Сегодня мы хотели бы поговорить о семействе решений SAP Ariba, которые предлагают интересные технологии для развития процесса взаимодействия компаний в сфере закупок.
В этом посте мы коснемся принципов работы относительно нового для России решения на платформе SAP и расскажем о парочке уже реализованных проектов с готовыми результатами.
Источник
Короче говоря, Ariba была приобретена SAP в 2012 году.
И на то были веские причины.
В основе семейства продуктов Ariba лежит Ariba Network — глобальная бизнес-сеть, демонстрирующая высокую динамику развития и уже прижившаяся в России.
В сети Ariba зарегистрировано более 2,5 миллионов предприятий, и каждый год через нее проходят платежи на сумму 50 миллиардов долларов.
Согласитесь, интересный актив для работы на международном уровне? Однако нам, специалистам компании НОРБИТ , как российского интегратора, входящего в группу ЛАНИТ и вносящего большой вклад в ее первые позиции в авторитетных рейтингах рынка ИТ-услуг (кстати, Вот результаты последнего исследования IDC ), интереснее всего было разобраться, чем SAP Ariba может быть полезен в нашей стране.
Проблема закупок
Источник В России сектор закупок является одним из наиболее зарегулированных в мире.
На законодательном уровне постоянно появляются изменения и дополнения в нормативную базу, касающиеся государственных закупок и закупок компаний с государственным участием.
Поэтому необходимо постоянно обновлять бизнес-процессы и менять взаимодействие с внутренними и внешними информационными системами.
Как вы понимаете, это требует значительных трудовых и финансовых затрат. Затраты значительны.
Проанализировав опубликованные планы различных организаций по развитию и поддержке процессов закупок, мы пришли к выводу, что крупные компании тратят на это от нескольких миллионов до нескольких десятков миллионов рублей в год, а у некоторых затраты превышают 100 миллионов рублей.
для поддержки закупочной деятельности.
И это не считая дополнительных затрат на содержание штата специалистов, оказывающих поддержку.
Основные направления затрат:
- разработка и доработка систем, автоматизирующих закупочную деятельность;
- разработка или доработка собственных электронных платформ;
- закупка различных услуг, необходимых для организации закупочной деятельности (услуги по проверке поставщиков, взаимодействие со сторонними электронными площадками, взаимодействие с операторами электронного документооборота, услуги агрегатора информации о закупках и т.д.);
- привлечение специализированных организаций к закупкам;
- обучение собственного персонала в сфере закупочной деятельности.
В результате компании оказываются заложниками сложных циклов бюджетирования, процедур выбора поставщиков и требований к документации (по ГОСТу), даже в случае доработки отдельных функций решения и оптимизации.
Нынешняя направленность на поддержание операционного цикла во многом мешает сконцентрироваться на решении других насущных проблем, и в этом контексте SAP Ariba может оказаться очень полезным решением для изменения «правил игры».
Динамика бизнес-процессов в системе позволяет модернизировать процедуру закупок, в том числе решать текущие потребности отдела закупок:
- переход к единой стратегии закупок,
- снижение затрат за счет автоматизации,
- поддержание актуальности и точности данных,
- поиск и быстрая квалификация поставщиков,
- повышение операционной эффективности,
- на рабочих курсах.
В связи с этим возникает необходимость разработки или внедрения готового единого инструмента управления закупками и его интеграции с различными ИТ-системами компании – от ERP и бухгалтерского учета до склада и логистики.
И зачастую оказывается, что нужно менять всю цепочку передачи данных и согласований.
Ведь если представить типовой процесс закупок в упрощенном виде, то он будет выглядеть примерно так: 
Как видите, работа с документацией неоднократно перемещается из одного отдела в другой, проводится несколько циклов согласования, не всегда формализована зона ответственности и попытка внедрить ИТ-решение, которое объединит все процессы, связанные с закупками.
в нынешнем виде превращается в настоящий ад. Гораздо проще было бы создать схему, при которой не требуется многократная передача документов друг другу и множество согласований – чтобы ИТ-инструмент сам регулировал все процессы и помогал проводить закупки с большей эффективностью.
Такая же проблема возникает у российских компаний при взаимодействии с контрагентами.
Для этого обычно разрабатываются и затем поддерживаются в течение многих лет различные решения по организации взаимодействия с поставщиками: интеграция с электронными платформами, разработка порталов поставщиков, подключение к маркетплейсам, взаимодействие с операторами электронного обмена информацией и так далее.
Вместо этого использование SAP Ariba Network позволяет исключить посредников, снизить затраты на интеграцию и поддержку сложных процессов взаимодействия с поставщиками, а также создать единое информационное пространство для взаимодействия всех участников процесса, как внутренних, так и внешних.
Стоит ли изобретать велосипед?
Источник SAP Ariba содержит шаблоны, которые уже использовали другие компании.
Система постоянно пополняется новыми подходами к закупочной деятельности для компаний различных размеров и отраслей, которые сохраняются участниками в виде наборов бизнес-правил.
Иными словами, SAP Ariba позволяет проводить закупки в соответствии с существующими регламентами, но с учетом положительного опыта закупок других организаций, а также автоматизировать процессы проведения торгов и выставления счетов.
В качестве примера уже сложившейся практики закупок ниже представлена типичная структура компании с централизованной системой управления закупками на базе Ariba. 
Преимущество в том, что здесь ничего не нужно интегрировать — все интерфейсы уже реализованы, а процессы согласования поддерживаются внутри системы.
Например, одна достаточно крупная финансовая группа столкнулась с проблемами при заключении контрактов.
Исторически в организации сложилась практика разных подходов к работе с договорами.
В результате их число достигло 240 типов, а цикл заключения каждого нового договора стал занимать несколько месяцев.
При этом на данный момент у компании более 6000 клиентов и более 25000 активных договоров, требующих администрирования.
На базе SAP Ariba нам удалось постепенно перейти на стандартные контракты, а также создать единый реестр и перенести в него все данные контрактов.
Фактически для решения вопроса был использован только один модуль решения — SAP Ariba Contract Management. Вместе с формированием типовых договоров и миграцией данных ее реализация заняла всего 5 месяцев.
А всего через год 55% договоров компании стали стандартными, для них было создано 6 универсальных схем согласования, а время заключения договоров сократилось в среднем на 32%.
Еще один показательный пример — крупная транспортная компания со штатом более 6000 сотрудников, включая региональные подразделения.
По мере роста организации отсутствие единой системы цифровых закупок привело к увеличению затрат на обслуживание заказов и счетов (которые составляли примерно 250 000 и 420 000 в год).
Для решения задач этого заказчика уже использованы четыре компонента — Ariba Supply Management, Ariba P2P с интеграцией в ERP-систему, Ariba Sourcing и Ariba Spend Visibility. 
Внедрение всей системы заняло 6 месяцев, за это время компания получила готовое решение для электронных закупок и оптимизации работы с контрагентами.
Всего к системе было подключено 350 пользователей, и результаты оказались следующими: затраты снизились на 8,5% в первый год работы, количество поставщиков сократилось на 14%, время закупок сократилось на 48%, а эффективность работы сотрудников выросла.
на 40%.
Источник
Если говорить о реализованных модулях подробнее, то они решают перед заказчиком следующие задачи.
- Ariba Управление поставщиками позволяет управлять отношениями с клиентами и было внедрено за 3 месяца.
- Ariba P2P, обеспечивающая прямое взаимодействие с контрагентами через Ariba Network, была внедрена за 4,5 месяца, включая интеграцию с ERP-системой, используемой заказчиком.
- Ariba Sourcing — это решение, помогающее найти новых поставщиков, на внедрение которого ушло 2,5 месяца.
- Аналитический модуль Spend Visibility стал ключевым элементом снижения затрат, поскольку позволяет отслеживать все расходы компании, связанные с взаимодействием с различными поставщиками.
Его интеграция в инфраструктуру компании заняла 3 месяца.
