Пять Основных Способов Автоматизации Факсов Повышают Продуктивность Малого Бизнеса

ЧТО ТАКОЕ АВТОМАТИЗАЦИЯ ИСХОДЯЩЕГО ФАКСА ДЛЯ СМБ?

Сегодня большинство малых и средних организаций понимают автоматизацию исходящих факсов как возможность отправлять факсы со своих компьютеров по электронной почте или через Интернет. Это лишь верхушка айсберга продуктивности бизнеса. Автоматизация исходящих факсов позволяет сэкономить время и деньги за счет исключения создания и отправки факсов вручную. Это использование компьютерного факсимильного решения особым образом для отправки исходящих факсов. Все компьютерные факсимильные решения НЕ созданы равными. Выбор лучшего решения будет зависеть от бюджета, объема факсов, выявленных недостатков в работе с факсами и будущих инициатив по доставке электронных документов.

Пять основных способов повышения производительности исходящей факсимильной связи таковы:

1. Автоматическая отправка факсов с рабочего стола

2. Факс-рассылка

3. Отправка факсов с использованием групп рассылки электронной почты

4. Приложения для выставления счетов и выставления счетов с поддержкой факса

5. Управление исходящими факсами

Автоматическая отправка факсов на рабочий стол

Большинство офисных администраторов или офис-менеджеров занимаются отправкой документов по почте или факсу. Эти документы обычно включают отчеты, информационные бюллетени, счета-фактуры, объявления и маркетинговую литературу. Ручная отправка по почте и факсу этих типов документов является трудоемкой, дорогостоящей и требует значительного времени. Автоматизированная отправка факсов с настольного компьютера исключает необходимость печати, отправки по почте и факсу отчетов, форм писем, информационных бюллетеней, объявлений и т. д. вручную. Автоматическая отправка факсов с рабочего стола происходит прямо с вашего компьютера. Инструменты отправки факсов устанавливаются в приложениях обработки документов Microsoft Word, Crystal Reports и т. д., а также в приложениях базы данных контактов (Microsoft Excel, Access, Goldmine, Maximizer и т. д.).

Факс-вещание

Рассылка факсов — это еще одна форма автоматизации исходящих факсов. Это существенно сокращает повторяющиеся действия и увеличивает скорость доставки документов. Для многих предприятий малого и среднего бизнеса факсимильная рассылка является жизненно важной частью их текущего маркетинга, анонсирования продуктов и стратегий общения с клиентами. С наплывом спама по электронной почте и спам-фильтров становится все труднее связаться с собственными клиентами. Отправка факса часто устраняет эту проблему, поскольку, в отличие от электронной почты, факсы всегда читаются и доставляются, когда получатели правильно идентифицированы. При выборе решения для рассылки факсов убедитесь, что оно способно выполнять следующие действия:

1. Возможность создания разборчивого факсимильного документа.

2. Возможность создавать или использовать существующий список баз данных в различных форматах (CSV, TEXT, EXCEL, ACCESS, SQL)

3. Возможность сопоставления полей базы данных с содержимым факсимильного документа для персонализации.

4. Возможность легко управлять всем процессом. Управление включает отслеживание, мониторинг, изменение и повторную отправку.

Отправка факсов с использованием списков рассылки электронной почты

Автоматизация факсов предполагает использование существующих технологий и ресурсов. Отправка факсов с помощью групп рассылки электронной почты позволяет использовать централизованную телефонную книгу или список получателей. Это устраняет необходимость создавать или поддерживать отдельные телефонные книги. Кроме того, сторонние приложения и другие базы данных имеют ссылки непосредственно на контакты электронной почты или группы рассылки. Наиболее распространенные места для записей потенциальных или существующих клиентов, а также подробная информация содержатся в менеджере контактов, приложении для продаж или в контактах Microsoft Outlook.

Примечание. Отправка факсов с помощью групп рассылки электронной почты — НЕ то же самое, что отправка факсов по электронной почте. Хотя отправка факсов по электронной почте обеспечивает центральное хранилище для большинства методов электронной связи, у нее также есть несколько недостатков, в том числе:

1. Отправка факсов по электронной почте исключает процесс транзакции в реальном времени или преимущества отправки факса.

