Я уже несколько лет занимаюсь внедрением систем электронного документооборота (ЭД).
Свой профессиональный путь он начал в небольшой IT-компании, в которой работало около 10 человек.
Компания внедрила готовые решения S&D в различных госорганах.
После этого я работал еще в нескольких компаниях, некоторые из них были очень серьезными, с серьезным подходом к проектам и серьезными бюджетами.
Но независимо от размера компании и «раскрутки» реализуемой платформы, большинство моих проектов были непрактичными.
Это не означает, что все проекты были убыточными.
Некоторые из них имели технико-экономическое обоснование, а некоторые даже соответствовали ему и были действительно экономически выгодны.
Но экономическая эффективность — не единственная ценность, определяющая осуществимость проекта.
Вот пример:
- Стоимость проекта: 500 000 долларов США.
- Срок реализации: 6 месяцев.
- Срок окупаемости проекта – 2 года.
- Соответственно, при внедрении системы предприятию придется сэкономить около $250 000.
Проект экономически эффективен.
Заказчик получает реальную экономию, подрядчик зарабатывает на этом проекте хорошие деньги.
Все счастливы и довольны.
Но, как правило, никто не задумывается, из чего состоит рассчитанная экономия.
А экономия в 250 штук – это результат различных организационных мероприятий, большая часть которых лишь косвенно связана с внедрением системы электронного документооборота.
Вот основные из них:
- Физическое освобождение пространства.
- Сокращение затрат на копирование.
- Снижение стоимости доставки информации.
- Сокращение трудовых ресурсов.
- Сокращение количества безвозвратно утерянных документов
- Повышенная производительность
Я убежден, что все вышеперечисленные мероприятия можно осуществить, не ввязываясь в длительный и дорогостоящий проект по автоматизации документооборота.
Более того, любая организация может повысить эффективность работы с документами самостоятельно, не прибегая к услугам консалтинговых компаний.
Для того, чтобы доказать свою точку зрения, предлагаю рассмотреть каждый пункт отдельно:
1. Физическое освобождение пространства
При автоматизации документооборота предприятие может иметь только два источника физического освобождения площадей, а именно:- Уменьшение места для хранения бумажных документов.
- Сокращение площадей, занимаемых сотрудниками, которых должно стать меньше после внедрения системы электронного документооборота.
Это гарантирует, что при параллельной работе нескольких сотрудников с документом документ не ксерокопируется, а просто открывается на нескольких компьютерах.
Меньше фотокопий означает меньше места для хранения документов.
Для решения этой проблемы без сканирования существует несколько методов, использование которых не уступает по эффективности, а во многих случаях превосходит описанный выше метод, не говоря уже о том, что работа с документами в традиционном бумажном виде гораздо эффективнее.
чем чтение отсканированного изображения с экрана.
Итак, что можно сделать для того, чтобы уменьшить необходимое пространство для оперативного хранения документов:
- Сократите время обработки документов: чем быстрее вы обрабатываете документы, тем меньше их оказывается на столе каждого подрядчика.
Самый эффективный способ сократить время обработки документов – оптимизировать бизнес-процессы.
Об этом будет сказано ниже.
- Установить более строгие сроки списания закрытых дел в архив: во-первых, архивные документы хранятся в более компактном виде по сравнению с документами, находящимися в производстве, во-вторых, архив можно вынести за пределы офиса, в помещения с более дешевой арендой.
- Используйте инновационные технологии хранения документов (автоматизированные картотеки и стеллажи).
Несмотря на это, всегда можно найти альтернативу, например:
- Выделите отдельную зону для обработки документов (принтеры, копировальные аппараты, буклетницы).
- Ознакомьтесь со схемой рассадки сотрудников.
