Три года назад для автоматизации ведения организационно-распорядительной документации была приобретена система elma. Но через год эксплуатации стало понятно, что от него придется отказаться.
История о том, как я оставил elma ради easla.com.
Прежде чем купить Эльма Был проведен тщательный анализ системы с целью определения ее адекватности поставленным задачам.
В системе мне понравилось следующее:
- Современный веб-интерфейс
- Возможность настройки бизнес-процессов с помощью блок-схем.
- Умение писать код на C#.
Не буду вдаваться в подробности, но через три месяца после начала эксплуатации появились различные проблемы.
В первую очередь меня конечно волновали технические проблемы, например:
- Программно давать имена объектным файлам крайне сложно (помнится, техподдержка предлагала написать для этого более сотни строк кода в разных мероприятиях), хотя через два месяца разработчики исправили эту проблему.
- Проблемы при создании процессов с ветками.
Был создан процесс рассмотрения входящих писем, который разветвлялся в зависимости от количества ответственных исполнителей.
Кода в процессе практически не было.
Однако фантомные задачи появлялись регулярно — я их так называл.
Было задано 5 задач, а оказалось 10. Решить проблему с помощью техподдержки не удалось и пришлось писать «костыли», уничтожающие фантомы программным способом.
Но они все равно появлялись в непредсказуемых ситуациях.
- Разработка новых процессов была возможна только на отдельном тестовом сервере, для которого регулярно приходилось запрашивать лицензию, поскольку она не входит в поставку.
Готовый процесс пришлось вручную перенести с тестового сервера на рабочий.
В этом случае боевой сервер пришлось перезапустить.
Это невозможно в рабочее время, что привело к регулярному переносу рабочего времени в ночное время.
- Каждое обновление приносило свои исправления и свои ошибки.
Однажды обновление принесло ошибку, исправленную 2-3 обновления назад. Более того, иногда ошибки были забавно-детскими.
Например, два обновления подряд не могли расширить главное меню на всю высоту браузера.
Но это технические проблемы, которые не касаются конечных пользователей.
Однако пользователи также регулярно жаловались на неудобства, например:
- Поиск объектов осуществляется только на отдельной странице, что кажется логичным, и можно ввести даже очень сложные критерии поиска, но для конечного пользователя этот функционал оказался неудобен.
Все давно привыкли, что искать удобно, указав критерии в шапке таблицы, но переход на отдельную страницу и многоэтапный ввод критериев вызывал недовольство и неприятие.
- Эльма, работающая в локальной сети, стала удивлять своей задумчивостью.
Мы изучили систему изнутри.
Оказалось, что для каждого объекта система создает отдельную таблицу и кучу соседних таблиц для хранения данных, т.е.
никаких торможений быть не должно.
Однако когда количество записей для каждого объекта превысило пять тысяч, тормоза стали заметны на интуитивном уровне.
Страницы со списком открылись за несколько секунд.
Мы не сможем реализовать на нем другие процессы без ухудшения производительности.
И нет никакой гарантии, что однажды реализованные процессы будут работать стабильно, учитывая постоянные выскакивающие баги.
Все преимущества системы исчезли.
Поиск
Был произведен поиск системы на замену.Эльма .
Одним из критериев поиска было бесплатное или дешевое, потому что.
руководство организации не хотело тратить деньги на приобретение новой системы, а я, как руководитель ИТ-подразделения, в свое время сделал решение о покупке Эльма и оправдав его приобретение, было стыдно еще раз просить деньги за то же самое.
Также в список критериев вошли:
- Удобный веб-интерфейс
- Разработка и модификация процессов в реальном времени
- Гибкость хранения файлов
- Возможность импорта данных из elma в новую систему.
Разработка
После регистрации в системе я начал разрабатывать актуальные бизнес-процессы.Более того, атрибуты объектов нужно было реализовать так, чтобы они могли принимать импортированные данные из Эльма .
Необходимо было реализовать четыре процесса:
- Клиенты
- Договоры
- Переписка
- Задания.
Объекты даже не имеют статусов.
По сути, это каталог контрагентов и контактов, связанных друг с другом.
Но контрагент отличается от всех остальных объектов количеством атрибутов.
Он позволяет хранить не только имя, но и юридический и почтовый адреса, а также банковские реквизиты всего 40 атрибутов Контактное лицо – физическое лицо, являющееся сотрудником контрагента.
Процесс «Контракты» на тот момент также представлял собой простой каталог контрактов.
Он был нужен исключительно для классификации букв.
Процесс " Переписка «Это очень важный процесс для организации.
Он управляет официальной входящий И исходящий переписка, влияющая на принятие технических решений и участвующая в разрешении конфликтных ситуаций в суде.
Входящие электронные письма могут привести к убыткам из-за несвоевременного рассмотрения или ответа.
Исходящие электронные письма могут принести шестизначную, а иногда и семизначную прибыль, если их отправить вовремя.
Важными отличиями объекта «Исходящий документ» являются:
- Способ хранения файла письма
- Способ хранения прикрепленных документов
- Возможность разработки писем онлайн.
- Возможность отправить письмо одним из десятка способов.
С помощью задач выполняется выполнение инструкций по каждому входящий или исходящий документ. Кроме того, каждая задача фиксирует трудозатраты в минутах и связывает их с входящими и исходящими электронными письмами.
За месяц я закончил разработку процессов и встал вопрос о собственно импорте данных.
Но сначала – экспорт из Эльма .
Эвывоз ввоз
Импортировать в easla.com имеет некоторые особенности, которые необходимо учитывать:- Первая строка файла данных может содержать обозначения атрибутов.
- Можно импортировать только 1000 записей одновременно.
- Несколько значений одного атрибута должны быть разделены знаком "|" символ.
- Импортированные файлы должны иметь разные имена.
В базе данных Эльма море разных таблиц, нужные таблицы находились интуитивно.
В конце концов, программисты думают одинаково.
Я начал экспортировать с простых объектов.
Контрагенты в первую очередь.
Я написал следующий SQL-запрос: ELMA_export_contragents.sql
Теги: #ecm-системы #pdm #документооборот #бизнес-процессы #elma #easla.com #sql #crm #CRM-системы #ECM/EDSSELECT DISTINCT
-
Gprs Изнутри. Часть 3
19 Oct, 24 -
Можно Ли Доверять Вебвизору От Яндекса?
19 Oct, 24 -
Интернет Ставит На Apple Iphone
19 Oct, 24