2. Каждый факс, отправленный непосредственно из электронной почты, создает отдельное сообщение электронной почты с типом получателя [ФАКС], которое впоследствии сохраняется на вашем локальном компьютере и сервере электронной почты.

3. В зависимости от размера списков получателей факсов отправка факсов по электронной почте с использованием списков рассылки может значительно замедлить работу вашего почтового сервера или сети.

4. Дополнительное дисковое пространство используется при отправке факсов по электронной почте.

Факс с поддержкой приложений для выставления счетов и выставления счетов

Автоматизация исходящих факсов направлена на улучшение денежного потока за счет улучшения дебиторской задолженности и снижения затрат. Традиционно отделы дебиторской задолженности имеют системы ручного ввода данных, с помощью которых вводятся и обрабатываются заказы на поставку. После обработки счета-фактуры распечатываются вручную и отправляются клиентам для оплаты. Печать, заполнение конвертов и отправка счетов-фактур также являются трудоемкой и ресурсоемкой задачей. Кроме того, доставка почты USPS стоит 0,39 или больше, доставка занимает в среднем 48 часов, а оплата счета обычно происходит через несколько дней. Все эти этапы ручной обработки и затраты на расходные материалы устраняются за счет автоматизации исходящей факсимильной связи. Ваше приложение для выставления счетов и выставления счетов может быть подключено к факсу простым нажатием кнопки Нажмите клавишу на клавиатуре, и счета будут доставлены клиентам за считанные секунды – с квитанциями-подтверждениями!

Управление исходящими факсами

Управление исходящими факсами помогает бизнесу развиваться одновременно в нескольких областях. Компании малого и среднего бизнеса, интенсивно использующие бумагу, ежедневно используют исходящую факсимильную связь для маркетинга, создания и закрытия бизнеса. Редко день проходит без отправки факса. Управление факсами включает в себя управление всеми исходящими факсами. Сюда входит проверка использования факсов (по отделам) с точки зрения времени передачи, пунктов назначения доставки (по коду города и/или получателю) и предмета (счет-фактура, заказ на доставку, отчет о расходах, объявление, информационный бюллетень).

Название: Пять основных способов автоматизации факсов повышают продуктивность малого бизнеса

Введение

В сегодняшней быстро меняющейся бизнес-среде малый и средний бизнес (SMB) постоянно ищет способы повышения производительности и эффективности. Одной из часто упускаемых из виду областей, где можно внести существенные улучшения, является автоматизация факсов. Хотя многие предприятия по-прежнему полагаются на ручные процессы отправки факсов, автоматизация исходящих факсов предлагает ряд преимуществ, которые могут сэкономить время, сократить расходы и оптимизировать операции. В этой статье мы рассмотрим пять основных способов автоматизации факсов, которые могут повысить продуктивность малого бизнеса.

Автоматическая отправка факсов на рабочий стол

Одной из наиболее важных функций автоматизации факсов, позволяющих сэкономить время, является автоматическая отправка факсов с настольного компьютера. Вместо того, чтобы вручную печатать, отправлять по почте и отправлять документы по факсу, автоматическая отправка факсов с настольного компьютера позволяет пользователям отправлять факсы непосредственно со своих компьютеров. Это устраняет необходимость в физической работе с документами и снижает трудоемкость традиционной отправки факсов. Благодаря автоматизированной отправке факсов с рабочего стола офисные администраторы и менеджеры могут отправлять отчеты, информационные бюллетени, счета и другие документы непосредственно из своих приложений для обработки документов, таких как Microsoft Word или Crystal Reports. Интеграция инструментов факсимильной связи с приложениями базы данных контактов еще больше повышает эффективность процесса.

