Данные И Информация. Часть 1. Архивирование Электронной Почты

Текущее состояние электронной почты

Сегодня электронная почта является неотъемлемой частью нашей повседневной жизни. Настолько, что мысль о существовании без него немыслима. Это реализуется нигде больше, чем в корпоративной среде. Несмотря на высокое развитие и широкое распространение электронной почты в предыдущие годы, она все еще не лишена проблем. Вирусы и СПАМ являются основными проблемами, но несколько более маловероятная проблема связана с местом для хранения. Пользователи превратили свои почтовые ящики в электронные картотеки, в которых все хранится в аккуратных папках. Почему они это делают? Очевидный ответ: «потому что это легко». Контроль со стороны ИТ-администраторов является очевидным решением проблемы, но с постоянно растущей интеграцией между офисными системами, можем ли мы просто установить черно-белые инструкции о том, как, где и как долго хранятся электронные письма?

Как я могу бороться с этими проблемами?

Пользователю слишком легко отсканировать и прочитать электронное письмо с помощью автоматического предварительного просмотра, а затем просто сохранить его, зная, что оно будет там, когда ему нужно будет правильно его адресовать. Конечным результатом этого является замедление работы почтового сервера с размером почтовых ящиков, значительно превышающим оптимальный. ИТ-администраторы ограничены своими инструментами в том, что они могут сделать для решения этих проблем. Варианты, которые им представлены, следующие:

1. Попросите пользователей вручную очищать свои почтовые ящики. Не существует надежного способа делать это регулярно, и пользователям трудно отличить почту, которую им нужно сохранить, от почты, которую им не нужно хранить.

2. Используйте автоматическое архивирование. Некоторые почтовые клиенты, включая Microsoft Outlook, включают функцию «автоматического архивирования», которая сохраняет старые электронные письма в локальный файл, тем самым уменьшая размер вашего «действующего» почтового ящика. Эта относительно примитивная технология снова перекладывает ответственность за архивирование электронной почты на конечного пользователя.

3. Используйте корпоративное решение для архивирования, например продукты Symantec Vault (ранее VERITAS Enterprise Vault). Это решение, безусловно, является наиболее управляемым и снимает ответственность с конечного пользователя перед командой ИТ-администраторов.

Продукты Symantec Vault

Продукты Symantec Vault предоставляют гибкую структуру архивирования электронной почты, файлов и веб-контента. Продукты позволяют обнаруживать контент, хранящийся в этих форматах, одновременно помогая снизить затраты на хранение и упростить управление данными. Мощные возможности поиска и обнаружения дополняются мощными клиентскими приложениями для корпоративного управления, управления рисками и юридической защиты. Некоторые из ключевых особенностей включают в себя:

1. Автоматическое управление жизненным циклом контента для электронной почты и других корпоративных данных.

2. Простой и быстрый поиск и извлечение контента позволяет конечным пользователям использовать организационные знания.

3. Оптимизация хранилища сокращает количество хранилищ сообщений и информации на 50 и более процентов.

4. Обеспечивает соблюдение политик хранения и обнаружения, выступая в качестве безопасного хранилища электронной информации.

5. Снижает затраты на поиск, восстановление и администрирование контента.

6. Предоставляет «информационное хранилище» для корпоративных данных, которые можно использовать в качестве ресурса знаний с помощью встроенных технологий индексирования и поиска.

7. Бесшовная интеграция архивированной электронной почты с существующими почтовыми системами, остающаяся прозрачной для конечного пользователя.

Что я должен делать дальше?

1. Решите, какой тип решения для архивирования электронной почты подходит для вашего бизнеса.

2. Поймите, чего вы пытаетесь достичь, инвестируя в решение для архивирования электронной почты.

3. Подумайте, как внедрение решения по архивированию электронной почты повлияет на ваших пользователей и какие изменения им необходимо будет внести.

Данные и информация. Часть 1: Архивирование электронной почты

Введение

В современную эпоху цифровых технологий электронная почта стала незаменимым инструментом связи как для частных лиц, так и для предприятий. Его широкое использование сделало его неотъемлемой частью нашей повседневной жизни, особенно в корпоративной среде. Однако, несмотря на достижения в технологии электронной почты, она по-прежнему представляет определенные проблемы. Такие проблемы, как вирусы, спам и место для хранения данных, стали проблемами, требующими решения. В этой статье мы рассмотрим важность архивирования электронной почты и различные решения, доступные для борьбы с этими проблемами.

Проблемы архивирования электронной почты

Одной из серьезных проблем электронной почты является огромный объем сообщений, которые люди получают и хранят. Многие пользователи рассматривают свои почтовые ящики как электронные картотеки, сохраняя каждое полученное письмо без надлежащей организации или удаления. Такая практика приводит к раздуванию почтовых ящиков, что приводит к замедлению работы почтовых серверов и увеличению требований к объему хранилища. Кроме того, распространение вирусов и спама создает угрозу безопасности и затрудняет управление важной информацией и ее быстрое получение.

Возможные решения

Для решения этих проблем у ИТ-администраторов есть несколько вариантов:

1. Ручное сокращение почтовых ящиков. Один из подходов — побудить пользователей регулярно просматривать и удалять ненужные электронные письма вручную. Однако этот метод не является надежным, поскольку пользователям может быть сложно отличить электронные письма, которые необходимо сохранить, от тех, которые можно удалить.