Интересный потенциал
По результатам уже реализованных проектов и проектов, находящихся на стадии реализации, мы обнаружили интересную особенность SAP Ariba. Эта система позволяет быстро оптимизировать процессы управления закупками, предлагая при этом ряд дополнительных «плюшек», которые, возможно, не внедряются компаниями, но оказываются очень полезными на практике.
Во-первых, Ariba открывает доступ к международным процессам закупок и позволяет поставщикам предлагать свои услуги компаниям в регионах, о которых они, возможно, даже не задумывались.
В свою очередь, российские компании могут найти новых, но уже проверенных поставщиков, например, в Китае, и заключить более выгодные контракты.
Во-вторых, Ariba позволяет оценить риски, которые могут возникнуть из-за проблем у поставщиков.
Интеллектуальная система анализирует данные из более чем ста тысяч источников и сообщает вам, что у одного из ваших поставщиков возникла проблема.
В частности, вы можете сразу прекратить у него закупки, чтобы серьезная проблема не коснулась вашей компании.
В-третьих, автоматизированные инструменты подготовки договоров помогают обеспечить соблюдение нормативных требований в зависимости от региона, в котором работает компания, а также выставление счетов по правилам местных налоговых органов.
Уже созданная разработчиками система уведомлений и напоминаний информирует всех участников согласования и проверяющих о необходимых действиях, сокращая время прохождения бюрократических процедур.
Четвертое, что мы отметили, — это готовый процесс поэтапного перехода от бумажной документации к электронным контрактам, а затем к внедрению так называемых «умных контрактов».
При этом возможна работа с различными поставщиками услуг электронной подписи, в том числе с российскими – при полном соответствии требованиям ФСБ и других регуляторов.
Наконец, пятый плюс — возможность расширения функций Ariba на базе SAP Cloud Platform. Благодаря облачной платформе SAP систему можно адаптировать практически под любую специфику, не попадая в зависимость от конкретной компании, проводящей модификацию.
А в решение уже встроена бизнес-ориентированная система администрирования процессов, позволяющая настраивать и внедрять бизнес-процессы без привлечения специалистов ИТ-подразделения.
В то же время, учитывая, что решения SAP Ariba недавно были представлены на российском рынке, существуют области, в которых функционал SAP Ariba может потребовать дополнительной адаптации в российских компаниях к требованиям нормативных документов.
Систему придется доработать при организации юридически значимого документооборота с учетом требований ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и подключении к оператору обмена электронными документами.
Также Ariba придется «присоединить» сервисы по сбору информации о поставщиках с учетом российской практики (данные ЕГРЮЛ, сведения ФНС, реестры недобросовестных поставщиков и т. д.).
Однако у системы оказалось достаточно много интересных особенностей, если уважаемая аудитория Хабра захочет узнать, как работают процессы управления рисками, передачи информации, интеграции и другие элементы архитектуры решения, успешного в мире и организованы довольно новые для России, о них мы поговорим в следующих постах.
В нашей компании есть открытые вакансии, присоединяйтесь!
- Консультант SAP WMS/EWM
- Менеджер проектов Terrasoft bpm’online
- Руководитель группы разработки/руководитель группы .
NET
Войти , Пожалуйста.
О каких аспектах SAP Ariba вам было бы интересно узнать больше? 42,86% Процессы интеграции и взаимодействия с ERP и другими информационными системами 3 28,57% Расширение базового функционала SAP Ariba с помощью SCP 2 42,86% Процедуры миграции на SAP Ariba 3 28,57% Методы оценки рисков при работе с поставщиками 2 14,29% — электронный каталог с глобальным списком поставщиков и его использованием 1 28,57% Как «перешагнуть» в SAP, опираясь на Ariba 2 Проголосовали 7 пользователей.
4 пользователя воздержались.
Теги: #ИТ-инфраструктура #Облачные вычисления #ланит #норбит #управление закупками #управление закупками
-
Привет… — Новый Нод
19 Oct, 24 -
Энергосберегающие Лампы: Как Их Выбрать?
19 Oct, 24 -
У Вас Есть Визитки?
19 Oct, 24 -
Рекламная Кража Личных Данных
19 Oct, 24 -
Несколько Слов Об Icq
19 Oct, 24