Факс-вещание

Рассылка факсов — мощный инструмент для малого и среднего бизнеса, позволяющий быстро и эффективно охватить большую аудиторию. Он упрощает процесс массовой отправки факсов за счет автоматизации повторяющихся действий и обеспечения быстрой доставки документов. Для предприятий, которые полагаются на маркетинг, объявления о продуктах и стратегии общения с клиентами, факсимильная рассылка является жизненно важным компонентом. В отличие от электронной почты, которая часто попадает в спам-фильтры или остается непрочитанной, факсы с большей вероятностью будут получены и прочитаны получателями. При выборе решения для рассылки факсов важно выбрать такое, которое позволяет создавать разборчивые факсимильные документы, интегрировать базу данных для персонализированного обмена сообщениями, а также легко управлять, отслеживать и изменять факсимильные кампании.

Отправка факсов с использованием списков рассылки по электронной почте

Автоматизация факсов предполагает использование существующих технологий и ресурсов. Отправляя факсы с использованием списков рассылки по электронной почте, предприятия малого и среднего бизнеса могут централизовать списки получателей и устранить необходимость в отдельных телефонных книгах. Такой подход позволяет предприятиям интегрировать сторонние приложения и базы данных с контактами электронной почты или группами рассылки. Например, можно легко получить доступ к записям потенциальных клиентов или клиентов, хранящимся в менеджерах контактов, приложениях для продаж или в контактах Microsoft Outlook. Важно отметить, что отправка факсов с использованием списков рассылки по электронной почте отличается от отправки факсов по электронной почте. Хотя факс по электронной почте обеспечивает центральное хранилище для различных методов электронной связи, ему не хватает транзакционных преимуществ в режиме реального времени, присущих традиционной факсимильной связи.

Приложения для выставления счетов и выставления счетов с поддержкой факса

Автоматизация исходящих факсов может значительно улучшить движение денежных средств за счет оптимизации процессов обработки дебиторской задолженности. Традиционно отделы по работе с дебиторской задолженностью полагались на ручной ввод данных и физическую почтовую рассылку для обработки счетов. Этот ручной подход требует много времени и ресурсов, а также приводит к задержкам в доставке и оплате счетов. Благодаря приложениям для выставления счетов и выставления счетов, поддерживающим факс, предприятия могут исключить эти ручные действия и связанные с ними расходы. Простым нажатием клавиши счета-фактуры можно отправлять непосредственно клиентам, что приводит к более быстрой доставке и получению подтверждений. Автоматизируя процесс выставления счетов, предприятия малого и среднего бизнеса могут улучшить движение денежных средств, снизить административную нагрузку и повысить удовлетворенность клиентов.

Управление исходящими факсами

Эффективное управление исходящими факсами имеет решающее значение для предприятий малого и среднего бизнеса, которые полагаются на факсы в повседневной деловой деятельности. Управление исходящими факсами включает в себя анализ использования факсов по отделам, анализ времени передачи, мест назначения и тематики. Этот уровень надзора позволяет предприятиям выявлять неэффективность, отслеживать производительность и принимать решения на основе данных. Понимая закономерности использования факсов, предприятия малого и среднего бизнеса могут оптимизировать процессы отправки факсов, эффективно распределять ресурсы и повышать общую производительность.

Заключение

Автоматизация факсов предлагает значительные преимущества малым предприятиям, стремящимся повысить производительность и оптимизировать операции. Используя автоматизированную отправку факсов на рабочем столе, широковещательную рассылку факсов, отправку факсов с использованием списков рассылки электронной почты, приложения для выставления счетов и выставления счетов с поддержкой факсов, а также внедряя управление исходящими факсами, предприятия малого и среднего бизнеса могут сэкономить время, сократить расходы и повысить эффективность. Использование технологий автоматизации факсов позволяет предприятиям сосредоточиться на основной деятельности, повысить удовлетворенность клиентов и позиционировать себя конкурентоспособно на рынке. В эпоху цифровой трансформации автоматизация факсов остается ценным инструментом для предприятий малого и среднего бизнеса, стремящихся оптимизировать свои рабочие процессы связи и повысить производительность.

Последнее изменение: 2024-12-19 05:12:58

Вместе с данным постом часто просматривают: