Как Правильно Работать С Коммерческой Тайной

Сегодня я хочу рассказать об очень распространенной проблеме, с которой столкнулись мои клиенты.

Менеджер уволился из отдела продаж и забрал с собой копию базы данных клиентов.

В результате руководство компании всерьез заинтересовалось тем, что такое коммерческая тайна и как использовать это понятие на практике.

К сожалению, в нашей стране это происходит очень часто; люди начинают интересоваться защитой информации только тогда, когда кража уже произошла.

Поэтому хочу подробнее поговорить об организации работы и разобраться, какие меры необходимо предпринять, чтобы минимизировать вероятность утечки важных данных.

Мы все понимаем, что живем не в Японии, где есть пожизненные контракты.

Любой сотрудник может уволиться и сменить место работы в любое удобное для него время.

Но в процессе работы этот человек получает официальный доступ к ценностям компании.

Во многих случаях без этого доступа невозможно эффективно работать специалисту.

Но как избежать злоупотреблений?

О ценностях, к которым обращаются в отделе продаж

В этой публикации я буду рассказывать преимущественно о работе отдела продаж, именно здесь чаще всего происходят утечки.

Менеджер по продажам обычно получает доступ к следующим типам значений:

Финансы.
Связь косвенная, так как в отличие от бухгалтерии отдел продаж не взаимодействует с деньгами напрямую.
Товары.
Здесь доступ также является лишь частичным, поскольку складские остатки обрабатываются другим отделом.
Информация.
Самый важный момент. Этот тип ценности создается командой продаж, и в большинстве случаев сотрудник получает прямой доступ к данным, которые накопили он и его коллеги.

Финансовые махинации в отделе продаж возможны только косвенно, это происходит через манипуляции скидками или разницей курсов валют. Я не буду здесь подробно рассказывать об этих методах.

Мошенничества достаточно известны, как и методы защиты от них.

Причем данные злоупотребления не имеют отношения к теме публикации.

Злоупотребление товаром может осуществляться совместно с работниками склада.

Чаще всего создаются расходные документы, на основании которых осуществляется отгрузка товара.

Далее электронный документ удаляется, а печатная копия уничтожается.

По результатам инвентаризации недостача списывается на расходы.

Другой метод — создать «пересортировку» на основе документов.

При этом одни позиции отгружаются, а другие появляются в документах, чаще всего по желанию покупателя.

Иногда такие действия осуществляются по указанию руководителя, чаще – по собственной инициативе сотрудника.

При очередной инвентаризации недостачу исправляют; разница списывается как «повторная оценка».

Эти действия также не считаются коммерческой тайной.

Поэтому перейдем к самому главному – работе с информацией.

Коммерческая тайна: что это?

Многие руководители и владельцы бизнеса ошибочно полагают, что все виды информации, которую их сотрудники получают на работе для выполнения служебных функций, по умолчанию могут считаться коммерческой тайной.

Эти ошибки приводят к печальным последствиям.

Коммерческой тайной является даже не сама защищаемая информация, а режим работы компании.

Те.

Только введение определенного режима работы, включая соответствующий документооборот, поможет защитить отдельные виды информации как коммерческую тайну.

Когда-то словосочетание «объект охраны» ассоциировалось с чем-то военным, поскольку оно имело максимальную степень защиты, в том числе для любого типа данных.

Сегодня компании, использующие коммерческую тайну, также можно отнести к «режимным», т.е.

четко определить, какую информацию они защищают, и принять соответствующие организационные меры.

Информация «безопасности» не может быть информацией, которую можно получить в открытом доступе – имя, адрес, идентификационный номер налогоплательщика, номер телефона компании и т. д. В принципе, любая информация, находящаяся в открытом доступе, не может считаться конфиденциальной, но, Прежде всего, здесь следует руководствоваться перечнем из статьи 5 Федерального закона о коммерческой тайне.

