Рынок систем электронного документооборота (СЭДО) в этом году отмечает свое 20-летие, а рынок юридически значимых ДОМС – 20-летие.
Качество работы с документами в российских компаниях продолжает существенно уступать этому показателю за рубежом; работа с данными более 70% сотрудников до сих пор не автоматизирована.
По данным ФНС, в России в год выписывается около 15 млрд счетов-фактур, а по данным некоторых операторов, в 2013 году было передано менее 10 млн электронных документов.
То есть проникновение составляет менее 0,1%, тогда как в странах ЕС этот показатель составляет около 20%.
Что тормозит развитие электронного документооборота в России?
1. Устоявшееся мнение, что бумажный документ надежнее
Основной трудностью на пути к безбумажному документообороту является устоявшееся на уровне общества и государства мнение о якобы большей надежности бумажного документа, заверенного подписью и печатью.
Российские компании очень обеспокоены проблемой несанкционированного доступа к информации, хранящейся в СЭД.
Конечно, работа с электронными документами в системе предъявляет новые требования к информационной безопасности современного предприятия.
Это не только обеспечивает сохранность и надежное резервное копирование электронного архива, но и ограничивает доступ сотрудников к электронным документам, предотвращая атаки на электронную инфраструктуру предприятия извне; антивирусная защита; сохранение тотального контроля над целостностью информационной системы и всеми действиями пользователей.
2. Закрытие документов задним числом В современной практике бумажного документооборота для некоторых российских компаний нормой жизни является подготовка документов «ретроспективно» - например, в процессе проведения операций по закрытию предыдущего периода (месяца, квартала, года).
То есть такие документы, оформленные таким образом, выдаются контрагентом и принимаются к учету в уже завершенном периоде.
С электронными документами такая модель работы пока невозможна: электронный документ принимается к учету в дату его выдачи/получения.
Дату нельзя установить задним числом.
В конце 2012 года в ходе разработки дорожной карты по совершенствованию налогового администрирования в рамках работы Агентства стратегических инициатив было подготовлено предложение законодательно закрепить право налогоплательщика на вычет НДС по счетам-фактурам, полученным досрочно.
декларацию по НДС, то есть до 20 числа месяца, следующего за налоговым периодом.
При этом предусмотрено, что налогоплательщик имеет право применить вычет по НДС либо в период приемки товаров (работ, услуг), либо в период получения счета-фактуры при соблюдении иных необходимых условий.
Пока такой нормы не появилось.
И это могло бы снизить барьер перехода на SWЭD для значительной части предприятий.
3. Необходимость обучения персонала электронной работе.
Человеческий фактор играет большую роль, поскольку многим сотрудникам удобнее читать на бумаге и делать на ней пометки, чем работать в программе.
Необходимость создания команды внедрения, адаптации бизнес-процессов документооборота предприятия к новому электронному документообороту, обучения и консультирования сотрудников часто становится причиной задержек и переносов внедрения.
4. Нежелание ФНС полностью отказаться от документального оформления В ФНС уже сравнительно давно говорят о готовности принимать электронные счета-фактуры.
В настоящее время существует лишь несколько форматов электронных документов, которые ФНС готова принять от налогоплательщиков для проверки в электронном виде.
Если предприятие использует электронный формат, отличный от рекомендованного ФНС или утвержденного Минфином, то в ходе проверки необходимо создать и передать в ФНС заверенную бумажную копию электронного документа.
Такой переход от «цифры» к бумажным объясним: информационная система ФНС не способна распознавать и учитывать все многообразие форм и типов документов, которые бизнес разрабатывает для своих задач.
Нередки случаи, когда запрос на предоставление документов приходит на бумажном носителе, хотя компания уже использует электронные счета-фактуры, и в соответствии с правилами обмена об этом знает налоговая инспекция.
Бухгалтеру приходится забыть о чудесной возможности быстро, несколькими движениями руки отправить пачку документов в налоговую инспекцию.
Вместо этого он распечатывает эту стопку документов, заверяет ее и, как обычно, несет ручками или отправляет по почте.
5. Неготовность других контрагентов Актуальна также проблема привлечения контрагентов, благодаря чему электронная форма взаимодействия станет для заказчика основной, сопоставимой или даже превосходящей объемы бумажного документооборота, что позволит сократить затраты и получить выгоду.
Чем может помочь разработчик? Операторы пытаются подбодрить компании, предлагая удобный инструмент для поиска контрагентов, готовых обмениваться документами в электронном виде.
Продолжается работа над улучшением сервиса и упрощением интерфейса.
