Общение - Как Сообщить Партнеру/Клиенту, Что Я Выставлю Ему Счет За Сообщение О Необоснованных Опасениях?

Являются ли постоянные изменения требований проекта достаточной причиной для расторжения контракта?

(3 ответа)

Закрыт 4 года назад.

Я работаю над проектом с партнерской компанией (X) для другого клиента (Y). Команда X работает с нами над некоторыми аспектами проекта и является основным связующим звеном с клиентом Y. Таким образом, в некотором смысле компания-партнер X является нашим промежуточным клиентом.Команда X несколько раз высказывала ненужные опасения по поводу того, что проект не идет по графику. В один день говорят, что все хорошо и отлично, а через несколько дней мне звонят и спрашивают, почему эта работа еще не сделана. Я трачу много времени на телефонные звонки и электронные письма, убеждая их, что проект действительно идет по графику.Они даже спрашивают о задачах, которых не было в плане. Я тщательно отслеживаю электронные письма и документы, поэтому обычно могу дать понять, что эти задачи не были согласованы. Однако это начало раздражать, поскольку в конечном итоге я трачу свое личное время на решение этих несуществующих проблем.

Пересылка старых электронных писем, извлечение планов проекта и времени выполнения — все это отнимает много непродуктивного времени.

Правильно ли с моей стороны указывать, что я выставлю счет за все это непроизводительное время...

Это не только правильно, но и необходимо.

Однако вам следует отнестись к этому с некоторым тактом. Вот некоторые варианты:

• Пусть этим занимается ваш менеджер (Если вы внештатный подрядчик, переходите к следующему пункту.)

  Выразите свои опасения своему менеджеру, и пусть он сообщит об этом руководству X. Работа менеджера — решать такие проблемы, и они (обычно) могут сообщить об этом, не напрягая отношения. Таким образом, вы не будете обвинены в любых возможных последствиях. Кроме того, решая дело самостоятельно, можно заразиться твой менеджер врасплох, а затем оба менеджеры будут охотиться за вашей головой.

• Вежливо поднять вопрос перед руководством клиента

  Организуйте короткую встречу с руководством клиента, вежливо изложите ему проблему и попросите обсудить решения, которые уменьшат количество подобных инцидентов. Не превращайте это в жалобу, сосредоточьтесь на том, как на проекте повлияет время, потраченное на такие дополнительные обновления статуса. Сделайте это лично или по телефону. Если вы сделаете это по электронной почте, искренняя попытка решить проблему может показаться жалобой.

• Сообщите руководству клиента, что дополнительные обновления статуса подлежат оплате.

  Я сочувствую вашему разочарованию, но вам следует оставаться профессионалом. Следует избегать ослепления клиента (или выставления счетов ретроспективно), как бы оправданно это ни звучало. Если в ходе приведенного выше обсуждения не удалось найти лучшее решение, вы можете сообщить им, что отныне за дополнительные обновления статуса будет взиматься плата.

  Их управление проектами небрежно или некомпетентно, если они даже не знают своего собственного плана проекта, не спросив вас. Теперь им это сходит с рук, потому что вы бесплатно даете им свое личное время. Как только они поймут, что это обойдется им дорого, им придется подумать, смогут ли они получить необходимые обновления из своих собственных систем, прежде чем обращаться к вам.

  Если вам все же нужно выставить им счет, просто добавьте время на «поддержку клиентов» (или любую другую статью расходов, которую обычно использует ваш проект) в еженедельном/ежемесячном счете. Предоставляйте подробную информацию только тогда, когда вас спросят. Не создавайте песни и танцы об этом непродуктивном времени, просто сделайте это и выставьте им счет.

Меня беспокоит то, что они, в свою очередь, могут взять с Y плату за это время, и я просто считаю, что это несправедливо по отношению к Y.

Ваша забота о конечном покупателе заслуживает похвалы. Однако то, откуда X получает свои деньги и где Y их тратит, — это их проблема, а не ваша. Кто-то из руководства Y или отдела аудита расходов поднимет этот вопрос, когда он его беспокоит.

Каждый раз, когда вы работаете над проектом, вы работаете над проектом.

Если вам выставлен счет по почасовой ставке, то любое время, которое вы тратите на работу с ними или общение с ними, попадает в эту почасовую ставку. Я думаю, что с вашей стороны, вероятно, несправедливо выставлять им счет за уже потраченное время, но в будущем дайте понять, что если им понадобится поговорить с вами, это будет оплачиваемое рабочее время.