Как правильно сделать ревизию на малом предприятии?

Ежегодно многие владельцы малого и индивидуального бизнеса сталкиваются с такой проблемой, как проведения ревизии с целью наведения порядка на предприятии.

Мероприятие по праву может носить звание мега-проблемы, так как его разовое проведение в году заставляет расслабляться персонал в течение остального рабочего времени.

Решением данного вопроса могут стать некоторые рекомендации в отношении норм и правил проведения ревизии на предприятии.

Понятие термина Прежде чем перейти к конкретным рекомендациям относительно проведении ревизии на предприятии, стоит вспомнить, что мы привыкли понимать под этим словом.

Согласно всеобще принятому определению, ревизия означает действия по выявлению актуальности ведения учета остатков на предприятии, выявлению факта хищений и т. п. Т. е. ревизия – это своеобразная точка контроля.

Основные задачи ревизии малого бизнеса

Список основных задач, которые преследует традиционная ревизия, выглядит примерно так:

— определение разницы между учетом и фактическим наличием;

— поиск причин наличия разницы между учетным и фактическим количеством основных активов и пр. материального имущества на предприятии;

— устранение выявленных причин с целью редактирования работы предприятия;

— списание недостачи, оприходование излишков.

Приравнять учетное количество к фактическому; — утвердить результаты ревизии подписью уполномоченного лица.

Все эти задачи являются основным смыслом ревизии.

Отказ от поиска причин несоответствия фактических результатов учетным и их устранения делает данное мероприятие бессмысленным, так как учет на предприятии с чистого листа быстро приводит к появлению новых недостач или наличию излишеств.

Основные причины появления недостач или излишков на предприятии:

— низкокачественная работа сотрудников с учетными документами, в результате чего на предприятии нет реальной картины движения материальных ценностей;

— ошибки при составлении отчетных документов при взаимодействии с клиентами компании;

— отсутствие документального отражения движения материальных ценностей на предприятии;

— фактический невозврат материальных ценностей при наличии отражения данного действия в документах;

— неправильное оприходование товаров, грамматические ошибки в написании их наименований;

— проведение ранее ревизии с ошибками;

— передача материальных благ без накладных или наоборот;

— нерабочее оборудование кассы;

— воровство.

Большинство причин, способствующих наличию недостачи или излишков при проведении ревизии, – это ошибки сотрудников предприятия, т. е., человеческий фактор.

Польза основной ревизии на предприятии При проведении ревизии на предприятии необходимо уделять достаточное внимание выявленным погрешностям.

Для упрощения контроля движения материальных средств на предприятии были разработаны специальные системы.

Например, 1С. Эта система чаще всего применяется торговыми компаниями.

Причины большого количества выявленных погрешностей при ревизии Главной причиной выявления большого количества расхождений является низкое качество подсчетов.

Потому проводить ревизию лучше всего в обычный выходной день.

Главные советы для проведения ревизии на предприятии После проведения глобальной ревизии рекомендуется провести еще несколько небольших проверок в тех отделах, где было выявлено наибольшее количество отклонений от учетных данных.

При выявлении несоответствий всегда следует углубляться в причины их наличия.

Проводить пересчет во время ревизии нужно до тех пор, пока результаты не будут доведены до идеала.

Проводить ревизию следует как можно чаще.

В среднем раз в месяц.

Чем чаще проводятся проверки, тем меньше неизвестных причин появления расхождений с учетом.

Чем больше интервал между проверками, тем сложнее выявить причину недостачи или профицита материальных ценностей на предприятии.

Бизнесмены должны следовать золотому правилу – чем больше погрешностей при проведении ревизии, тем чаще следует проводить инвентаризацию на предприятии.

В некоторых случаях это нужно делать ежедневно (не отлаженная система). Интервал между ревизиями может составлять 3 и более месяцев, при условии, что при последней ревизии не было выявлено большое количество погрешностей.

Максимальный интервал между ревизиями не должен превышать 6 месяцев.

Если инвентаризация выявляет большое количество отклонений от нормы, ревизию лучше проводить отдельно для всех отделов или групп товаров.

Каждое отклонение должно сопровождаться письменными пояснениями.

С ними будет проще проводить последующие ревизии.

Для обеспечения нормального проведения ревизии все сотрудники предприятия должны проявить максимальное терпение и внимание.

Например, кладовщик магазина обязан расставлять товары так, чтобы они всегда имели свое место.

Ревизия без прерывания на продажу и отгрузку товаров считается более практичной.

Подобные схемы применяет большинство компаний.

При проведении инвентаризации владелец компании должен присутствовать для осуществления контроля течения мероприятия.

Более того, руководитель предприятия должен следить за графиком проведения ревизий, особенно, если они носят скользящий характер.

Отчет ревизии В отчете об инвентаризации должна содержаться следующая информация: товар, цена, факт, учет, причина, срок предыдущей инвентаризации, ее результаты.

В итоговой части отчета должны быть указаны конечные суммы, недостачи и излишки.

Также в отчете указывается период, количество позиций и их номенклатура.

Выводы Ревизия на любом предприятии является весьма сложным процессом, даже при условии использования таких программных продуктов, как 1С, и знаний опытного бухгалтера.

Качественная ревизия возможна при определении причин недостач или излишков в учете предприятия и их ликвидация с целью дальнейшего проведения безспроблемной инвентаризации.