Сегодня процесс отправки документа достаточно прост. Рассмотрим вариант отправки документов на примере SЭD. Без документов на платформе Контур.
Диадок.
Мы загружаем документ, подготовленный в сторонней программе, или заполняем его прямо в системе.
Если документ требует ответной подписи, то следует поставить галочку – Запросить подпись получателя.
Рекомендуется установить флажок - связывать документы, если они относятся к одной хозяйственной операции.
После загрузки документов следует выбрать контрагента-получателя.
Для этого достаточно начать вводить ИНН или наименование контрагента в соответствующее поле.
Появится выпадающий список, в котором необходимо выбрать нужную организацию.
Для отправки нажмите кнопку – Подписать и отправить.
Подписанный документ мгновенно появится в почтовом ящике получателя.
Отправленный документ появится на странице Исходящие.
По мере обработки он будет принимать следующие статусы: ожидание подписи, подписание, отказ в подписи.
Вход в облако – еще удобнее?
Обычно вы приходите в удостоверяющий центр, и сотрудник проверяет ваши паспортные данные и другие документы, после чего вы получаете электронную подпись (обычно на специальной флешке-токене).
Для работы с ним вам необходимо установить на каждую машину программу КриптоПро, после чего вы сможете подписать свой документ. То есть вы жестко привязаны к своему компьютеру, флешке и так далее.
Для фанатов Apple и просто пользователей мобильных устройств это не просто огромное неудобство – зачастую это невозможность работать с таким сервисом.
В случае с облачной подписью от Контур.
Диадок, она вам не будет предоставлена, а будет размещена на специальном защищенном сервере, и для ее использования на ваш мобильный телефон придет СМС-код, который вам понадобится.
войти, чтобы применить облачную подпись к нужному документу.
Напоминает СМС-сообщения от любимого банка для онлайн-платежей.
Итак, после прохождения всех необходимых формальностей, у меня теперь есть облачный ЦП, привязанный к моему мобильному телефону, и я получил уведомление на электронную почту о новом документе от контрагента, требующем подписания.
Войдите в Диадок, используя свой логин и пароль.
Найдите необходимый документ и нажмите «Подписать».
Появляется окно для ввода СМС-кода, и на телефоне пищит новое СМС.
Вводим код и документ подписывается.
На почту отправляется письмо, содержащее информацию о подписываемом документе, электронной подписи и другую официальную информацию.
Все отлично работает на Mac, iPad, iPhone. Плюс: Нет связи с устройством, подпишитесь даже из интернет-кафе.
Работает на всех операционных системах и браузерах.
Недостаток: Необходимо покупать новую подпись — не «запихивайте» существующую в облако.
Процедуру получения нужно ускорить - думаю с этим проблем не будет. Опыт тех, кто уже на коне.
Западные компании, пришедшие в Россию, привезли с собой опыт работы с онлайн-сервисами и обязали своих российских контрагентов изначально работать только в электронном формате.
Им больше не нужно было объяснять преимущества работы с ЭDO. В России пока в авангарде оказался только крупный сектор, вынужденный меняться ради сохранения конкурентоспособности.
Крупнейшие ритейлеры, аптечные сети и банки, как локомотив, постепенно перетягивают своих партнеров в электронный юридически значимый документооборот. Появились отраслевые решения для разработчиков и возможность брендировать ЭDO от лица крупного клиента.
Есть и прогрессивные новички.
Например, бухгалтерская компания Фингуру старается упростить работу своих клиентов и перевести весь документооборот в электронный вид. Компания получает документы от клиентов для оказания бухгалтерских услуг в электронном виде.
Все документы, передаваемые через систему» Без документов «, подписаны электронной подписью и заменяют бумажные.
Электронное взаимодействие позволило сократить сроки предоставления документов и исключить почтовые и транспортные расходы на доставку.
Давайте будем оптимистами Рынок ДО в России постепенно развивается.
Об этом свидетельствует тот факт, что рост трафика за первое полугодие во многом обусловлен увеличением количества компаний, перешедших на ЭDO. Если в первом полугодии 2013 года через систему Контур.
Диадок было передано около 1,5 млн электронных документов, то за шесть месяцев 2014 года – более 9 млн.
Эксперты ожидают его продолжения, чему будет способствовать реализация «дорожной карты» по совершенствованию налогового администрирования.
Теги: #edo #sed #электронный документооборот #Диадок #ECM/СЭД
-
Лёб, Жак
19 Oct, 24 -
Чего Ожидать От Java В 2020 Году?
19 Oct, 24