Статья 5. Информация, которая не может составлять коммерческую тайну
Режим коммерческой тайны не может быть установлен лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, в отношении следующей информации:
содержащиеся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;

содержащиеся в документах, дающих право на занятие предпринимательской деятельностью;

о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

о загрязнении окружающей среды, состоянии пожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное влияние на обеспечение безопасной эксплуатации производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения как весь;

о численности, составе работников, системе оплаты труда, условиях труда, в том числе по охране труда, показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, наличии вакансий;

о задолженности работодателей по выплате заработной платы и социальных пособий;

о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

об условиях конкурсов или аукционов по приватизации государственного или муниципального имущества;

о размере и структуре доходов некоммерческих организаций, о размере и составе их имущества, об их расходах, о численности и оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации.
прибыльная организация;

о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;

обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлены иными федеральными законами.

Конфиденциальные данные — это данные, которые организация считает «закрытыми»; он предназначен исключительно для служебного использования, и его разглашение считается нарушением коммерческой тайны.

В отделе продаж «режимная» информация включает в себя:

Клиентская база.
Операции с клиентами.
Информация об отношениях с клиентами.

Клиентская база включает в себя перечень организаций и физических лиц, являющихся покупателями (клиентами): их наименования, ФИО контактных лиц, номера телефонов, адреса и другие способы связи.

Транзакции — это детали финансовых отношений (когда клиенты платят, с каких реквизитов, какими платежами и т. д.).

Отношения включают в себя информацию о потребностях клиентов, частоте поступления заявок, характеристиках поставок и т. д. На основе этих данных можно понять, как и что лучше продавать конкретному клиенту.

Почему нужно защищать информацию

Чрезвычайно важно защитить все категории данных, описанные выше как коммерческую тайну.

Только тогда предприятие сможет работать безопасно.

Если эти данные станут доступны конкурентам, они смогут использовать информацию.

Например, они свяжутся с вашими клиентами и сделают им интересное предложение с более выгодными ценами или продуктами, которые вы не можете им предложить.

Зачастую организации сотрудничают на постоянной основе, их все устраивает, а потому не мониторят рынок и не знают, что есть более выгодные варианты сотрудничества, чем они есть на данный момент. Но если такая компания получит интересное предложение, скорее всего, организация сменит поставщика.

Компания, из которой произошла утечка, потеряет прибыль.

Подробнее об утечке: как это происходит

Самые распространенные варианты:

Сотрудник скачивает копию базы данных в любом удобном виде.
Это могут быть файлы данных или информация на бумаге.
При переписке по электронной почте с клиентом копии пересылаются в почтовый ящик сотрудника или третьих лиц.
Изучение этой информации поможет вам получить необходимую информацию.

Такие утечки могут создаваться постепенно, в результате чего люди продолжают работать в организации, но получают доход от конкурентов.

Гораздо чаще перед плановым увольнением клиентскую базу скачивают для личного пользования.

Также руководитель в этот период может устроить какую-нибудь диверсию.

Например, он предложит менее выгодные условия клиентам, которых хочет «увести» к конкурентам, а затем на новом месте, с полным пониманием всех нюансов, заключит выгодную сделку.

Ущерб от нарушения коммерческой тайны

Чтобы оценить ущерб, необходимо понять, какие ресурсы компании можно возобновить в случае утраты, а какие невозможно или крайне сложно.

Итак, если у вас украли какие-то товары, это неприятно, но купить новые вы все равно сможете.

Правда, для этого нужны деньги.

А ведь деньги – это тот самый ресурс, который вы получаете от своих клиентов.

Поэтому ситуация с такой кражей неприятная, но поправимая.

Клиентов в бизнесе можно сравнить с колодцем, в котором всегда есть вода.

Пока вы пользуетесь этим «колодцем», бизнес работает, и любые потери можно компенсировать.

Теперь представим, что колодец высох.

«Вода ушла» из него, т. е.

клиентов.

Это происходит, когда разглашается коммерческая тайна.

В реальной жизни отказ от сотрудничества со стороны всех клиентов компании практически не встречается.

Обычно из-за утечек уходит лишь часть клиентов.

Но даже в этом случае окажется, что у вас заметно снизился уровень «воды», и это будет продолжаться еще долго.

Те.

вы получите меньшую прибыль не только сегодня, но и завтра, и даже через год. Чем лояльнее к вам клиент, тем больше потенциальной прибыли вы теряете.

В отечественном бизнесе, как ни странно, этим моментам уделяется недостаточно внимания.

На самом деле это большая ошибка.

Финансы и материальные активы возобновляемы, а клиенты — нет. Если покупатель меняет поставщика, он почти никогда не возвращается.

Нарушение коммерческой тайны: реальные истории

Чтобы лучше понять, какой ущерб несет компания из-за недостаточного внимания к вопросам коммерческой тайны, я решил поделиться с вами примерами, с которыми столкнулся в реальной жизни.

Суть везде одна – кто-то получает доступ к информации и начинает использовать ее во вред компании.

Но где-то это закончилось уголовным судом, а где-то бывший сотрудник или партнер безнаказанно использует данные.

Все зависело от того, позаботились ли люди о себе заранее или нет.

Утечка из сметно-тендерного отдела

Компания работает с крупными промышленными и нефтяными объектами, периодически проводит тендеры на строительство.

Девушка работает на высокой должности в сметно-тендерном отделе.

А муж у нее в управлении строительной компанией, постоянный участник подобных конкурсов.

Перед проведением очередного тендера девушка копирует данные и отправляет файлы на свою личную электронную почту.

В результате строительная компания получает всю тендерную документацию, в том числе официальные документы, еще до объявления тендера.

Здесь компания своевременно взялась за защиту информации и коммерческой тайны.

Поэтому, как только о нарушении стало известно, сотрудника уволили по статье «За разглашение конфиденциальной информации».

Она пыталась защитить себя в суде, но ее вина была очевидна.

В результате девушка потеряла не только хорошую зарплату и хорошее место, но и многое другое.

С такой репутацией устроиться куда-нибудь будет крайне сложно.

В РФ трудовые книжки уже вводятся в электронном виде.

После их широкого распространения нет возможности «потерять» трудовую книжку с неудобной записью и начать все сначала.

В результате подобные репутационные проблемы становятся еще серьезнее, чем раньше, и оказывают гораздо большее влияние на мотивацию людей, чем различные виды штрафов.

Данные клиента банка

В одном из крупных банков сотрудник имел доступ к базам данных с конфиденциальной информацией клиентов (физических лиц), включавшей, в том числе, номера банковских карт, номера телефонов и кодовые слова.

Далее этот человек договорился с третьими лицами, что будет периодически передавать им данные об аккаунтах клиентов, а также информацию, которая облегчит доступ к ним.

Эта история продолжалась не один день.

Мошенники выводили деньги с чужих карт, люди терпели убытки, банк понес репутационные потери и потерял клиентов.

Служба безопасности выявила источник проблем, сотрудника уволили и наказали по уголовной статье.

Здесь ответственность оказалась чрезвычайно серьёзной.

А все началось с того, что человек получил доступ к «закрытым» данным, но не смог понять, чем в результате ему грозят подобные «схемы».

Отдел продаж и коммерческая тайна

Эта история уже давно стала широко распространенной проблемой, поэтому здесь я решил обобщить пример.

Отдел продаж постоянно работает с клиентской базой; менеджеры получают знания о клиентах, их характеристиках и отношениях с ними.

Значительную часть этой информации менеджер сам получает от клиента и собственноручно вносит ее в базу данных.

В результате многие люди чувствуют, что эти данные принадлежат им лично, а не компании.

В результате накануне увольнения (а зачастую и раньше) руководитель собирает информацию о своих клиентах и копирует ее себе.

Кто-то берет файл домой на флешке, кто-то отправляет его через Интернет, кто-то предпочитает бумажные блокноты с пометками.