2. Сократите затраты на копирование
Проверенный способ снизить затраты на копирование – создать копировальное бюро – организационное штатное подразделение, которое занимается всей документальной работой: копированием, сканированием, сшивкой и т. д. Когда этими вопросами занимаются преданные своему делу люди, квалифицированные именно в этой области знаний, то высокооплачиваемые сотрудники организации имеют больше времени для выполнения своих непосредственных обязанностей, а также ограничивается доступ к копировальной технике, что снижает шансы ее использования в непроизводственных целях.Это снижает расход бумаги и, что не менее важно, плотнее загружает копировальный аппарат и снижает риск его поломки, поскольку доступ к нему ограничен.
3. Снижение стоимости доставки информации
Если организация территориально распределена, то нет другого способа существенно снизить затраты на доставку информации, кроме перевода этой информации в электронный вид (телепортация еще не изобретена).Это все понятно и такие организации, скорее всего, не смогут эффективно функционировать без системы электронного документооборота.
В других организациях затраты на доставку информации настолько незначительны, что нет смысла снижать эти затраты.
Доставить документ (пачку документов) из офиса в офис может как сам сотрудник, так и выделенный внутренний низкооплачиваемый курьер.
Сокращение трудовых ресурсов: трудовые ресурсы на копирование документов учтены в пункте «Сокращение затрат на копирование».
Трудовые ресурсы для доставки документов (внутренний курьер) незначительны – содержание одного низкооплачиваемого курьера для крупной организации ничего не стоит, поэтому сокращать такие трудовые ресурсы нет смысла.
4. Сокращение количества безвозвратно утерянных документов
Снижение количества утерянных документов часто декларируется разработчиками СД как одно из преимуществ внедрения системы.Фактически, без автоматизации можно снизить даже вероятность потери документов; причем зачастую это вообще не имеет отношения к автоматизации.
За свою недолгую карьеру я присутствовал в нескольких организациях, в которых потеря документа невозможна в принципе, и это является результатом лишь организационных мер и не имеет ничего общего с автоматизацией.
5. Повышение производительности
Я знаю только два способа существенно повысить продуктивность:- Оптимизация бизнес-процессов
- Автоматизация бизнес-процессов
Бизнес-процессы любой организации должны быть оптимальными и детально описанными.
Только в этом случае можно приступить к их автоматизации.
Более того, автоматизация зачастую является лишь средством внедрения новых бизнес-процессов и сама по себе не повышает производительность труда.
Значительно повысить производительность можно за счет автоматизации ручных операций, но в условиях офисной работы это может быть затруднительно, так как основная работа интеллектуальная, а автоматизировать ее, как мы знаем, невозможно.
Итак, подведем итоги.
Показаниями к внедрению системы электронного документооборота в организации могут быть:
- Необходимость снижения затрат на доставку информации, если предприятие имеет территориально-распределенную структуру.
- Необходимость повышения производительности труда, если бизнес-процессы организации оптимизированы и информационная система действительно позволяет существенно сократить ручные операции.
Причём оба проекта находились в территориально-распределённых организациях, и основным эффектом от их реализации стала возможность для сотрудников удалённых филиалов быстро обмениваться информацией в электронном виде.
У меня нет примеров, чтобы система электронного документооборота существенно повысила производительность труда.
Но существует огромное количество примеров, когда после введения СЭД производительность труда падала, иногда даже существенно.
В заключение хотелось бы сказать, что данная статья отражает мой личный опыт и не претендует на истину в последней инстанции.
Внедрять СЭД на своем предприятии или не внедрять – решать вам.
Я просто хочу сказать, что все затраты должны быть оправданы.
Иногда проще обойтись дешевыми или даже бесплатными аналогами, избежать длительной загрузки проекта и получить сопоставимый результат. Теги: #СЭД #электронный документооборот #эффективность проекта #ECM/СЭД
-
Ноутбук Для Бизнес-Пользователя
19 Oct, 24 -
Первое Апреля
19 Oct, 24 -
Внутри От 06.04.2008
19 Oct, 24 -
Кури Трубку! Мобильный Телефон…
19 Oct, 24 -
Где Jquery Хранит Обработчики Событий
19 Oct, 24
