таким образом, чтобы двигаться к своим целям и желаниям, делиться своими успехами и выделять проблемы.
Теги: #Управление проектами #Trello #kanban #тайм-менеджмент #календарь #todoist
-
Api Vulkan (Glnext) От Khronos Group
19 Oct, 24 -
Смерть Бесплатного Хоста-Tracker.com
19 Oct, 24