Это не важно, главное, чтобы данные «уходили» за пределы компании.

Некоторые менеджеры таким образом копируют данные не только о своих клиентах, но и всей клиентской базе.

Это происходит в одном из двух случаев:

Менеджер планирует уволиться и устроиться на работу к конкурентам;
Друзья сотрудника или он сам собирается открыть подобный бизнес.

Как работодатель может реагировать на подобные нарушения:

Дисциплинарные методы воздействия, в том числе занесение информации в трудовой отчет. Так делают, если ситуация сложная, но не критическая, и человека по каким-то причинам не хотят увольнять.
Увольнение по ст. Важно, чтобы компания четко разглашала коммерческую тайну, а работник своевременно подписывал документ об ответственности.
В противном случае такое увольнение легко можно обжаловать в суде.
Заявление в правоохранительные органы.
Применяется, если в результате действий работника возникла ситуация, подпадающая под действие Уголовного кодекса Российской Федерации.

Что нужно знать: При внедрении режима коммерческой тайны руководство организации определяет четкий перечень видов информации, представляющих особую ценность для бизнеса.
Работники должны быть ознакомлены с данным перечнем (при условии подписи).
Выбор типа информации неограничен.

Модернизация машины и недобросовестный подрядчик

Эта история о производственной компании.

Для собственных нужд специалисты модернизировали одну из машин.

По сути, он стал уникальным, поскольку ничего подобного никто не производит. Через некоторое время машина сломалась.

Для ремонта была выбрана сторонняя организация, которой предоставили не только саму машину, но и чертежи уникальных модификаций.

Специалисты по ремонту выполнили свои обязательства и вернули машину в работоспособное состояние.

А через некоторое время компания, выполнявшая ремонтный контракт, начала выпускать машины с такой же модификацией.

Здесь владельцы информации не смогли защитить свои права, так как нигде не указали, что к коммерческой тайне относятся чертежи модифицированной машины.

Франшиза и секрет производства

Франчайзинг очень распространен в современном бизнесе.

Почти все, что вы можете себе представить, продается по франшизе: от рецептов гамбургеров до маркетинговых инструментов.

Все, что можно назвать интеллектуальной собственностью, можно продать по франшизе.

Отдельно стоит разобраться с таким понятием, как коммерческая тайна.

Секрет производства – это вид интеллектуальной собственности.

Гражданский Кодекс Российской Федерации Статья 1465. Секрет производства (ноу-хау)
(в ред. Федерального закона от 12 марта 2014 г.

N 35-ФЗ)

1. Секретом производства (ноу-хау) является информация любого характера (производственная, техническая, экономическая, организационная и другие) о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере и о методах осуществления профессиональной деятельности, имеющая фактическое или потенциальная коммерческая ценность ввиду их неизвестности третьим лицам.

лицам, если третьи лица не имеют свободного доступа к такой информации на законных основаниях и собственник такой информации принимает разумные меры по сохранению ее конфиденциальности, в том числе путем введения режима коммерческой тайны.
2. Информация не может быть признана тайной производства, если обязательность ее разглашения или недопустимость ограничения доступа к ней установлена законом или иным правовым актом.

Например, если список клиентов, их контакты, проекты и история отношений представлены в виде базы данных, то такая база данных является охраняемым результатом интеллектуальной деятельности (подп.

3. п.

1 ст. 1225 ГК РФ).

РФ), а способ поиска, привлечения клиентов и формат сотрудничества с ними могут считаться коммерческой тайной по смыслу ст. 1465 ГК РФ.

Правовая защита, в свою очередь, возникает в результате введения режима коммерческой тайны, и это единственный путь.

Итак, коммерческая тайна с юридической точки зрения возникает, когда определенная информация, связанная с методами производства, является коммерческой тайной.

Например, очень тщательно хранится секрет производства Coca-Cola. В результате конкуренты годами пытались повторить рецепт, но воспроизвести точно такой же вкус не удавалось никому.