2. Автоматическое архивирование. Некоторые почтовые клиенты, такие как Microsoft Outlook, предлагают функцию «автоматического архивирования», которая автоматически перемещает старые электронные письма в локальный файл, уменьшая размер активного почтового ящика пользователя. Хотя эта функция представляет собой базовое решение, она по-прежнему возлагает ответственность за архивирование электронной почты на конечного пользователя.

3. Решения для корпоративного архивирования. Альтернативой является внедрение корпоративного решения для архивирования, такого как продукты Symantec Vault (ранее VERITAS Enterprise Vault). Эти решения предлагают комплексный и управляемый подход к архивированию электронной почты, передавая ответственность с конечных пользователей команде ИТ-администрирования.

Продукты Symantec Vault

Продукты Symantec Vault предоставляют гибкую структуру архивирования различных типов контента, включая электронную почту, файлы и веб-данные. Эти продукты предлагают несколько ключевых функций, которые решают проблемы архивирования электронной почты:

1. Управление жизненным циклом контента. Продукты Vault упрощают автоматическое управление электронной почтой и другими корпоративными данными на протяжении всего цикла, гарантируя, что контент сохраняется, организуется и в конечном итоге удаляется в соответствии с политиками хранения.

2. Эффективный поиск и извлечение. Мощные возможности поиска и извлечения данных Symantec Vault позволяют конечным пользователям быстро получать доступ к организационным знаниям и использовать их, делая информацию доступной при необходимости.

3. Оптимизация хранилища. Уменьшая объемы хранилища сообщений и информации на 50 и более процентов, продукты Vault помогают оптимизировать хранилище, что приводит к экономии средств и повышению производительности.

4. Соответствие требованиям и правовая защита. Решения Vault действуют как безопасные хранилища электронной информации, обеспечивая соблюдение политик хранения и обнаружения. Эта функция особенно важна для предприятий, которым необходимо соблюдать нормативные требования или вести судебные разбирательства.

5. Сокращение затрат. Внедрение решения для архивирования может снизить затраты на поиск, восстановление и администрирование контента. Оптимизируя процессы управления данными, предприятия могут добиться значительной экономии времени и ресурсов.

6. Ресурс знаний: продукты Vault служат «информационным хранилищем» корпоративных данных, позволяя организациям анализировать эти данные как ценный ресурс знаний с помощью встроенных технологий индексации и поиска.

7. Бесшовная интеграция. Symantec Vault легко интегрируется с существующими почтовыми системами, оставаясь прозрачным для конечных пользователей. Эта интеграция обеспечивает плавный переход к решению для архивирования без нарушения повседневной работы.

Следующие шаги

Если вы планируете внедрить решение для архивирования электронной почты для своего бизнеса, вот несколько ключевых шагов, которые необходимо предпринять:

1. Определите правильное решение: оцените доступные варианты архивирования электронной почты и выберите тот, который лучше всего соответствует вашим бизнес-требованиям, бюджету и ИТ-инфраструктуре.

2. Определите цели: четко определите, чего вы стремитесь достичь, инвестируя в решение для архивирования электронной почты. Определите свои основные цели, такие как повышение производительности, снижение затрат на хранение, обеспечение соответствия требованиям или повышение эффективности извлечения данных.

3. Оценка воздействия на пользователей. Подумайте, как внедрение решения по архивированию электронной почты повлияет на ваших пользователей. Сообщите о необходимых изменениях и обеспечьте необходимое обучение или поддержку для обеспечения плавного перехода.

Заключение

Архивирование электронной почты имеет решающее значение для решения проблем, связанных с постоянно растущим объемом электронных коммуникаций. Внедряя эффективное решение для архивирования, такое как продукты Symantec Vault, компании могут оптимизировать управление данными, улучшить возможности поиска и извлечения данных, сократить затраты на хранение, обеспечить соответствие требованиям и защитить ценную информацию. Тщательное рассмотрение доступных вариантов и тщательное планирование позволят организациям оптимизировать методы архивирования электронной почты и повысить общую производительность и эффективность.

• Как Я Выбрал Лучший Ноутбук Для Интенсивной Обработки Чисел И Анализа Фондового Рынка

  19 Oct, 24

• Насколько Безопасно

  19 Oct, 24

• Учебное Пособие По Сертификации Cisco Ccnp / Экзамену Bsci: Сравнение Irdp И Hsrp

  19 Oct, 24

• Бесплатное Программное Обеспечение Для Sms В Индии

  19 Oct, 24

• Хороший Сайт, Жаль, Что Никто Его Не Нашел

  19 Oct, 24

• Шокирующие Факты Об Обновлении Операционной Системы Вашего Пк

  19 Oct, 24

• Лучшие Ответ?

  19 Oct, 24

• Обзор Scarface На Sony Playstation 2

  19 Oct, 24

• Что Следует Учитывать При Покупке Домофона

  19 Oct, 24

• Электрошокеры И Электрошоковое Оружие Несмертельного Действия Emdt

  19 Oct, 24