Но бывает и по-другому.

Небольшие организации часто не умеют правильно хранить производственные тайны.

Например, небольшая компания покупает парикмахерскую по договору концессии (франшизы).

Кстати, название франшиза в данном случае не совсем правильное, но общепринятое.

Итак, открывается новое заведение под определенным брендом.

Ее менеджеры и сотрудники обучены определенным стандартам работы и имеют доступ к документации, принадлежащей разработчикам бренда.

Работает парикмахерская; собственник в соответствии с договором коммерческой концессии отчисляет определенные средства за использование бренда.

Через некоторое время заведение закрывается или, как другой вариант, его покидают сотрудники, имевшие доступ к большей части коммерческой информации.

Через некоторое время открывается новое заведение, имеющее свой, особенный бренд. Но клиенты узнают в нем знакомую парикмахерскую по многочисленным особенностям: подходу к работе, «хитростям», принципам и т. д. При покупке франшизы такое происходит во многих регионах РФ.

И причина только одна: владельцы брендов допускают ошибки при оформлении документов.

В результате секреты их производства достаются посторонним лицам безнаказанно и бесплатно.

Как защитить коммерческую информацию

Что необходимо для корректного введения режима коммерческой тайны:

Создавайте документы, подробно описывающие все типы данных, которые считаются коммерческой тайной.
Подпишите с каждым сотрудником договор о неразглашении информации (при приеме на работу он становится неотъемлемой частью трудового договора).

Таким образом, компания получит правовую защиту от возможных действий сотрудников, имеющих доступ к коммерческой информации.

При этом люди уже понимают, какая информация считается «закрытой» при приеме на работу.

Они осознают возможные последствия копирования и раскрытия этих данных.

В результате, даже при увольнении человек будет хорошо думать, стоит ли брать с собой свою клиентскую базу, поскольку понимает, с чем ему придется столкнуться, если информация об этом станет известна работодателю.

Вопросы и ответы

Как определить, какая информация считается коммерческой тайной? Каждая компания формирует полный, однозначный и четкий перечень видов информации, которую она считает необходимым «закрыть».

Сотрудники знакомятся с этим списком, а затем подписывают соглашение о неразглашении.

В результате все сотрудники четко знают, какая информация не подлежит разглашению или использованию в личных целях.

Возможная ответственность за нарушение указана в документе о неразглашении.

Это становится доказательством злоупотреблений в суде.

Часто ли неправомерно используются коммерческие тайны? По личному опыту могу сказать, что процент таких злоупотреблений не слишком высок, особенно если компания заранее позаботилась о введении режима коммерческой тайны.

Чаще всего «отобрать» клиентскую базу стремится сотрудник, которому заплатили слишком мало или который обиделся каким-либо иным образом, например, был обойден при назначении на руководящую должность и т. д. Также клиентская база интересна людям, которые планируют открыть подобный бизнес самостоятельно или имеют родственников и друзей, занимающихся подобной деятельностью.

Реально ли бороться с таким видом злоупотреблений? Можно придумать различные методы борьбы с утечкой информации, в том числе и технические (права доступа к разным типам информации).

Но лучше предотвратить любую проблему, чем бороться с последствиями.

Поэтому важно убедиться, что человек знаком с документами, относящимися к коммерческой тайне, и четко осознает возможные последствия злоупотреблений.

В этом случае действует тот же принцип, что и для граждан в государстве.

Все знают, что законы нарушать нельзя.

Каждый понимает, какая ответственность может последовать в том или ином случае.

Поэтому большинство граждан соблюдают закон.

То же самое касается коммерческой тайны.

Если человек понимает, что наказание может быть серьезным, начиная от штрафов и потери репутации и заканчивая уголовными делами в некоторых случаях, он трижды подумает, стоит ли нарушать подписанные обязательства.

Теги: #информационная безопасность #коммерческая тайна

Последнее изменение: 2024-12-19 05:12:58

Вместе с данным постом часто просматривают: